Проектная документация
Проектная документация - это не только рутинная работа, но и ее можно считать необходимым навыком в современном мире. Начиная от колледжа и заканчивая работающими специалистами, работающими над проектами, которые являются неотъемлемой частью повседневной работы, поэтому крайне важно, чтобы каждый понимал, как документировать, защищать и сохранять свой проект для проверки и дальнейшего использования. Начиная со школьного уровня, если люди считают, что это простой, но эффективный навык проектной документации и управления, это может повысить эффективность и производительность их профессиональной деятельности.
С точки зрения макроса, проектная документация является неотъемлемой частью управления проектами. В разных потоках могут быть разные типы проектов, над которыми работают отдельные люди, документация может принести огромную пользу и ценность для менеджера проекта, потому что:
- Он может видеть, были ли выполнены все требования проекта, если нет, то что нужно сделать.
- В случае возникновения проблем он может проследить его до источника проблемы и поработать над предоставлением конкретных решений.
- Он может привлечь отдельного человека к ответственности за проделанную им работу, менеджер проекта может проследить это до аналитика, который работал над проектом с точки зрения работы, которую выполнил аналитик, и когда это было сделано.
- Это обеспечивает и служит доказательством того, что указанный проект действительно был разработан.
- В случае конфликтов и споров, документы, относящиеся к проекту, могут быть снова просмотрены, а также могут быть использованы для передачи права собственности на проект его законному владельцу.
- При простом просмотре документов менеджер может узнать статус проекта и приблизительное время его завершения.
- И, наконец, важно, чтобы проект был организован правильно, легко читался и адекватно.
В идеале менеджеры проектов следуют стандартным шаблонам, которые использовались в прошлом для документации; Эти шаблоны являются успешными проектами, осуществляемыми фирмой в прошлом. Планы проектов, бизнес-кейсы, статус проекта и требования часто используются в прошлых проектах, которые были успешными, так как это помогает руководителю проекта сосредоточиться на своей компетентности, эффективности и продуктивности и сокращении лишних бумажных документов, которые становится трудно отслеживать и управлять,
Ниже приведен снимок ключевых этапов жизненного цикла проекта, а также того, как на каждом этапе создаются необходимые проектные документы, которые можно использовать для проверки, будущих ссылок и проверки. 
- Технико-экономическое обоснование - Перед реализацией проекта он проходит множество испытаний с точки зрения возможности выполнения этого проекта и перехода к этапу реализации. Изучение текущих тенденций рынка и культуры, а также затрат и выгод, связанных с проектом.
- Устав проекта - он содержит обзор проекта, упоминает ключевые компоненты и цели проекта и служит ориентиром. Это помогает менеджеру снова и снова следовать основным целям.
- Спецификация требований - в ней упоминаются все требования, необходимые для выполнения проекта, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, технологические ресурсы, сырье, конкретные навыки, разрешения, правила и положения, одобрения на различных этапах проекта.
- Проектный документ - он определяет структуру дизайна проекта, он сделан таким образом, что его легко понять постороннему, когда он просматривает проект. Здесь изложена архитектура проекта.
- Рабочий план / Смета - Он устанавливает временные рамки для различных компонентов проекта, указанные компоненты должны быть завершены в установленные сроки. Фактический прогресс всегда сравнивается с этими сроками.
- Матрица отслеживаемости - помогает отслеживать подотчетность аналитику, работающему над конкретными компонентами проекта, и к кому обращаться в случае возникновения проблемы.
- Средство отслеживания проблем - поддерживает список всех проблем, а также хранит информацию о проблемах и их решениях, которые произошли в прошлом, так что в случае повторного появления проблемы решение легко доступно.
- Документ управления изменениями - фиксирует фактический прогресс и все изменения, сделанные в проекте
- Тестовый документ - сохраняет все проведенные тесты и их ответы.
- Технический документ. В нем изложены все технические требования с точки зрения технологии, дизайна и технических характеристик.
- Функциональный документ - он посвящен тому, как выполнять различные функции и указания, которым необходимо следовать при их выполнении.
- Руководство пользователя - Обзор всего процесса, правил и норм. Как стандартная процедура работы.
- План перехода / развертывания - в нем упоминается, как проект будет перенесен с чертежной доски на исполнение. Он охватывает все этапы реализации проекта.
- Передача / закрытие проекта - Проект завершен, и документы сохранены для дальнейшего использования.
Вышеупомянутые пункты были ключевыми областями и источниками проектной документации на различных этапах жизненного цикла проекта. Помимо приведенного выше списка, есть некоторые общие проектные документы, которые возникают в повседневных проектах, проводимых на уровне отдельных лиц или на уровне компании.
- График проекта - Указывает сроки, ресурсы и стоимость проекта.
- Управление рисками - здесь упоминаются все риски, которые могут возникнуть в проекте, вы можете ранжировать их и распределять ресурсы соответствующим образом.
- Журналы проблем - упоминает все возникающие проблемы и способы их решения.
- Бюджет проекта - самый важный документ, в котором указаны общие расходы и ожидаемая доходность бюджета.
- Отчет о состоянии. В нем указывается состояние завершения, а также этапы и следующие этапы.
- Отчеты о гарантии качества. Отчеты по обеспечению качества важны, потому что вы проверяете все основные критерии перед внедрением.
Таким образом, ясно, что проектные документы имеют огромное значение для успешного завершения проекта. Проектные документы должны быть четкими, простыми, актуальными и на должном уровне. Каждый проект - это разница с точки зрения размера, объема, результатов и жизненного цикла. Эта проектная документация должна соответствовать рассматриваемому проекту.
Проектные документы должны облегчить жизнь руководителю проекта и всем, кто в нем участвует. В нем должны быть четко указаны все требования, риски, ресурсы, чтобы все заинтересованные стороны были на одной странице.
Рекомендуемые статьи
Это было руководство к проектной документации. Здесь мы обсудили документы проекта, которые возникают в повседневных проектах. Вы также можете просмотреть наши другие предлагаемые статьи, чтобы узнать больше -
- Инструменты управления проектами Google
- Что такое гибкое управление проектами?
- Инструмент управления проектом Jira
- Вопросы по управлению проектами
- Тематическое исследование в управлении проектами