Электронная почта - это способ общения между двумя людьми для обмена информацией или мыслями. Это мягкая коммуникационная платформа, где люди взаимодействуют по предмету, уведомляют о событии или любой другой цели. Электронные письма пишутся на коммуникативных языках, чтобы человек (ы) мог понять цель. Основная проблема электронных писем заключается в том, что содержание может вводить в заблуждение из-за отсутствия тона и эмоций в письменном формате, и читатель может неправильно истолковать фактическое значение, которое автор хочет выразить.
Особенности грубых писем
Функции, которые показывают, что электронное письмо является грубым, перечислены ниже.
- Нецензурная лексика или уничижительный контент, используемый для неуважения к читателю, который явно вычитается, является признаком грубого электронного письма. Нецензурная лексика, используемая грубым образом, чтобы показать неуважение, преследование или угрозу, подвергается судебному преследованию.
- Использование заглавных букв или заглавных букв, означающих, что писатель кричит на вас, также является неуважительным способом общения.
- Оставлять любезности в мусорном ведре и не использовать их во время письма - также признак грубого коммуникативного электронного письма. Письмо без приветствия или приветствия выглядит как требование или команда и означает невежество или доминирование. Если почта является частью текущей темы, то приветствия и вежливости могут быть проигнорированы, что не придает никакого непрофессионализма.
- Содержание электронных писем, которые говорят вам недобрые слова и рассказывают что-либо с грубым реферальным способом передачи личных раскопок, не является хорошей почтой, заслуживающей похвалы.
- Ненужное использование восклицательных знаков и вопросительных знаков часто считается грубым поведением в этическом мире написания электронных писем, если только вы не общаетесь со своими друзьями и не хотите выразить свои повышенные чувства. Степень акцента, показанная с помощью вопросительных и восклицательных знаков, должна оцениваться соответственно в соответствии с ситуацией.
- Копировать материал из более крупной рыбы и отправлять его вам, чтобы сделать вывод, что работа или что-то должно быть выполнено по команде с властным тоном, также грубо.
Отправка грубых писем
Из приведенного выше списка признаков грубого электронного письма вы можете понять основные функции электронного письма, которые могут повредить настроениям читателя. Это распространенная ошибка, совершаемая почти всеми авторами писем. Независимо от того, насколько хорошо воспитан и искушен писатель, иногда из-за обстоятельств он или она может непреднамеренно предаться грубому формату. В то время как мы общаемся с кем-то, у нас есть дар наших выражений и тон голоса, который выражает половину намерения. Наши жесты и выражение лица определяют настроение разговора, но в случае электронных писем пустота выражения может быть заполнена только выбором хороших слов, соответствующих цели.
В разговоре по электронной почте постарайтесь найти правильный тон в соответствии с темой общения, вписавшись в ботинок читателя. Этот шаг очень помогает понять аудиторию, и, следовательно, написание электронного письма также приносит пользу. Электронная почта предназначена для удобного взаимодействия и экономит много драгоценного времени. Но спешка и неправильное толкование могут превратить благословение в грязный разговор и нежелательные трения. Ошибки должны быть идентифицированы и устранены, чтобы составить надлежащее электронное письмо, которое правильно понято человеком на другом конце.
5 видов грубых писем
Список из 5 скрытых ошибок, которые превращают ситуацию в беспорядочную, поможет вам выявить проблемы, которые делают электронные письма грубыми и непрофессиональными.
-
Коэффициент копийного копирования (CC)
Когда вы отправляете электронное письмо и отправляете кому-то сообщение, они получают возможность видеть это письмо как часть цепочки получателей. Но Carbon Copying постоянно раздражает читателей. Постоянное добавление получателей без причины, чтобы они знали о почте, также не отражает хороших манер. Иногда для читателей становится очень раздражающим найти свое имя, прикрепленное к почте, если это не очень важно.
С другой стороны, когда письмо отправляется группе получателей для целей коммуникации, тогда непреднамеренный ответ всем получателям со словами «спасибо» или любым другим подтверждением для почты может показаться очень непрофессиональным. Получение еще одного электронного письма в той же цепочке только для жеста подтверждения очень раздражает сотрудников, которые получают десятки из них в процессе работы.
Уловка, чтобы избежать этой раздражающей привычки, состоит в том, чтобы рассматривать процесс отправки по электронной почте как личный разговор. Подумайте о требованиях к письмам и приготовьте сценарий беседы, в котором вы легко обнаружите, что простые подтверждающие электронные письма не являются обязательными или обязательными, что вызывает раздражение у занятых читателей. Отправка грубого электронного письма тратит впустую время читателя, и производительность команды уменьшается. Откажитесь от привычки отвечать всем в почтовой цепочке и позвольте всем сохранять спокойствие.
-
Слишком коротко, чтобы понять
Как вы себя чувствуете, когда вы разрабатываете факт кому-то, и после завершения он или она отвечает небольшим поклоном или просто позой? Такое поведение очень раздражает. То же самое относится и к написанию письма. Если отправитель приложил немало усилий, чтобы вы поняли факты с надлежащим и подробным описанием, короткий ответ, например, «спасибо», «отметил» или «получил», очень раздражает. Отправитель считает, что все усилия идут напрасно из-за бесполезного ответа. У вас нет полномочий выражать свои чувства по поводу темы, поэтому небольшие ответы кажутся очень грубыми и неуважительными, хотя вы выразили это с должными чувствами со своей стороны. Ваше намерение должно должным образом отражаться в вашем ответе, чтобы отправитель получил сообщение о том, что вы подтвердили получение письма и обязаны выполнить действие. Апатичные ответы непреднамеренны, но читатель может получить неправильную картину, которая не подходит для будущих целей.
Лучший способ избежать такого напряжения на рабочем месте - это общаться более гуманно. Писать «Я получил сообщение и смогу ответить на него на следующий день» гораздо лучше, чем написать «Понял». Это позволяет лучше заботиться об отправителе и придавать значение электронной почте, которую он написал, проводя время. Простое сообщение становится более приемлемым, когда для ответа уходит немного больше времени.
-
ASAP или URGENT тег
Тема электронного письма предназначена для того, чтобы пролить свет на цели всеобъемлющего произведения. Это коротко и по существу. Но иногда, когда вы ставите метку срочности или спешки, вся электронная почта становится предметом грубого акцента для читателя. Факт срочности или чрезвычайной ситуации не может быть рассмотрен с электронной почтой, поскольку они предназначены для поиска досуга. Если дело обстоит так срочно, лучше общаться по телефону. Вы можете просто позвонить этому человеку и немедленно решить вопрос, ожидая его ответа с другой стороны. Ярлык срочности в строке темы придает читателю негативный и грубый тон.
Есть два способа избежать напряжения «срочной» метки в теме. Если проблема может быть передана в расслабленном режиме, и целью письма является информирование читателя, удалите срочную строку тега или формат ASAP из темы. Пусть он получит сообщение и отреагирует аналогичным образом. Но если дело настолько актуально, то свяжитесь с ним через более качественную среду для мгновенной реакции и решите ее. Если вопрос может быть передан только по почте, у вас должна быть такая возможность подготовить сильную тему, которая придаст хороший акцент на срочности вопроса без использования грубого содержания. На рабочем месте все сотрудники часто проверяют электронную почту, поэтому всегда есть шанс мгновенного ответа. Позвольте читателю понять срочность и реагировать соответственно. Сюжетная линия выполнит работу, если настроена на правильный тон. Привлечь их внимание с помощью хорошей темы - это правильный способ решения проблемы. Добавьте строки, которые обозначают время ответа, необходимое заинтересованным лицам, и читатель отреагирует аналогичным образом.
-
Унизительный тон
Электронные письма предназначены для общения, которое предназначено для развития в позитивном направлении. Сообщения электронной почты, которые отправляются сотрудникам или коллегам относительно их рабочих процедур и постоянно указывают на недостатки, могут задавать грубый тон. Это способ критики, и, как мы все знаем, критика может быть позитивной и конструктивной. Электронные письма, предназначенные для указания на ошибки, унижают энтузиазм сотрудника. Когда доверие упадет, качество работы также ухудшится. В электронных письмах следует избегать негатива, чтобы рабочая сила была выделена и усилена. С другой стороны, выделение ошибок и исправление также важно для будущего компании.
Тот же шум лежит в общении по электронной почте. Вы не можете показать свое выражение или тон в намерении, поэтому совершенно очевидно, что критика электронных писем может попасть прямо в зону настроений читателя. Использование отрицательных слов устанавливает плохой тон в письме и может легко лишить мотивации читателя. Если вы намереваетесь высказывать негативные мнения о чьей-либо работе, оцените ее так, чтобы это придало конструктивный критический тон. Избегайте использования слов, которые добавляют негативное влияние, и балуйтесь, используя позитивные слова, которые дают отрицательный смысл, но воодушевляющим образом. Уведомление о плохих результатах человека - не прогулка пирога. Вы должны понимать чувства, лежащие в основе степени усердия человека. Установите свой тон на почте в этом отношении и составьте хороший кусок. Если ситуация настолько плохая, то лучше обрабатывать процесс лично, чем отправлять уничижительное электронное письмо. Если электронная почта является единственным вариантом, то напишите эту часть в разговорной манере, чтобы человек мог понять истинное намерение и легко воспринимать критику.
-
Роботизированный подход
Использование электронной почты в качестве средства общения очень распространено на рабочем месте. Но иногда из-за большой рабочей нагрузки и бизнеса мы забываем добавлять коннотации. Отсутствие «пожалуйста», «спасибо» и «привет» очень часто встречается в электронных письмах, которые отражают роботизированный подход к работе. Не является обязательным указывать эти слова в электронном письме, но их присутствие отражает простые человеческие эмоции. Читатель может считать вас бесчеловечным, если вы запрыгнете, ударите файл им в лицо и выйдете из комнаты. Подход, кажется, является частью конвейера.
Отправка нечеловеческих писем - это все равно, что идти в офис или кабинет и вручать отчет, который нужно заполнить, даже не обменявшись ни одним словом подтверждения. Это довольно грубо. Добавьте несколько секунд в вашу композицию, чтобы включить слова, которые отражают человеческую часть отправителя. Дело не в том, что вы должны спрашивать, как у него дела или спрашивать о членах семьи, чтобы проявить себя как доброжелатель, но простой привет и другие благодарственные слова вносят мягкость в подход. Также избегайте строгих слов, которые могут сделать вас ничем иным, как механической частью команды. Установите тон мягче и человечнее, чтобы получатель мог соотноситься с вашими намерениями и действовать аналогичным образом.
В двух словах
Жизнь - все об упрощении пути. Каждый шаг связан с общением. Простая ошибка или невежество разрушает весь процесс. Чувствительное написание электронной почты приносит пользу процессу склеивания и развития во всех аспектах. Настройте свой тон так, как вы намереваетесь сказать получателю и соответственно общаться, избегая недопонимания. Позвольте читателю правильно воспринимать ваше сообщение.