Как создать эффективную диаграмму Ганта для проекта? - eduCBA

• Создать эффективную диаграмму Ганта для проекта -

Создать эффективную диаграмму Ганта для проекта -

Управление проектами является сложным процессом и часто включает в себя несколько задач одновременно. Это относится ко всем видам проектов - будь то управление домом, или особенно сложный проект по разработке программного обеспечения, или гражданский подрядчик.

Когда есть одна или две задачи, руководителю проекта легко запомнить, что и когда нужно сделать, и как. Но что, если есть несколько направлений деятельности, некоторые взаимосвязаны? Как отслеживать все задачи, чтобы гарантировать, что проект завершен, завершен хорошо, и завершен вовремя?

Вот где диаграмма Ганта входит в картину. Они представляют собой визуальное представление задач в проекте. Диаграмма Ганта берет свое начало в 1896 году, когда польский инженер Кароль Адамиецкий использовал аналогичную диаграмму для отображения графиков производства. Он назвал это гармонограммой, и поскольку она была опубликована на польском и русском языках, она оставалась в значительной степени неизвестной. Одновременно с этим американец по имени Генри Гантт разработал аналогичную диаграмму, и теперь он носит ее имя.

Диаграмма широко использовалась в производстве. Вскоре, с появлением компьютеров, это стало обычным и практичным методом планирования проектов. Благодаря веб-приложениям диаграмма Ганта приобрела популярность и в настоящее время является общей чертой большинства проектов. Однако теперь, с гибкими методологиями, популярность диаграммы Ганта низкая. Он, однако, пытался развиваться со временем.

Что такое диаграмма Ганта в управлении проектами?

Перво-наперво: Что такое диаграмма Ганта в управлении проектами? Проще говоря, диаграмма Ганта - это визуальное гистограмма графика проекта.

Как правило, строки содержат разные задачи проекта, часто с переходом к отдельным задачам, а временная шкала образует столбцы диаграммы.

С помощью программ, которые создают диаграмму Ганта для проекта, вы можете увидеть, где находится проект в любой день. Диаграмма Ганта для проекта показывает, кто отвечает за каждую задачу, а также любые зависимости между задачами.

Вот типичная диаграмма Ганта для проекта:

Диаграмма в понятной и понятной форме показывает, где находится проект сегодня. Диаграмма чрезвычайно полезна в презентациях для руководства, а также для клиентов, которые могут захотеть провести быструю оценку выполняемых задач.

Зависимости в диаграмме Ганта для проекта

Одна из основных причин, по которой графики проектов нарушаются, - неправильное распознавание зависимостей. Допустим, у вас есть проект, который требует трех различных рабочих путей. Все это необходимо для того, чтобы проект продвигался вперед. Даже если один из рабочих путей задерживается, весь график проекта рушится. В диаграмме Ганта эта зависимость определяется визуально прямо на этапе планирования, поэтому любая задержка будет помечена мгновенно, чтобы обозначить возможные задержки. Как менеджер проекта, вы можете сразу же развернуть ресурсы, чтобы задержка нанесла минимальный ущерб.

В проекте есть несколько типов зависимостей. Все это можно обозначить на диаграмме Ганта.

• Завершить до начала (FS): в этом типе зависимости задача A должна быть завершена до начала задачи B. Пример: допустим, вы работаете над проектом веб-дизайна. Только после того, как клиенты одобрят изображения, которые будут использоваться на веб-сайте, любая Photoshop может работать над фотографиями.
• Start to Start (SS): в этом типе зависимости задача A должна быть запущена для запуска задачи B. Простой пример был бы в области письма. Автор, должно быть, начал писать роман, прежде чем начать редактировать его части.
• От конца до конца (FF): в этом типе зависимости задача A должна быть выполнена прежде, чем задача B может быть выполнена. Допустим, вы работаете над брошюрой. Задание «создание текста» должно быть завершено до завершения задания «разработка брошюры». Однако дизайн может начаться до завершения текста, как это часто делается, используя фиктивный текст. \
• Начало до конца (SF): в этой редкой зависимости задача A должна начаться до того, как задача B может завершиться. Это может быть применено к заполнению новой должности. Может быть важно, чтобы уходящий сотрудник обучил нового сотрудника, чтобы сотрудник, покидающий организацию, мог сделать это только после того, как новый сотрудник приступит к выполнению своих обязанностей. Следует отметить, что это, строго говоря, не профессиональный подход.

При разработке программного обеспечения Microsoft рекомендует использовать схему Finish Start наиболее часто. Также не рекомендуется использовать алгоритм «Начать до конца», поскольку это может означать бесконечную задержку и возможные циклические ссылки в рабочем процессе. Однако для развертываний точно в срок можно использовать зависимость от начала до конца.

Шаги для создания эффективной диаграммы Ганта для проекта:

Процесс создания диаграммы Ганта для проекта довольно интуитивно понятен. Тем не менее, для лучшего использования, вы должны также планировать график.

Хотя вы можете подготовить диаграмму на бумаге или на компьютере, это облегчит задачу, если у вас есть шаблон диаграммы Ганта, в который вы можете вставить информацию. Большинство веб-инструментов для совместной работы включают шаблоны диаграмм Ганта. Для Microsoft Excel также доступно множество шаблонов.

1. Составьте полный список задач

Этот шаг включает разбиение проекта на его компоненты диаграмм Ганта. Если можно разбить его на иерархическую структуру с группами задач, в которых задачи изложены более подробно, это будет работать лучше всего.

Например, давайте рассмотрим задачу создания нового сайта

Некоторые из общих этапов:

• Рассмотрение
• Сфера
• дизайн
• содержание
• кодирование
• тестирование
• Внедрение и обслуживание

Под каждым из этих шагов будут дополнительные задачи. Лучше всего углубляться как можно глубже, чтобы задачи были четко определены.

Например, принимая во внимание фазу контента, включаются подзадачи:

• Сопоставление и рецензирование текста
• Подборка и просмотр графических элементов
• Создание / переписывание текста
• Создание графических элементов (может включать фотосессию и т. Д.)
• Редактирование изображения
• Редактирование текста
• Завершение контента

Или любые другие шаги, которые могут иметь отношение к вашему проекту.

Точно так же все задачи, хотя и кажущиеся тривиальными, должны быть перечислены.

2. Перечислите зависимости задач

Зависимости задач должны быть перечислены. Достаточно простого листа Excel или даже таблицы Word.

Какие шаги зависят от других?

В нашем примере редактирование контента может начаться только после оценки существующего контента и создания нового контента, если это необходимо. Фотосъемка может быть сделана только после того, как фотографии сделаны.

Важно записывать зависимости, чтобы планирование диаграмм Ганта стало проще и плотнее.

Это также зависит от вашей организации. Если количество команд меньше, а ресурсов мало, имеет смысл сначала спланировать свои ресурсы, а затем составить график. Если у вас огромная компания с широким пулом ресурсов, возможно, имеет смысл сначала создать график.

3. Создать график для проекта

Для менеджеров, которые любят спускаться и пачкаться раньше, это самая важная часть диаграммы Ганта.

Как только задачи будут готовы, график будет создан. Фактор в выходные и праздничные дни.

В таких программах, как SmartDraw, диаграмма Ганта для проекта создается сразу после ввода данных на удобном для пользователя экране. Но с другим программным обеспечением или шаблонами Excel вам может потребоваться ввести значения в самой электронной таблице диаграмм Ганта.

Поскольку диаграмма Ганта является инструментом для визуализации плана, наличие специализированного программного обеспечения не должно иметь такого большого значения.

Сроки зависят от клиента, и если у клиента есть определенные временные ограничения, убедитесь, что вы разумно делите время между задачами.

Эта временная шкала обязательно изменится и, вероятно, не является окончательной, но постарайтесь сделать ее как можно ближе к окончательной.

4. Распределите каждое задание группе или человеку

Как руководитель проекта, вам нужно будет найти лучший способ сделать эту работу. Оцените свою команду. Выясните, кто будет работать лучше для какой задачи. Планирование проекта в соответствии с приблизительными сроками в ноутбуке или программном обеспечении также поможет вам избежать двойного погружения ресурсов, которое требуется в двух местах одновременно.

Это может занять некоторое время, но это важная часть, которую необходимо исправить.

Вот некоторые из вопросов, которые могут помочь вам найти подходящих людей:

• Будет ли этот ресурс хорош в роли клиента?
• Сможет ли этот ресурс координировать и работать с другими?
• Сможет ли этот ресурс быстро все изменить?
• Этот ресурс лучше в многозадачности или в выполнении одной задачи в глубине?
• С какого времени этот ресурс доступен? В зависимости от того, является ли ваш проект критичным к ресурсам или критичным по времени, задачи будут распределены.

На этом этапе также необходимо внести ясность в несколько вещей в вашей организации:

• Кто подписывает на дизайн? По тексту? На бюджеты?
• Крайне важно обеспечить, чтобы лицо, ответственное за подписание, получило соответствующую свободу действий. Если директор по контенту, отвечающий за весь контент, уезжает в запланированную поездку за границу, убедитесь, что это учтено в сроки.

Это потребует некоторой координации с HR и другими менеджерами проектов, и принять это.

Теперь вы можете выделять отдельные ресурсы или группы задачам, которые уже были распределены по времени и сопоставлены с зависимостями.

Так и должно быть, верно? Остается еще один последний и решающий шаг.

5. Поделитесь и уточните

После того, как все будет зафиксировано, поделитесь таблицей с основными заинтересованными сторонами. Рекомендуется делиться таблицей со всей командой, чтобы не пропустить ничего важного.

Он готов к отправке клиенту, и после одобрения ваша диаграмма Ганта для проекта готова к использованию!

Ограничения диаграммы Ганта для проекта

Модным словом в управлении проектами программного обеспечения является Agile. Agile методологии повсюду, и их принятие растет день ото дня.

Традиционная диаграмма Ганта для проекта очень ограничена по объему для современных программных проектов, поскольку основное внимание уделяется адаптивности. Диаграмма Ганта планирует все заранее, и если (точнее, когда) графики меняются, с ними становится очень трудно иметь дело. А время, потраченное лучше, используется для обновления диаграммы Ганта.

В Agile проектах могут использоваться короткие спринты (в случае Scrum) или работа на самой срочной работе (как в Kanban), подготовка диаграммы Ганта за недели просто невозможна. В других адаптивных методологиях проекта, таких как экстремальное программирование, это будет просто пустая трата времени, так как планируемые части диаграммы очень короткие.

Менеджеры программных проектов сообщили о некотором успехе в использовании диаграммы Ганта для проекта, чтобы отслеживать отдельные спринты. Другие бездельничают этой идеей, говоря, что диаграмма Ганта для проекта основана на модели управления проектами Waterfall.

Диаграммы Ганта также имеют репутацию попыток отображать слишком много информации. Полосы с разными цветами для обозначения различных ресурсов и зависимостей могут быть очень запутанными для сложных проектов.

Тем не менее, диаграмма Ганта по-прежнему является популярным инструментом планирования в нескольких отраслях. Фактически, они играют огромную роль в более управляемых процессами проектах, таких как разработка веб-сайтов.

Альтернативы диаграмме Ганта для проекта

Диаграмма Ганта - это, по сути, гистограмма расписаний задач. Любой лист бумаги, включая подробный список дел, может достичь той же цели.

Некоторые альтернативы диаграмме Ганта для проекта включают в себя:

• Подробный список ответственных лиц
• Доска, отслеживающая ход каждой истории / спринта, в случае Agile проектов
• Доска Kanban: простая доска с тремя колоннами - «делай, делай и делай» в простейшем виде
• Другие инструменты, созданные специально для Agile проектов, такие как Sandglaz

Диаграммы Ганта прошли долгий путь, обслуживая обрабатывающую и обслуживающую отрасли. Они сделали процессы намного более прозрачными и адаптировались как можно лучше для более требовательной индустрии программного обеспечения.

Хотя их популярность, без сомнения, сильно уменьшилась, они по-прежнему остаются первым руководством для руководителей проектов во всем мире в начале проекта.

Рекомендуемая статья

Это было руководство к тому, как создать диаграмму Ганта для проекта. Здесь мы обсудили шаги по созданию диаграммы Ганта для проекта эффективным способом. Вы также можете взглянуть на следующие статьи, чтобы узнать больше -

1. Водопад Управление проектами
2. Канбан: полезный шаг?
3. Лучшие 5 типов инструментов управления отчетами проекта
4. 20 захватывающих вопросов о собеседовании
5. Важно в Visual Basic - диаграмма с динамическим вводом