Правила этикета электронной почты
Ожидается, что даже в наш век информационных технологий и быстрых электронных коммуникаций каждый человек будет следовать определенным кодексам и этическим нормам при взаимодействии с компьютером или любым другим гаджетом. Одно и то же правило этикета электронной почты применяется ко всем, независимо от того, являетесь ли вы работающим профессионалом, правила этикета электронной почты для предпринимателя или студента. На самом деле, существуют различные источники электронного общения, такие как электронная почта, Facebook, Twitter, Skype и многое другое. Несомненно, правила этикета электронной почты на рабочем месте считаются одним из наиболее распространенных и эффективных способов общения. Сегодня правила этикета электронной почты на рабочем месте не ограничиваются только отправкой важной части сообщения, но его окружность расширилась до гораздо более широкой границы. На самом деле, согласно опросу, число пользователей идентификаторов электронной почты неуклонно растет с ростом числа интернет-пользователей.
Но в последнее время, к сожалению, правила этикета электронной почты для бизнеса попадают в зону угрозы с использованием грязного языка. Кроме того, было довольно много случаев, когда они были полностью неверно истолкованы из-за огромного коммуникационного разрыва. Более того, справедливо предлагается, чтобы никто не отправлял электронное письмо, когда вы раздражены или развили плохие чувства по отношению к кому-либо. Это может еще больше осложнить проблемы, если не разобраться в течение времени или если электронное письмо отправлено неправильно. Это в конечном итоге создает негативное влияние и показывает, что вы непрофессионально.
Важные основные правила этикета электронной почты
Вот некоторые из правил этикета электронной почты, которые люди часто игнорируют или обычно не соблюдают.
Правила этикета электронной почты # 1. Все шапки
Всякий раз, когда вы пишете какое-либо письмо, формальное или неформальное, вы должны знать, что ваша блокировка Caps не включена. Вообще говоря, не очень хорошо составлять тело письма, состоящее из всех печатных букв. В профессиональном смысле эта ошибка обычно известна как «крик». Кроме того, письмо становится почти неразборчивым. Однако, если вы действительно хотите попробовать что-то новое и перейти на новый стиль шрифта, тогда вы можете использовать все слова в нижнем регистре. На самом деле, этот стиль становится популярным в наши дни. Но правильный подход к написанию письма - это печатать информацию обычно, не используя слишком много стилей шрифта. Вы можете выделить / выделить жирным шрифтом или подчеркнуть важную часть вашего сообщения.
Правила этикета электронной почты № 2. Отправка электронной почты без вычитки
Другая ошибка, которую обычно совершают люди, - это отправка электронного письма без чтения того, что они на самом деле написали Возможно, вы набрали очень важную электронную почту очень тщательно, но вы должны привыкнуть проверять содержимое, прежде чем нажимать кнопку «Отправить». Ваша почта может иметь орфографические или грамматические ошибки, которые приведут к плохому впечатлению. Не будьте неряшливыми при написании, даже если это не официальное сообщение. Корректура или редактирование становятся еще более важными, если ваша почта имеет функцию автозамены. Повторное прочтение гарантирует, что вы упомянули все важные моменты в своей почте и не забыли приложить любой необходимый документ, если таковой имеется.
Правила этикета электронной почты № 3. Ошибка в отношении форвардов
Вы будете немного удивлены, узнав, что факт остается фактом: люди не следуют обычаям даже при пересылке электронных писем кому-либо. На самом деле, «форварды» обычно делятся на три категории:
-
Поддельные электронные письма, содержащие ложные обещания
Таким образом, вы могли встретить много поддельных писем, которые содержат ложные обещания. Например, он может попросить вас переслать информацию многим людям, утверждающим, что она предложит вам денежное вознаграждение в размере определенной суммы за выполнение этой задачи. Пожалуйста, остерегайтесь таких писем!
-
Письма, содержащие картинки и интересные факты
Есть много электронных писем, которые содержат милые изображения животных, младенцев или любого другого интересного объекта, и отправитель просит вас переслать больше людей. Кроме того, он также может содержать интересные факты и информацию по любому вопросу. Однако, будьте очень внимательны, прежде чем правила этикета по электронной почте на рабочем месте, для чего переадресовать его кому-то.
-
Нежелательные письма или спам
Обычно они отправляются хакерами для поиска жертв. Они рассылают электронные письма большому количеству людей во имя Богов и Богинь. Например, вы можете получить письмо из неизвестного источника, в котором вас просят переслать его от имени любого индуистского бога или Иисуса Христа.
Вы должны быть очень бдительными и осведомленными при работе с такими поддельными электронными письмами. Вы должны следовать простым инструкциям, приведенным ниже:
- Пожалуйста, не пересылайте нежелательную почту или спам даже по ошибке
- Если вы очарованы картинкой, видео или содержанием электронного письма и действительно хотите переслать его, не забудьте отправить его только в личную заметку.
- Вы можете проверить местонахождение электронной почты на сайтах мониторинга, таких как Snopes.com.
- Не пересылайте электронные письма всем, кто есть в вашей адресной книге.
Правила этикета электронной почты # 4. Преувеличивание содержания или сокращение его длины
Некоторые люди имеют обыкновение преувеличивать или излишне разрабатывать пункт, когда они составляют правила этикета электронной почты на рабочем месте. Пожалуйста, избегайте таких практик, так как это не всегда приятно для глаз. Избегайте использования длинных предложений; вместо этого напишите в точку и в короткие абзацы. Использование маркеров и цифр всегда обнадеживает, так как их легко понять. Вы можете выделить жирным шрифтом или использовать курсив, чтобы выделить важные аспекты.
С другой стороны, это не значит, что вы можете выбрать кратчайший путь для передачи вашего сообщения. Это более применимо и важно, особенно когда вы отвечаете на любой почтовый этикет. Не отвечайте только одним словом. На самом деле, эти правила этикета электронной почты для бизнеса часто нарушаются, если человеку приходится отвечать утвердительно или отрицательно. Письмо становится довольно резким и выглядит неловко. Теперь, почему важно следовать этой схеме? Ответ заключается в том, что каждое письмо имеет определенный тон и должно строго соблюдаться при написании. Так что ответьте, написав полное предложение.
Правила этикета электронной почты № 5. Примите сложный подход при составлении
Ну, это правда во многих контекстах. Часто люди не обращают внимания на тон или язык, когда они пишут электронную почту. Результат; они заканчивают тем, что пишут на очень сложном языке, который довольно трудно понять. Конечно, следует избегать употребления жестких слов. Скорее ваш подход должен быть простым. Язык должен быть спокойным, который любой может легко понять. Однако при этом вы должны помнить, к кому вы обращаетесь по почте. Составьте ваши факты в организованном порядке. Будьте осторожны при использовании правильных знаков препинания.
Правила этикета электронной почты № 6. Принятие тотального неформального подхода
Теперь это то, что было найдено в нескольких правилах этикета электронной почты на рабочем месте. Иногда люди становятся слишком неформальными в своем подходе, который затем начинает отражаться в их тоне сообщения. Ну, это во многом зависит от типа отношений между отправителем и получателем. Однако, как бы то ни было, суть в том, что вам нужно следить за уровнем неформальности, если вы не обращаетесь к кому-то особенному. Вы должны быть осторожны с использованием причудливых шрифтов, цветных текстов и сокращенных текстов SMS, таких как «u» для вас или «ur» или ваш и т. Д.
Правила этикета электронной почты # 7. Отправка или ответ на групповые электронные письма
Много раз вам необходимо отправить групповые электронные письма. Здесь вы также должны быть осторожны в своем подходе, чтобы не попасть в зону трудностей. Всегда проверяйте, что вы используете опцию поля BCC при отправке сообщения многим лицам. Преимущество этого состоит в том, что вы можете скрыть адреса электронной почты других лиц, которым вы отправляете. Любой человек не сможет выяснить, сколько человек получили одно и то же письмо. Эта практика обычно применяется компаниями, когда они вызывают нескольких кандидатов на собеседование.
Таким же образом, если вы отвечаете на групповую электронную почту, вы можете избежать раскрытия адресов электронной почты других лиц. В этом случае вы можете использовать поле CC. Тем не менее, будьте очень уверены и осторожны, прежде чем использовать этот инструмент.
Правила этикета электронной почты № 8. Объединение профессионального и личного
Большинство рабочих правил этикета электронной почты для бизнес-профессионалов имеют два отдельных электронных адреса: одно - личное, а другое - это электронное письмо компании, которое содержит только официальные сообщения. Тем не менее, некоторые люди используют свой офисный почтовый идентификатор для отправки личного сообщения своим друзьям или родственникам. Это никоим образом не приемлемо и является полным нарушением правил этикета электронной почты на рабочем месте и кодекса поведения. Даже если вы хотите поделиться интересным видео, анекдотом или любой другой информацией в личной заметке со своими коллегами по офису, всегда используйте ваш личный почтовый адрес. Многие правила этикета электронной почты для бизнеса очень строги в этом примечании, и любое нарушение на этом фронте может привести к наказанию человека. Кроме того, убедитесь, что вы не отправляете электронные письма NSW (не безопасно для работы) с идентификатором компании. Отправка нежелательных видео или контента может привести к отчислению сотрудника.
Правила этикета электронной почты № 9. Отправка «Нежных Напоминаний»
Если вы внимательно заметили, на самом деле в мире электронной почты популярна очень популярная фраза, известная как «Нежное напоминание». Этот термин обычно используется, особенно в теме письма. Как следует из названия, отправитель фактически напоминает получателю о чем-то, например, о внесении оставшейся суммы платежа и т. Д. Но иногда сообщение фактически неверно истолковывается. Многие правила этикета электронной почты для бизнеса воспринимают это как оскорбление, потому что им что-то напоминают. Поэтому, даже если вам нужно отправить кому-то напоминание, будьте осторожны с языком и тоном.
Правила этикета электронной почты # 10. Отправка мега файлов
Интересно отметить, что люди не только нарушают правила этикета электронной почты на рабочем месте при составлении содержания своего сообщения, но даже когда они прилагают документ в поддержку своей статьи. Да, это может показаться абсурдным, но присоединение любого документа или файла размером 10 МБ или более считается нарушением поведения. Таким образом, серверы не могут выдержать давление такого большого документа. Такие вложения в любой форме трудно отправить и могут создать беспорядок в папке входящих сообщений квитанции. Однако, если вам нужно отправить файл большого размера, тогда лучше выбрать онлайн-сервисы, такие как Dropbox, Hightail или DropSend.
Правила этикета электронной почты # 11. Написание неполной строки темы
Верите ли вы в это или нет, но строка темы считается одной из самых важных частей любого электронного письма. Получатель письма сначала заметит строку темы письма, потому что именно так она видна в его почтовом ящике. Именно на эту тему ваш получатель будет понимать, о чем все это сообщение. Поэтому важно написать полный и содержательный предмет, а затем прийти к остальной части тела. Неправильная строка темы показывает вашу заинтересованность в передаче сообщения получателю.
Правила этикета электронной почты # 12. Начало и подписание электронного письма
Начало письма отражает тон и язык остальной части тела. Только писать привет или просто привет звучит немного абсурдно. Если вы знаете имя человека, вы можете обратиться к нему по имени, а если нет, просто написать Уважаемый сэр или мадам. Если вы обращаетесь к своему старшему, вы не можете начать с Hello Sir. Если вы обращаетесь к какому-либо лицу с просьбой явиться на собеседование, вы можете отослать его по имени или просто написать «Уважаемый кандидат».
Точно так же, когда вы закрываете почту, не пишите «Спасибо» без необходимости, если только вы не попросите человека оказать вам услугу. На самом деле, «С уважением» является более подходящим и подходящим словом, чтобы подвести итог всего обсуждения почты.
Правила этикета электронной почты # 13. Принимая Свое Сладкое Время, чтобы Ответить
Это плохая привычка, особенно если вы связаны с профессиональным миром. Есть люди, которые берут роскошь отвечать на электронные письма, прося у них какую-то информацию, даже когда они знают ответ. Они просто отвечают в самый последний момент или когда получают электронное письмо с напоминанием. Конечно, вы должны относиться к электронным письмам исходя из их достоинств, но, по крайней мере, ответьте ответом по теме или проблеме.
Заключение правил этикета электронной почты:
Важно избегать практики, когда вы нарушаете правила этикета электронной почты для бизнеса. При составлении электронного этикета на рабочем месте следует соблюдать кодекс поведения, который отражает вашу подлинность и искренность.
Связанные курсы
В этом посте мы обсудим некоторые правила этикета электронной почты, которые люди часто игнорируют или не соблюдают. Здесь мы обсудим важные основные правила этикета электронной почты на рабочем месте.
- Основы электронной этики обучения
- Email маркетинг обучение
- CRT: 05 - Электронный этикет