Проверка орфографии в Excel (Содержание)

  • Проверка орфографии в Excel
  • Использование проверки правописания в Excel?
  • Примеры проверки орфографии в Excel
  • Особенности проверки орфографии в диалоговом окне Excel

Проверка орфографии в Excel

Проверка орфографии является одной из важных проверок, которые должны быть выполнены в Excel. Тем не менее, это часто игнорируется, так как большинство пользователей Excel имеют больше цифр по сравнению с текстами. Но это важный инструмент, когда мы создаем любой набор данных, в котором текстовые значения хранятся в ячейках рабочей книги. Представьте, что у вас есть набор данных, вы должны отправить его клиенту / клиенту, и они заметят большое количество опечаток, вся ваша тяжелая работа будет напрасной. Неважно, сколько вы потратили на анализ данных и потратили на это всю свою неделю. Так что не игнорируйте это просто так. Я собираюсь объяснить все особенности проверки орфографии, и это все особенности на небольшом примере.

Использование проверки правописания в Excel

Проверка орфографии используется для выявления орфографических ошибок, опечаток или любых повторяющихся слов (я объясню это на примере) в Excel. Это может быть полезным инструментом, если вы периодически используете некоторые тексты в Excel. Хотя многие из нас играют с числами в Excel, проверка орфографии играет решающую роль, когда мы создаем некоторые отчеты и наборы данных, которые могут содержать тексты. Таким образом, никто не захочет видеть какие-либо ошибки в этом, или вы не хотите расстраивать ваших менеджеров / боссов такими ошибками

Примеры проверки орфографии в Excel

  • На скриншоте ниже я имею разговор между двумя парнями, сохраненными в Excel. Не ходите с содержанием, это просто, чтобы вы лучше поняли.

Снимок экрана 1

  • На скриншоте 1 вы можете видеть множество ошибок при наборе текста и орфографических ошибок.

  • Чтобы запустить проверку орфографии в этой конкретной книге, необходимо активировать ячейки, в которых вы хотите проверить орфографию или опечатки, и перейти на вкладку «ОБЗОР» на ленте Excel, где вы найдете опцию проверки орфографии.

  • Чтобы запустить проверку орфографии, просто нажмите кнопку «F7» на клавиатуре после активации ячеек / рабочего листа.

Снимок экрана 2

  • На приведенном выше снимке экрана 2 вы можете заметить, что я выбрал ячейку A1 и опцию проверки орфографии на вкладке обзора.

  • Ключевой момент: если вы выберете ячейку A1, она пройдет все ячейки по горизонтали, т.е. все столбцы первого ряда, затем переместится во второй ряд и проверит все ячейки столбцов во втором ряду (слева направо), а затем переместится в третий ряд и тд.
  • После перехода к последней ячейке, где хранится любое значение, и оно идентифицирует любую орфографическую ошибку, появится диалоговое окно орфографии.
  • если вы хотите начать проверку орфографии откуда-то еще, давайте возьмем пример, ячейка D5, она просто пройдет все ячейки строки 5 и затем строки под ней, а когда все закончится, все строки после D5 будут спрашивать вас: «Если Вы хотите продолжить проверку в начале листа? ». Появится диалоговое окно, подобное приведенному ниже. Если вы выберете «да», он проверит оставшиеся ячейки (от А1 до D5 в нашем случае) и покажет подсказку. Чтобы вы лучше поняли, я выбрал ячейку D5 и нажал F7, теперь он проверит все ячейки после нее и даст рекомендации по исправлению орфографии, а после попросит проверить оставшиеся ячейки или нет и будет работать соответственно. Для вашего лучшего понимания, пожалуйста, пройдите ниже скриншоты.

Скриншот 3

  • Нажмите F7 после активации ячейки B13, теперь появится диалоговое окно проверки орфографии с предложениями по исправлению.

Снимок экрана 4

  • Результаты исправления ячейки B13 через проверку орфографии приведены на скриншоте

Скриншот 5

  • После того, как сделано с последней ячейкой с коррекцией (C13), она попросила проверить с начала листа. Как обсуждалось выше.

Особенности проверки орфографии в диалоговом окне Excel

  • На скриншотах выше вы могли заметить, что в проверке орфографии есть много опций. Давайте обсудим их один за другим.
    1. Игнорировать один раз: если в соответствии с Excel существует ошибка, но вы хотите сохранить этот текст только таким, вы должны нажать на нее, и Excel будет игнорировать эту ошибку на этот раз.
    2. Игнорировать все: если вы хотите игнорировать все экземпляры этого конкретного слова в данной книге, вы можете нажать эту опцию.
    3. Добавить в словарь: если в каком-либо тексте есть ошибка, но это слово часто используется и в будущем (может быть, любое имя или аббревиатура и т. Д.), Вы можете добавить его в словарь. Любое слово, добавленное в словарь Excel, не будет обнаружено в будущем как ошибка в любой книге. Он станет частью словаря и списка приемлемых слов.
    4. Изменить: вы можете использовать его, когда хотите изменить слово в соответствии с предложениями, и оно изменит его в соответствии с выбранным предлагаемым словом. (Вы можете увидеть на скриншоте 3 слова, предложенные для текста в ячейке C5.)
    5. Изменить все: он заменит все экземпляры этого слова на листе в соответствии с выбранным предложением.
    6. Автозамена: если вы выберете эту опцию, она будет автоматически корректировать слово с выбранным предложением и будет добавляться в список автозамены каждый раз, когда вы вводите это слово, оно будет автоматически исправлено в соответствии с выбранным предложением.
    7. Словарь Язык: мы можем изменить словарь, используемый в Excel.
    8. Опции: Используется для изменения настроек Excel по умолчанию (обсуждается далее в этом руководстве), и он открывает окно опций, где вы можете внести соответствующие изменения.
  • Теперь я решил продолжить проверку орфографии с начала листа. И выбрал варианты соответственно. Все проверки орфографии выполнены.

Снимок экрана 6

  • В приведенном выше снимке экрана 6 вы могли заметить, что на листе все еще есть орфографические ошибки, но Excel не обнаруживает ошибки. Вы заметили? Если да, Отлично !! Это заставило нас заметить стандартные настройки проверки орфографии, и они:
    1. Он игнорирует все ошибки в верхнем регистре. Например, слова «AAM» и «FIINE» в ячейках C4 и D4 соответственно не помечены как ошибки.
    2. Все слова с цифрами в нем тоже будут игнорироваться. (ячейка B12 «newww123»)
    3. Он также игнорирует все интернет-адреса и адреса файлов. (D7 и B12)
  • Если вы хотите изменить настройки по умолчанию в диалоговом окне проверки правописания, вам нужно перейти к файлу, а затем нажать на опцию, чтобы открыть меню параметров Excel, как показано ниже.

Нажав опцию, вы получите меню параметров Excel, как показано ниже

Затем вы должны нажать на пробную версию, чтобы изменить настройки по умолчанию в диалоговом окне проверки орфографии.

Снимок экрана 7

  • Еще одна важная особенность, которую стоит здесь отметить, - проверка орфографии не игнорирует повторяющиеся слова. Вы можете идентифицировать это, сравнивая Скриншот 1 и Скриншот 6 тщательно.

Ячейка F4 имеет «как дела?», И проверка орфографии обнаружила это. Я удалил его с опцией удаления, которая появляется только тогда, когда у нас есть какие-либо повторения в Excel.

То, что нужно запомнить

  • Проверка орфографии используется для выявления орфографических ошибок в Excel.
  • Вы можете игнорировать, изменять, автозаменять или добавлять в словарь все обнаруженные ошибки в соответствии с вашими требованиями.
  • Он не обнаруживает ошибки в словах, написанных заглавными буквами, и не содержит цифр.
  • Он игнорирует все файловые и интернет-адреса.
  • Он обнаруживает повторение слов.

Вы можете скачать шаблон проверки правописания Excel здесь -

Рекомендуемые статьи

Это руководство по проверке орфографии в Excel. Здесь мы обсуждаем проверку орфографии в Excel и как использовать проверку орфографии в Excel вместе с практическими примерами и загружаемым шаблоном Excel. Вы также можете просмотреть наши другие предлагаемые статьи -

  1. Функция Excel T.Test
  2. RANK Функция в MS Excel
  3. Функция Excel PERCENTILE
  4. Использование функции Excel ROUNDUP

Категория:

Советы по Excel