Вступление
В этой статье мы увидим план «План проекта против плана управления проектом». Мы всегда знали и довольно часто смеялись над собой, что разница между планом проекта и планом управления проектом заключается лишь в том, что возникает часть «управления» в бытие! Но, переходя к серьезному бизнесу, мы не совсем понимаем, что план проекта во многом отличается от плана управления проектом, и в этой статье мы расскажем вам о том, как пролить бобы на очень систематический и пошаговый шаг. манера.
Добро пожаловать в мир проектов и управления проектами!
Планирование всегда считается наиболее важной стадией в жизненном цикле проекта и во многом предшествует всему, что происходит в проекте до его завершения. Этап планирования должен быть очень серьезно воспринят высшим руководством, менеджером проекта и командой, вовлеченной в проект. Именно на этой стадии создаются планы, и эти планы представляют собой подробное описание того, что необходимо сделать и где, и представлены во всех формах и форматах, отвечающих различным потребностям.
Зачем проекту нужны планы?
Если у вас небольшой проект или крупномасштабное предприятие, важно знать, что каждый проект не может просто работать с несколькими людьми, работающими так же случайно, как и работа. Важно понимать, что для каждого проекта нужен план. Но почему так?
План почти как карта. Документ направления, который может привести проект к цели, к которой он должен идти. План также гарантирует, что импульс сохраняется при выполнении плана. Наряду с этим, план сохраняет статус, а также включает задачи, которые приведут проект к его успешному завершению.
С вехами и надлежащим распределением ролей и обязанностей, с графиками, план является полезным и очень хорошо продуманным документом, который охватывает пошаговое выполнение последовательности действий для достижения поставленной цели. Когда планирование проводится систематическим и точным образом, выполнение становится легче. Без полного и всестороннего плана трудно добиться того, чтобы исполнение было таким гладким, как вам бы того хотелось. Таким образом, это потребует дополнительных усилий, задержит и использует больше ресурсов, чем вы ожидаете. Для реализации плана важно знать, что план может сделать для вас. Ниже перечислены 4 пункта, которые проливают свет на преимущества планирования и наличия комплексного плана под рукой:
1. Улучшение клиентского общения и реагирования
План, обычно обозначаемый как коммуникационный план, может поддерживать постоянную связь с вашими клиентами, улучшать и поддерживать с ними отношения. Таким образом, вы можете быть уверены, что деловые отношения проходят методично и наилучшим образом. Благодаря лучшему общению появляется возможность правильно понимать потребности и пожелания клиента. Это улучшит выдвинутые планы, и исполнение будет почти безупречным.
2. Повышение прозрачности нашей собственной работы
Имея план, вы можете знать, что нужно сделать, и последовательность шагов, ведущих к выполнению конкретной задачи. Таким образом, даже ваш клиент будет знать, как происходит процесс, и сможет составить четкое представление о том, что делают члены команды.
3. Стать более организованным и эффективным
Четкий план - это как список дел, которым вы должны следовать и оставаться организованными. Это удвоит вашу производительность и даст вам желаемые результаты. Организованный проект, безусловно, успешный проект.
4. Фокус лежит на цели проекта
С подробностями, предоставьте возможности заблудиться и уйти от целей и задач проекта. С отклонением стоимость возрастает, а ресурсы должны работать сверхурочно. План может держать вас в курсе и поддерживать соответствие с тем, чего вы хотите достичь с минимальным отклонением или без отклонений. Это позволит проекту никогда не терять время и стоимость.
План проекта и План управления проектом Инфографика
Ниже приведены лучшие сравнения между Планом проекта и Планом управления проектом.
Рамочные подходы:
Планы могут следовать любому из следующих двух подходов, чтобы получить желаемые результаты:
- Логический подход
- Подход к разработке плана проекта
Логический подход:
Логический подход основан на том, что менеджер проекта создает матрицу из 4 столбцов и одинакового количества строк. Эти строки будут иметь цель развития, краткосрочную цель, выходные данные, а также входные данные, которые необходимо предоставить для получения необходимого выходного сигнала. В то время как заголовок столбца будет содержать резюме, поддающиеся проверке показатели, внешние факторы, влияющие на план проекта, и различные средства проверки.
Подход к разработке плана проекта:
Этот подход будет включать в себя подготовку плана проекта и плана управления проектом для включения различных этапов проекта и того, какие различные мероприятия будут проводиться для достижения необходимых результатов. Планы проекта будут включать основные потребности, такие как цель проекта, описание, анализ, необходимые ресурсы и многое другое.
Теперь мы углубимся в этот подход к разработке плана проекта в этой статье. Мы рассмотрим, что развивает этот подход, план проекта и план управления проектом, и что отличает эти два документа. Оставайтесь с нами для большего!
Что такое план проекта?
Свод знаний по управлению проектами определяет план проекта как…
«… Официальный, утвержденный документ, используемый для руководства как выполнением проекта, так и контролем проекта. Основное использование плана проекта заключается в документировании предположений и решений по планированию, облегчении взаимодействия между заинтересованными сторонами, а также документировании утвержденных рамок, стоимости и графика. План проекта может быть кратким или подробным ».
Принимая во внимание, что PRINCE2 определяет план проекта:
«… Заявление о том, как и когда должны быть достигнуты цели проекта, с указанием основных продуктов, этапов, действий и ресурсов, необходимых для проекта».
Цель плана проекта состоит в том, чтобы иметь возможность правильно и точно определить этапы, которые должны быть достигнуты группой по проекту, чтобы облегчить и обеспечить предполагаемый масштаб проекта. План проекта любого уровня должен быть в состоянии ответить на четыре основных вопроса, которые возникают в связи с его проектом. Они заключаются в следующем:
- Какая? - Каковы желаемые результаты / результаты для проекта? Какую работу необходимо выполнить для достижения этих результатов?
- Почему? - Почему проект взялся за дело? Что он пытается решить?
- Кто? - Кто из членов команды работает над проектом? Что каждый участник делает в проекте?
- Как? - Как будет маневрировать проект? Какие мероприятия собираются стать частью проекта? Они приведут проект к успешному завершению?
Вы заметите, что план проекта звучит и выглядит идентично уставу проекта, но что отличает его от этого документа, так это его цель . В то время как устав проекта твердо утверждает содержание на бумаге, составляется план, чтобы оживить исполнение.
План проекта будет охватывать каждую деталь проекта. Он не ограничивается только аспектом управления проектом или сторонними целями, связанными с клиентурой. План проекта акцентирует внимание на точной последовательности всего, что будет происходить в проекте. Он поощряет детальное представление о поэтапном продвижении к завершению проекта или, другими словами, достижении его цели и видения, которое было указано в уставе проекта. Подробное представление будет включать полезное представление о выполнении каждой задачи для достижения основных этапов, управление отдельными подзадачами и действиями / событиями, а также контроль ситуации и, что наиболее важно, качество процесса и его результатов.
Чаще всего рекламируется как план строительства, план проекта обычно включает в себя следующие темы в ходе его выполнения:
- Управление областью
- Управление качеством
- Управление финансами
- Управление расписанием
- Управление ресурсами
- План связи
- Управление изменениями
Что такое план управления проектом?
План управления проектом, в отличие от плана проекта, может быть определен в единственном документе, который используется командой проекта для описания подхода к управлению проектом или системы управления проектом, используемой при реализации плана проекта. Это будет означать, что для конкретного проекта все входные данные управления проектом на различных этапах проекта будут подробно описаны в этом документе на основе плана проекта, который был составлен на основании устава проекта.
Многие эксперты находят тонкую грань между этими двумя документами, а некоторые вообще не находят никакой грани и используют два термина для планов взаимозаменяемо. Из 3- го издания PMBOK термин был стандартизирован для «Плана управления проектом» для ясности, но многие организации придерживались представления двух документов как отдельных объектов, придерживающихся разных форматов и служащих различным целям.
План управления проектом также может быть сформулирован как логическая единица, составленная из многих планов управления для задач и действий проекта, чтобы функционировать, как запланировано. Эти планы управления не ограничиваются 10 областями знаний, указанными в PMBOK. Этот план использует лучшие практики, которые могут быть реализованы для конкретного сценария, и объединяет их для успешного выполнения этой задачи. Это обеспечивает кульминацию задачи в лучшем виде.
В зависимости от масштаба проекта этот план может быть разбит на части и разделен на отдельные планы или может быть помещен в один документ для краткости.
Планы управления проектами всегда направлены на то, чтобы ответить на вопрос «как», а не «что» и «почему». С этой чертой планы управления проектом сообщают командам о том, «как» вести и обрабатывать определенный сценарий, используя какой инструмент управления или подход. Это укрепляет позицию менеджера проекта и его / ее команды, давая им чувство направления и рекомендации.
С точки зрения тем, которые охватываются планом управления проектом, он очень похож на темы, охватываемые планом проекта, включая управление областями, управление качеством, вплоть до управления закупками. План управления проектом принимается и реализуется задолго до начала выполнения проекта, гарантируя, что все практики приняты во внимание и соблюдаются передовые практики управления проектом.
Вы можете рассматривать план управления проектом как своего рода руководство, которое поможет вам реализовать план, изложенный перед вами, для достижения целей и задач проекта.
Ключевые различия между планом проекта и планом управления проектом
Теперь, когда мы определили и поняли два термина и разные, но схожие, планы проекта, давайте углубимся в изучение их по разительным различиям, которые отличают их. Различение плана проекта и плана управления проектом.
| План проэкта | План управления проектом |
| План более высокого уровня | План нижнего уровня |
| Детальный план о начале проекта до конца | Детальный план о том, как начать проект и контролировать каждый его шаг до конца |
| В этом плане рассматривается и решается главный вопрос: что | В этом плане рассматривается и решается главный вопрос: как |
| Дальновидный документ, который строит проект поэтапно к видению или цели | Исполнительный документ, который описывает действия проекта и инструменты и методы, которые будут использоваться для достижения видения / цели, изложенной в плане проекта |
| Дает руководителю проекта представление о том, какими будут этапы и этапы проекта | Предоставляет руководителю проекта окончательный план и разрабатывает систему для реализации видения плана проекта. |
С точки зрения экзамена PMP, вам нужно будет размыть грань между планом управления проектом и планом проекта и перейти к тому, что оба документа совпадают. 3- е издание PMBOK не рассматривает их как отдельные документы, а объединяет их вместе под названием «План управления проектом», как указано ранее в этой статье. Я написал этот блог с точки зрения того, что он хорошо читается и является хорошим источником знаний для людей, которые сталкиваются или будут сталкиваться с этими терминами, которые используются по отдельности и совершенно независимо в их организациях.
Вывод
План проекта и план управления проектом являются важными документами, используемыми в жизненном цикле проекта, и обеспечивают бесперебойную работу вашего проекта в любое время. Возможность полностью контролировать ваш проект будет означать, что ваше планирование было выполнено с искренней преданностью и тщательной организацией. Планирование, когда оно выполнено удовлетворительно, составляет 80% работы, что является для вас как для руководителя проекта верной победой.