Введение в коммуникацию в управлении проектами

Прежде чем мы наденем комбинезон и начнем рассказывать о важности общения в проекте, у нас должно быть четкое понимание «управления проектом». Управление проектом - это дисциплина использования процедур, политик и принципов для успешного руководства проектом от концепции до завершения. Кроме того, это алгоритм планирования, организации и управления ресурсами компании для продвижения определенных задач / действий к выполнению.

Определение управления проектом

Википедия определяет управление проектами как «дисциплину инициирования, планирования, выполнения, контроля и закрытия работы команды для достижения конкретной цели и соответствия определенным критериям успеха».

Как правило, мы связываем этот термин «управление проектами» с такими отраслями, как строительство, информационные технологии, инжиниринг, здравоохранение, которые имеют сложный набор компонентов, которые можно организовать определенным образом для достижения цели в течение определенного периода времени. Хотя каждая отрасль разрабатывает методологии проекта исходя из своих потребностей, однако ответственность менеджера проекта практически одинакова, включая определение задачи, завершение, а также проверку качества готового продукта.

Этапы общения в управлении проектами

От концептуализации до завершения, есть пять этапов, которые были использованы для достижения успешного сформулированного результата.

1. Инициирование : Эта фаза определяет начало проекта. Как только руководитель проекта получает одобрение, он или она начинает документирование описания концепции, которая включает в себя цель, основанную на цели проекта и его желаемом результате, с расчетом рисков.

2. Планирование: На этом этапе руководитель проекта вербализирует стратегию для достижения цели со строгим соблюдением графика. Он или она может выбирать членов команды и определять задачи / действия, распределять их среди членов команды с заданными вехами и ключевыми параметрами успеха. Настройка графика работы и линии связи также рассматривается на этом этапе.

3. Выполнение: менеджер проекта реализует ресурсы для достижения желаемого результата, как указано в плане проекта.

4. Контроллинг. На этом этапе менеджер проекта контролирует командную работу, чтобы согласовать прогнозируемую производительность, как определено на этапе планирования.

5. Закрытие. На заключительном этапе руководитель проекта предоставляет окончательный результат своему начальству и облегчает выполнение административных задач, если таковые имеются.

Эффективное общение в управлении проектами

Для успешного достижения цели эффективная коммуникация является ключевым фактором, который должен учитывать руководитель проекта с самого начала разработки стратегии. Вот почему мы можем сказать, что эффективное и действенное общение является основой любого вида управления проектами. Многие проекты проваливаются из-за неэффективности или отсутствия связи. Согласно отчету PMI (Институт управления проектами), руководитель проекта должен тратить 90% своего времени на общение с заинтересованными сторонами и членами команды. Успешное лидерство зависит от четкого общения о цели, производительности, ответственности, достижениях, проблемах, а также от отзывов клиентов с членами команды, которые обычно принадлежат к разным группам людей. Регулярное информирование заинтересованных сторон о ходе и статусе проекта является решающей частью эффективного руководства проектом. Таким образом, правильное управление связью, состоящее из трех процессов, в некоторой степени снижает риск сбоя. Вот некоторые из эффективных коммуникаций в управлении проектами.

  • План общения
  • Управлять общением
  • Монитор связи

План общения

Первый шаг в плане коммуникации - это анализ требований к коммуникации. Существует очень много информации о проекте, но какую информацию нужно отправить, кому «важно принять решение. План коммуникации должен быть достаточно подробным, чтобы охватить все факторы, включая аудиторию (члены команды, заинтересованные стороны, клиент), цель, канал (средство коммуникации, такое как устная речь, письмо) и т. Д.

Управление коммуникацией проекта

Ответственность за реализацию плана коммуникации лежит на руководителе проекта. Это включает -

  • Сбор и анализ данных.
  • Распространение и передача сообщений.
  • Хранение любых коммуникационных отчетов, файлов или документов.
  • Извлечение любого сохраненного сообщения.
  • Утилизация любого старого сообщения о связи или закрытия проекта или набора дат.

План связи монитора

Руководитель проекта должен контролировать и контролировать план управления коммуникациями на протяжении всего своего жизненного цикла.

В контексте коммуникации проекта это «обмен знаниями, навыками и опытом». Есть три важных области общения, которые придают большое значение успеху любого проекта. Они есть -

  1. Внутренний обмен информацией.
  2. Обмен информацией и отчет с заинтересованными сторонами проекта.
  3. Маркетинг проектов

Важно, чтобы менеджер проекта задумал коммуникационную стратегию по указанию проекта. Какие методы коммуникации будут следовать - это серьезное решение руководителя проекта. Хотя методологии, активные или пассивные, можно дифференцировать на основе организационной структуры и отраслевого стандарта. Это некоторые методы эффективного общения, которые руководитель проекта может адаптировать для эффективного и осознанного общения с членами команды и заинтересованными сторонами.

Методы эффективного общения

Эффективное общение помогает развить позитивную среду, давайте найдем несколько способов эффективного общения.

1. Активная или синхронная связь

Если все члены или стороны принимают участие в обмене информацией одновременно, общение называется синхронным общением.

а. Live Meeting - объединение всех членов команды в одном месте.

б. Видеоконференция - живая видеоконференция.

с. Конференц-связь - телефонный звонок, в котором участвуют два или более человек.

д. Аудиоконференция - Как и конференц-связь, но она проводится онлайн с использованием программного обеспечения, такого как Skype.

е. Computer-Assisted Conference - аудиоконференция с подключением компьютеров, где отображается электронная таблица или документ, и она может быть отредактирована обеими сторонами.

е. IM (Instant Messaging) - Обмен голосовыми сообщениями или текстом с помощью всплывающих окон, таких как Google Hangout.

грамм. Текстовые сообщения - обмен сообщениями через мобильные телефоны или персональный цифровой помощник.

2. Пассивная или асинхронная связь

Многие виды коммуникации в управлении проектами не требуют присутствия всех членов команды или сторон в одном и том же месте. Этот тип связи называется асинхронной связью. Это включает:

а. Электронная почта - электронная почта широко используется для координации проекта и общения между членами команды.

б. Факс - Факс широко используется во всем мире как надежный процесс передачи документов.

с. Блоги. Некоторые руководители проектов пишут в блогах о своем опыте решения различных проблем, с которыми они сталкивались при выполнении проекта. Эти блоги могут быть полезны для будущего процесса принятия решений.

С развитием современных технологий становится возможным собрать всех членов команды из любой точки мира.

Менеджер проекта может выбрать любой канал общения с членами команды или заинтересованными сторонами, но связь становится эффективной благодаря пониманию того, что сообщается, с эффективной обратной связью, получаемой от различных заинтересованных сторон. Активное слушание, сильные навыки презентации, навыки разрешения конфликтов и т. Д. Являются чертами основных компетенций успешного менеджера проекта.

Рекомендуемые статьи

Это было руководство по коммуникации в управлении проектами. Здесь мы обсудили концепцию, этапы и различные эффективные методы коммуникации в управлении проектами. Вы также можете просмотреть наши другие предлагаемые статьи, чтобы узнать больше -

  1. Технические навыки для руководителя проекта
  2. Проектная документация
  3. Введение в управление проектами
  4. Топ 10 мифов об управлении проектами

Категория:

Развитие предпринимательства