У нас эпоха виртуальности, и вам не нужно, чтобы я говорил вам, что мы все живем в параллельной жизни онлайн.
Исследования показывают, что более 90% людей в возрасте от 12 до 20 лет, имеющих доступ к интернет-соединению, подключены круглосуточно и считают, что общаться в Интернете легче, чем писать реальные письма или сообщения.
Социальные сети подняли поток общения в интернете, как никогда раньше. Мгновенные сообщения, чаты, электронная почта, публикации, твиты, много активности происходит в Интернете, который мы инициируем или отвечаем.
Письма уже давно заняли место бумажной почты в нашей повседневной жизни. Настольный компьютер / ноутбук, подключение к Wi-Fi или ключ, и вы готовы к работе. И скорость является дополнительным активом.
За последнее десятилетие электронная почта стала предпочтительным способом связи с людьми, находящимися на расстоянии друг от друга. Почему расстояния, некоторые из нас даже по электронной почте люди, живущие в доме рядом с нами! И до того, как мобильные приложения обмена сообщениями вступили во владение, электронная почта была единственным способом, которым мы могли запланировать пикники, встречи, вечеринки или поделиться фотографиями или информацией с нашими друзьями или семьей.
Большинство из нас знает, как отбрасывать дружественные электронные письма, и предпочитают это как более быстрый и удобный способ написания писем. И тот факт, что эти неофициальные электронные письма не следуют установленным правилам грамматики или композиции, добавил в их популярности в немалой степени. Вам не нужно тратить время на размышления о том, как отправить почту вашей банде из колледжа или соседям; ты просто пишешь.
Но профессиональные электронные письма - это совсем другая игра с мячом. Хотя они менее формальны, чем печатная заметка или письмо, они, тем не менее, организованы по своему тону и фактуре и следуют правилам грамматической правильности.
Прежде чем мы перейдем к деталям написания эффективного профессионального формата электронной почты, позвольте мне рассказать вам о некоторых возможных целях такого официального общения.
Вы можете написать профессиональные электронные письма для -
- Подача заявления на должность, стипендию или грант
- Запрос разрешения или услуги
- Предоставление или запрос информации
- Запрос действия на что-то
- Отвечать или признавать официальное сообщение
- Писать о какой-то проблеме, к которой вы сильно относитесь
- Жаловаться на услугу или продукт
Это только ориентировочные; Причины написания официальных писем могут быть исчерпывающими.
Поскольку все эти ситуации связаны с авторитетом и должностью, само собой разумеется, что тон и язык должны тщательно контролироваться. Короче говоря, время подумать о ваших Ps и Qs.
Итак, давайте приступим к медным гвоздям. Как вы собираетесь структурировать и составить электронное письмо таким образом, чтобы оно было одновременно привлекательным и эффективным? То есть, как вы получите свою точку зрения?
Давайте повторим семь С общения:
- Полнота: Ваше сообщение должно быть полным с указанием необходимых деталей и указанием цели
- Лаконичность: это должно быть точно, не бродить без необходимости
- Ясность: твоя цель должна быть понятна
- Конкретность: сообщение должно быть конкретным, с подтверждающими фактами и доказательствами
- Согласованность: должен иметь смысл
- Вежливость: необходимо помнить о вежливости и взаимности
- Правильность: в сообщении не должно быть грамматических ошибок
Поэтому, учитывая вышеприведенные критерии, ваша электронная почта должна быть четким, полным, связным документом, который в идеале не должен требовать дополнительной почты с пояснениями и инструкциями.
Легче сказать, чем сделать, не так ли? Сколько раз вы садились, чтобы составить одно точное письмо, а потом находили, что оно грубое и грубое, скулило или бессмысленно? Я уверен, что все мы столкнулись с такой дилеммой: быть четким и прямым или быть вежливым и обходным.
7 советов по совершенствованию вашей профессиональной электронной почты
Итак, давайте начнем с основ.
-
Мысленно подтвердите цель вашей почты
Для чего ты пишешь письмо? Что вы хотите, чтобы получатель делал? Если вы ясно представляете себе ожидаемый ответ, на который нацелено ваше электронное письмо, вы можете составить свое сообщение, помня об этом.
Позвольте мне привести пример.
Скажем, Дороти хочет, чтобы ее декан колледжа дал ей рекомендацию на стипендию. Ее цель в написании электронного письма - напомнить Дину о ее авторитете в качестве студента, ее успеваемости в колледже и ее общей искренности. Теперь она должна заявить обо всем этом по почте, не хвастаясь тем, что хвастается собой, и не выглядит слишком напористой. Она также должна попросить своего декана написать рекомендательное письмо в течение определенного времени. Таким образом, цель ее электронной почты будет:
- а) Заявление о ее полномочиях в качестве студента
- б) информирование декана о стипендии, на которую она претендовала
- в) Получение рекомендации в такую-то дату
Как только ей ясно в голове, что она хочет, она может соответственно составить письмо.
Кроме того, проанализируйте свой читатель. Кто он? Какова реакция читателя на чтение вашей почты? Сформируйте свою почту на основе этого анализа.
-
Решая тему
Допустим, вы отправляете заявку на работу.
«Открытие вакансии» или «Стажер по маркетингу» в строке темы слишком расплывчато, когда вы отправляете заявку по электронной почте. Вы должны указать должность, на которую вы претендуете, вместе с отделом, департаментом или местом размещения, если они были указаны в объявлении о найме, в строке темы.
Думайте об этом как однострочное резюме вашей электронной почты. Субъект сообщает получателю, какова ваша цель отправки почты. Он также запрашивает конкретные действия, такие как:
« Участие в семинаре ___________ (тема) в _________________ (место проведения) __________ (дата и время) »
Или
« Ремонт и обслуживание настольных компьютеров - запрос цен »
Такие заголовки в строке темы информируют получателя о необходимых деталях и следуют правилам ясности и краткости, обсужденным ранее.
-
Приветствие и Приветствие
Помните уроки вежливости и вежливости, преподанные нам в начальной школе? Да, они актуальны даже сейчас. Профессиональный адрес электронной почты всегда должен начинаться с приветствия.
« Уважаемый сэр или мадам (в зависимости от обстоятельств) » или « Здравствуйте, миссис Мерчант (если вам известно имя получателя)»
Когда мы пишем электронное письмо (неофициальное письмо), мы сразу получаем точку, избавляясь от необходимости использовать P и Q с друзьями. Но профессиональные электронные письма не являются полными без надлежащего приветствия, сопровождаемого приветствием или вежливым открытием, таким как:
« Спасибо за ваше приглашение »
Или
« Теплый привет »
Или
« Мы принимаем вашу жалобу и сожалеем о ваших неудобствах »
Помимо, так сказать, ломки льда, такое открытие также признает читателя почты важным человеком.
-
Составление письма
Это технически самая сложная часть работы, так как это суть дела. Ваше электронное письмо должно соответствовать правилам грамматики и иметь начальный, основной раздел и заключительный раздел. Первый раздел относится к предыдущей переписке или действию, если таковое имеется. В нем также указана цель написания письма.
Помните, что в эти дни руководители получают почту от грузовиков, и прочитать все это невозможно. Большинство профессионалов просматривают тему и вводный раздел писем, заслуживая дальнейшего изучения, только если они находят это информативным и актуальным.
Так что не ждите до последнего параграфа, чтобы заявить о своей цели. Скорее всего, читатель сдастся, прежде чем они достигнут этого раздела. Именно поэтому краткость и краткость так важны. Справочная информация важна, но, пожалуйста, будьте краткими. Подойди к делу, как только сможешь.
Используйте маркеры, если в вашем электронном письме много фактических данных или информации. Это легче пройти.
Выделите соответствующие области . Прочитав эти разделы, вы должны сказать читателю, чего вы хотите.
Не будь смутным. Четко сформулируйте, что нужно сделать. Несмотря на то, что нельзя четко прописать термины в заявках на работу или запросить гранты, напомните читателю, для чего вы пишете.
Ваше письмо должно быть кратким и полным одновременно. Похоже, высокий заказ? Не за что.
- Просто составьте список пунктов, которые будут включены в почту.
- Обратитесь к списку, чтобы убедиться, что вы включили все пункты.
- Проверьте на многословность. Удалить лишнюю информацию.
- Убедитесь, что электронная почта не попадает на страницы. При необходимости предоставьте вспомогательную информацию во вложениях (подробнее об этом позже в этом посте)
- Убедитесь, что ваша электронная почта не требует дополнительной информации в последующих письмах. Попробуй составить по почте полную переписку сам по себе.
Обязательно открывайте и закрывайте почту вежливо. После завершения закройте письмо с надписью « С наилучшими пожеланиями » или « Спасибо и с уважением », или с обычным « С уважением », за которым следует ваше имя. Если возможно, добавьте свою подпись перед своим именем.
Когда закончится сочинение, дайте себе по спине! J
Вы закончили с трудной частью. То, что остается сейчас, это пересмотр и редактирование, а также предоставление подтверждающей информации.
-
Используйте вежливый язык и будьте к сути
Помните «C» лаконичности и вежливости? Формальное общение должно быть вежливым и безличным.
« Мы хотели бы сообщить вам, что последняя дата подачи заявок - 20 октября 2015 года. Пожалуйста, присылайте свои заявки в течение этой даты. Разве это не звучит вежливо и ясно? Также указывается действие, которое необходимо предпринять в течение указанного времени.
Сделайте черновик своего электронного письма и прочитайте его, ставя себя на место получателя. Вы звучите вежливо и вежливо? Вы даете все необходимые детали? Ваше сообщение к сути? Вы звучите серьезно? (Red Alert! Случайность в порядке с друзьями, не в профессиональном сценарии, особенно когда вы пишете по электронной почте кому-то, кого не знаете как человека). Так что лучше возьмите несколько советов по написанию писем, прежде чем начинать писать письма.
Прочитайте и проверьте свою почту на предмет возможных грамматических и орфографических ошибок и упущений в информации. Если это возможно, попросите третьего человека прочитать и дать отзыв. Объективный глаз часто может указывать на то, что вы, как вовлеченная сторона, не могли видеть.
-
Предоставление копий
Если ваша электронная почта требует согласования или одобрения со стороны других отделов или должностных лиц, не забудьте пометить их копию (cc). Также отправьте себе чистую копию (bcc) для дальнейшего использования.
Однако будьте осторожны, не снимайте копии с посторонних людей. Это, скорее всего, произойдет, когда мы отвечаем на групповые письма; мы часто нажимаем кнопку «ответить всем» вместо того, чтобы отвечать только отправителю.
В этот век информационной перегрузки последнее, что профессионал хочет иметь, это переполненный почтовый ящик с множеством несвязанных почтовых копий, помеченных ему / ей. J
-
Добавление вложений
Если вы отправляете заявление о приеме на работу или информационное письмо, вам необходимо приложить соответствующий документ к письму. Письмо без соответствующего вложения - это как конверт без письма!
Много времени теряется, когда письма приходят без вложений. Получатель либо откладывается по прошествии времени, либо должен написать обратно с просьбой отправить необходимую информацию. Затем отправитель отправляет еще одно письмо с тем же.
Итак, теперь вы все готовы и сядете писать. Позвольте нам пересмотреть формат для вашей готовой ссылки :
- Кому: почтовый идентификатор получателя
- От: Идентификатор отправителя
- Копия: (Копировать в)
- Тема письма
- приветствие
- Тело памятки
- закрытие
- Подпись и / или имя отправителя
Это грубый формат; Вы можете импровизировать, знакомясь с процессом.
Прежде чем закончить, позвольте мне еще раз ознакомиться со спецификациями:
- Используйте краткую описательную строку темы
- Приветствуйте получателя словами «Уважаемый мистер / мисс…» или «Привет…»
- Будьте точны и точны
- Не используйте случайный язык, будьте формальными
- Закройте правильно ваши инициалы / имя / подпись
- Копировать заинтересованным лицам
- Поддержка с необходимыми вложениями
Так что теперь, когда у вас есть достаточно информации, пишите (или, скорее, нажимайте), ребята! ?
Желаю всем удачи!
Связанные Курсеры: -
Email маркетинг обучение
Создайте мощную целевую базу данных электронной почты