Инструменты и методы управления проектами для эффективного планирования проекта

Краткое описание инструментов и методов управления проектами

В данном сценарии, несмотря на наличие передовых технологий и большого количества ресурсов, проекты не были реализованы в соответствии с ожиданиями заинтересованных сторон (то есть, доставка проекта в оговоренные сроки и доступный бюджет). Здесь, где возникает необходимость в управлении проектом, это стратегическая инициатива, которая направляет проект к указанным целям, структурируя весь проект в инициировании, планировании, выполнении, контроле / мониторинге и завершении проекта. В этой теме мы собираемся узнать об инструментах и ​​методах управления проектами.

Поток управления проектом

Управление проектом осуществляется поэтапно следующим образом:

1. инициирование
2. планирование
3. Выполнение и мониторинг
4. Завершение / фаза конечного продукта

а) Фаза инициации

Это основной этап управления проектом для любого проекта, на этом этапе начальные требования определяются и устанавливаются следующим образом:

• Что касается требований проекта, подходящая команда определена и принята на борт
• Масштаб и цели проекта определены четко, и все ожидания заинтересованных сторон четко обсуждаются с командой.
• Команда назначена на их соответствующие рабочие роли и обязанности.
• Процедуры и форматы для размещения информации о проекте и обновлений для заинтересованных сторон предоставляются команде.
• Внутренние и кросс-коммуникационные протоколы и соответствующая иерархия раскрываются всем заинтересованным сторонам.
• Подходящие инструменты, необходимые для управления проектами, определяются и предоставляются команде.

б) Планирование проекта

После Инициирования наступает основная и критическая фаза проекта, которая представляет собой путь к карте управления проектом:

• Подробный объем проекта, осуществимость определена.
• Все действия по проекту перечислены внизу и подготовлена ​​соответствующая WBS (Структура разбивки работ). WBS - это не что иное, как разбить главное событие на ряд мероприятий (например, мероприятие : посадка дерева ; упражнение : заготовка дерева; 2. рыть яму; 3. посадить дерево).
• После подготовки СПП проводится бюджетирование, где оценивается количество всех видов деятельности и определяются конкурентные ставки, а предварительная оценка проекта подготавливается для дальнейшего утверждения (где необходимые поправки вносятся на основе любых дополнительных затрат, понесенных в ходе проект)
• Идентификация риска осуществляется путем самостоятельной интерпретации или сравнения проекта с другими конкурентными проектами, и для предотвращения потенциальных рисков готовятся необходимые планы по снижению риска.
• Что касается требований заинтересованных сторон, основной график составляется путем упорядочения всех перечисленных видов деятельности для определения базовой (идеальной / предварительной) продолжительности проекта. Существует в основном 4 типа секвенирования: SS - от начала до начала, SF - от начала до конца, FS - от конца до начала, FF - от конца до конца.

c) Фаза выполнения и мониторинга проекта

• Менеджер проекта инициирует выполнение проекта в соответствии с базовым планом, подготовленным на этапе планирования.
• Закупка / размещение необходимых ресурсов и обеспечение того, чтобы проект выполнялся в соответствии с установленными стандартами качества.
• Прогресс проекта отслеживается / отслеживается по базовому плану с использованием различных инструментов (диаграмма Ганта, PERT и т. Д.)
• Из-за некоторых неизбежных обстоятельств проект может иметь перерасход или перерасход средств, при этом базовый график или смета должны быть изменены соответствующим образом, если это необходимо.
• Статус проекта поддерживается в предписанных форматах, предоставленных на этапе инициации, и они своевременно обновляются и распространяются среди заинтересованных сторон проекта.

г) Закрытие / завершение проекта

• Это заключительная стадия управления проектом, когда команда проекта достигает поставленной цели в установленные сроки, с оговоренным бюджетом и качеством.
• Все необходимые записи закрытия и сверки завершены и раскрыты заинтересованным сторонам.
• Основываясь на опыте проекта, различные отчеты, такие как отчет об изучении проекта, отчет об удовлетворенности клиентов и т. Д., Подготавливаются в качестве справочного материала для будущих проектов.
• Наконец, проект передается заказчику, который гарантирует, что нет никаких проблем, закрывая все пункты контрольного списка или посещая ошибки, поднятые клиентом.

Методы управления проектом, рассмотренные выше, должны структурировать проект и позволить команде проекта обеспечить следующее:

• Поставка указанных целей с учетом требований заинтересованных сторон.
• Разработка базовых графиков.
• Оценка и бюджетирование затрат по проекту в соответствии с базовым графиком.
• Разбивка событий на структуру работы.
• Оценка риска и смягчение.
• Контроллинг / мониторинг проекта.

Инструменты управления проектами

Управление проектами - это метод, который имеет широкий спектр инструментов, помогающих выполнять задачи и выполнять обязанности. В управлении проектами есть как ручные, так и автоматизированные инструменты. Некоторые из наиболее широко используемых методов:

• PERT - метод оценки и анализа проекта
• CPM - метод критического пути

а) PERT - методика оценки и анализа проекта

PERT - это статистический инструмент, используемый в управлении проектами, который был разработан для представления и анализа задач, связанных с завершением проекта. Это вероятностная модель, управляемая временем.

Планирование PERT включает в себя следующие этапы:

• Все события / этапы в дальнейшем классифицируются по видам деятельности, и проводится необходимая последовательность.
• Подготовка схемы сети на основе последовательности действий, в которой события / этапы представлены в кругах, а потоки действий от одного к другому обозначены стрелками.
• Дальнейшая оценка времени, необходимого для каждого вида деятельности, производится в виде часов, дней, недель или месяцев в соответствии с требованиями проекта.
• Отличительной чертой PERT является неопределенность сроков завершения. Модель PERT обычно включает в себя три типа временных оценок:
• Оптимистичное время - лучшее возможное время для завершения деятельности.
• Наиболее вероятное время - наибольшее вероятностное время для завершения действия.
• Пессимистическое время - самое длинное время для завершения деятельности.

Наконец, средневзвешенное значение рассчитывается по следующей формуле:

Ожидаемое время = (Оптимистичный + 4 x Наиболее вероятный + Пессимистичный) / 6

б) CPM (метод критического пути)

• Самая длинная продолжительность для завершения проекта - критический путь проекта. Критический путь определяет общую продолжительность, требуемую для завершения проекта, где период времени, в течение которого действие может быть отложено без задержки проекта, называется временем простоя, а действие называется некритическим действием. CPM - это детерминированная модель, которая зависит от времени и затрат.

Критический путь проекта определяет следующие четыре параметра для каждого действия, которые рассчитываются с использованием ожидаемого времени для соответствующих действий:

ES - Самый ранний старт, EF - Самый ранний финиш, LS - Последний старт и LF - Последний финиш

• При прямой работе сети самое раннее время начала и окончания каждого действия определяется со ссылкой на предшествующие действия в сети.
• Работая в обратном направлении через сеть, мы можем определить самое позднее время начала и окончания, что означает время, когда действие может начинаться и заканчиваться без каких-либо задержек в проекте.

Slack = Последний старт - Самый ранний старт (или) Последний финиш - Самый ранний финиш

Примечание. Действия в критическом пути не содержат провисания

Пример:

Схема сети для PERT и CPM

PERT & CPM должны помочь в получении упрощенного способа завершения проекта путем:

• Определение критических видов деятельности.
• Потребность в ресурсах и развертывание в проекте.
• Установление сроков завершения проекта.
• Определение видов деятельности со слабым временем (например, некритические действия).
• Получение взаимозависимостей и ресурсных ограничений.

Рекомендуемые статьи

Это было руководство по инструментам и методам управления проектами. Здесь мы обсуждаем поток управления проектом и инструменты управления проектом, чтобы помочь в выполнении задач. Вы также можете просмотреть наши другие предлагаемые статьи, чтобы узнать больше -

1. План управления проектом
2. Жизненный цикл управления проектами
3. Особенности и преимущества Agile Oracle
4. Внедрение гибкого маркетинга
5. Руководство по программным средствам управления проектами