Предложение проекта против Устава проекта - в этой статье я надеюсь инкапсулировать структуру документации для проекта и понять, насколько важно знать разницу между многими документами, которые поступают в проект и из него, среди членов команды или заинтересованных сторон.

Как следует из названия, эта статья направлена ​​на то, чтобы рассеять мрак от отдельных документов, Устава проекта и Проектного предложения. Хотя эти два важнейших документа очень похожи, они занимают совершенно разные позиции в рамках проекта, а его процессы и цели также различны.

Давайте углубимся в мир удивительного управления проектами и создадим систематические процедуры для обеспечения бесперебойного функционирования для достижения целей и задач проекта бизнеса.

Проектное предложение и Инфографика Устава проекта

Документы для проектов

Хорошо документированный проект - это проект, который систематически направляется и направляется в том направлении, куда он должен идти, с целью достижения целей и задач компании.

Если есть документация, которая была специально разработана для проекта, высшему руководству становится очень легко маневрировать в рамках проекта, точно проверять и сравнивать результаты.

Для целей управления этой задачей и даже для отслеживания проекта, после внесения изменений, документы пригодятся, чтобы иметь возможность превратить их в руководящие принципы или тематические исследования. Существует 9 важных документов, которые необходимо использовать в проекте. Они заключаются в следующем:

  1. Проектное предложение - Начать проект - это проектное предложение, которое является всеобъемлющим и убедительным, детали этого документа оправдывают инвестиции, необходимые для продолжения проекта.
  2. Устав проекта - это мандат, который превращает идею в реальную работу менеджера проекта.
  3. План управления проектом - охватывает все необходимые детали всего проекта, что облегчает руководителю проекта просмотр этапов и планов.
  4. Журнал действий - это как список дел для всех членов команды, выполняющих различные задания в указанные дни.
  5. Реестр рисков - как и журнал действий, это счетчик рисков, включающий все риски, которым подвергается проект.
  6. Отчеты о состоянии - это набор отчетов, которые точно указывают, где находится проект в текущий момент и сколько еще осталось для достижения цели проекта.
  7. Бюджет - числовой документ, который содержит все счета запланированного бюджета для проекта. С финансовой стороны этот документ включает в себя все важные фигуры.
  8. Обзор извлеченных уроков - Уроки, извлеченные в ходе проекта, можно перечислить здесь, чтобы эти уроки могли быть реализованы на дальнейших этапах проекта или других проектов в рамках организации.

Назначение документа для проектов

Мы всегда ненавидим документировать все, что мы делаем, потому что это так много текста, который нужно написать, покрыть и прочитать. Это затрудняет нам выполнение и управление проектами, которые появляются на нашем пути.

С таким большим количеством текста и анализа, диаграмм и графиков, выполняющих обходы, ведение документов решило эту проблему, и менеджерам проектов стало проще поддерживать отслеживаемость проекта.

Опытные менеджеры проектов гарантируют, что в их проектах будут храниться стандартные шаблоны для хранения документов. Успешные шаблоны проектов могут время от времени использоваться повторно в зависимости от проекта.

С помощью шаблонов менеджеры могут очень хорошо сконцентрироваться на своей основной ответственности за управление всем проектом, а не заниматься тяжелой работой с документами, накоплением и разделением данных.

На каждом из следующих этапов вы можете найти документацию как основную часть проекта, которая неразрывно связана с коммуникационным элементом проекта:

  1. Инициирование - технико-экономическое обоснование, проектное предложение, устав проекта
  2. Планирование - техническое задание, проектная документация, план управления проектом
  3. Выполнение - журнал действий, журнал проблем, отчеты о состоянии
  4. Контроль - тестовый документ, управление изменениями
  5. Закрытие - технический документ, функциональный документ, обзор извлеченных уроков, документ о передаче

Теперь, когда все основы понятны и цель документации находится перед вами, вы теперь можете вникнуть в детали, которые говорят нам, что такое устав проекта и проектное предложение, и что отличает их.

Что такое Устав проекта?

Устав проекта, известный как документ определения проекта или ссылка на авторитетный документ, - это заявление, в котором четко указаны сфера охвата, цели, задачи и команды, участвующие в проекте.

Излагая цели проекта, устав проекта обеспечивает следующие основные функции:

  • Предварительное разграничение ролей и обязанностей, которые каждый человек играет в ходе работы над проектом
  • Определение основных заинтересованных сторон или владельцев проекта и спонсоров проекта
  • Изложение обязанностей и ролей, выполняемых руководителем проекта

Устав проекта в большинстве случаев является коротким документом, используемым с целью ссылки на обязанности, которые необходимо разметить для различных ролей в рамках проекта. Это выдержки из подробных документов, таких как проектное предложение. Это должным образом считается стандартной отраслевой передовой практикой.

Помимо разграничения ролей и обязанностей отдельного проекта, устав проекта является справочным документом для следующих целей:

  • Цель или причины для осуществления проекта
  • Проблема направлена ​​на решение
  • Цели, которых преследует цель проекта
  • Ограничения проекта
  • Пути и средства достижения решения
  • Личность команды и участников проекта
  • Предметы, входящие и выходящие за рамки
  • Оценка риска по проекту
  • Преимущества, которые принесет проект
  • Обзор высокого уровня бюджета

Эти цели являются подробными компонентами устава проекта и могут иметь все или несколько из этих элементов. Устав проекта остается основным и основным документом на протяжении всего жизненного цикла проекта и инвестирует определенный уровень рычагов и власти в руководителя проекта, который является владельцем этого документа.

Устав проекта редко изменяется и должен регулярно пересматриваться руководителем проекта, чтобы отслеживать, выполняется ли цель и есть ли какие-либо текущие отклонения от плана.

Устав проекта составляется после утверждения проектного предложения и непосредственно перед определением объема проекта. Это следует естественному порядку утверждений и иерархии для утверждений бюджета.

Эффективный проектный чартер - это тот, который помещается на одной странице формата A3, для осуществимости, легкого понимания и отслеживания. Другие проектные уставы могут быть составлены и для документов обработки текстов.

Итак, если вам нужно знать, как будет выглядеть проект с высокого уровня или с высоты птичьего полета, вы можете взглянуть на устав проекта.

Что такое проектное предложение?

Техническое предложение или проектное предложение - это очень убедительный документ, цель которого - убедить группу заинтересованных лиц, высшее руководство и инвесторов в вероятности того, что проект решит данный вопрос.

Это опять же простой, но подробный документ, который преследует следующие цели:

  • Определяет работу, которая должна быть выполнена
  • Объясняет причину проекта и что он нацелен на решение
  • Убедить и убедить читателей, что команда готова и готова к проекту и способна довести его до успешного завершения
  • Объясняет план управления и насколько он сложен
  • Обеспечивает наличие панели ресурсов, используемых для завершения проекта в рамках данного бюджета и отведенного времени

Совет № 1 : Чтобы сделать все это и иметь возможность изложить свою точку зрения перед панелью, необходимо убедиться, что предложение оценивается 10 на 10 в отношении его внешнего вида.

Профессионалы на панели должны быть убеждены в необходимости проекта и иметь достаточно веские основания, чтобы вкладывать в него свои деньги. Профессиональный тон должен постоянно поддерживаться, и документ должен быть легко доступен.

Совет № 2 : Помимо внешнего вида, вторым по важности элементом проектного предложения является его идея. Сильное предложение систематически детализировано и имеет четкий план действий, который будет курировать проект.

Чем более технически обосновано ваше предложение, тем лучше оно для организации. Резервное копирование данных и контента с помощью фактов и цифр может помочь улучшить ваше предложение.

Проект должен быть приведен в соответствие с целями, установленными организацией, чтобы полностью соответствовать ее потребностям. Решение вопроса далеко за пределами направления, в котором движется компания, может быть совершенно бессмысленным.

Что нужно включить в проектное предложение?

В отличие от устава проекта, который является выдержкой в ​​основном из проектного предложения или технического задания, проектное предложение является очень подробным документом, исключая многословность. Формат обычно состоит из макета и типографики, что влечет за собой.

Макет с одной точки зрения должен включать использование графических иллюстраций. Это может быть любой из следующих элементов:

  • диаграммы
  • Графики
  • Фотографии
  • рисунки
  • Диаграммы

Эти иллюстрации на самом деле представляют собой факты и цифры, составленные гораздо более обобщенным и простым для понимания способом. Описание каждой иллюстрации должно лежать в основе и отражать важные нюансы, которые изображает графика. Это облегчит чтение и заставит комиссию поверить, что проект, в конце концов, очень хорошо продуман.

Использование таблиц также может повысить удобочитаемость и ясность текста и направить читателя к быстрому принятию обоснованного и ясного решения.

Типография должна включать упорядоченные заголовки и должна поддерживать хороший поток контента. Неуместное содержимое не будет служить цели проекта и может привести к отклонению или повторному предложению проекта.

Разница между Уставом проекта и Проектным предложением (300)

Как только проектное предложение одобрено и одобрено, проект считается официальным и может быть начат немедленно, или как предписано в предложении. Это когда руководитель проекта назначается, и проект устава составляется.

В следующей таблице перечислены роли устава проекта и роли проектного предложения. Обратите внимание, что этот список не является исчерпывающим и может содержать гораздо больше свойств из приведенных выше объяснений:

Очки для запоминания

  • Документация является ключевым аспектом любого проекта, будь то технического или в любой другой отрасли, и должна соблюдаться для целей администрирования и статуса проекта.
  • Каждая фаза или этап проекта имеет как минимум один выполняемый документ.
  • Эффективные и опытные менеджеры имеют при себе шаблоны для использования в различных проектах. Шаблоны из успешного проекта могут использоваться в текущем проекте для повышения эффективности и доверия к процессам.
  • Фактически существует 9 основных проектных документов, которые должны быть частью проекта для его бесперебойного функционирования и отслеживаемости.
  • Детализация должна быть ограничена в проектных документах, поскольку они должны быть направленными и в основном использоваться с целью обновления или записи событий и результатов.
  • Устав проекта и проектное предложение являются отличительными документами, используемыми в жизненном цикле проекта, и должны быть частью проекта. Они подпадают под категорию основных документов.
  • Устав проекта не может быть санкционирован до получения одобрения проектного предложения.
  • Бюджетирование должно быть частью обоих документов, поскольку оно является ключевым движущим фактором идеи бизнеса в отношении проекта.

Надеюсь, что теперь у вас все в порядке со своими знаниями о документах и, особенно, с использованием устава проекта и проектного предложения. Следите за этим пространством, чтобы узнать больше об управлении проектами и производительности.

Рекомендуемые статьи

  1. Узнайте захватывающие бесплатные функции Excel - диаграммы и графики
  2. Вопросы по управлению проектами
  3. Методы управления проектами

Категория:

Развитие предпринимательства