Эффективная коммуникация - коммуникация в ИТ-проектах формирует ключевой мост между идеями и их реализацией. Но общение вскоре может превратиться в недопонимание в считанные секунды. Эффективное общение, по-видимому, является необходимостью для руководителя ИТ-проекта, который хочет понять все правильно, когда речь идет о том, как, когда, почему и где общение. Прогресс проекта определенно зависит от того, как происходит коммуникация проекта, потому что только через общение вы можете передавать информацию из одной точки в другую.
Источник изображения: pixabay.com
Многое можно сказать о способности руководителя ИТ-проекта руководить, управлять и успешно координировать весь маршрут проекта с помощью коммуникационного плана или стратегии. Именно эта коммуникация, очевидно, может сделать или сломать этот проект или измерить его эффективность в масштабе бизнеса. Для проекта, предназначенного для разных людей из разных слоев общества, обладающих разными наборами навыков, чем плавнее план общения, тем лучше он для проекта и его успеха. Думайте об этом как о клее или адгезиве, который скрепляет различные аспекты фаз проекта; больше похоже на фундамент, чем на коммуникационные барьеры.
Коммуникация должна быть обработана надлежащим образом, чтобы получить максимальный потенциал определенного плана проекта. Вы когда-нибудь слышали о различиях между заинтересованными сторонами, которые привели к серьезным ссорам и роспуску проектов? Большинство из этих случаев и сценариев возникают с основным виновником недопонимания. Теперь это то, что вы не хотели бы для вашей команды и проекта в качестве менеджера проекта.
В условиях глобализации существуют проекты, которые расширяются за рубежом и нуждаются в надежном механизме и планировании всей их коммуникации, который должен быть настолько быстрым и мощным, чтобы между ними не было разрыва. Итак, здесь есть лакомый кусочек для всех, кто хочет добиться успеха и добиться успеха в качестве эффективного коммуникатора на фронте управления проектами.
Да, нам нужно эффективное общение в рамках ИТ-проектов!
Всегда есть одна задача, которая останавливает весь процесс вашего проекта и требует от вас времени и пространства, чтобы вернуть проект в нужное русло. Но, если об этом конкретном сценарии не думали раньше, или если об этом не думали, но не упоминали другие заинтересованные стороны о том, как с ним бороться, он, безусловно, создает другой шум.
Думайте о проекте как о доме, построенном с использованием игральных карт. Одно неверное движение или расположение, и кирпичи рушатся. Иметь прочную основу, и это не крутой холм от вашего неудачи. И эта основа, очевидно, это общение.
Источник изображения: pixabay.com
Благодаря общению ваше планирование лучше, сбор требований лучше, реализация лучше, и ваш проект продвигается гладко.
Коммуникация, кажется, является одним из наиболее недооцененных факторов управления проектами и планирования, и часто не учитывается на последнем этапе. Это накапливает работу и с галочкой! он не может получить абсолютно никаких результатов от вашей тяжелой работы и стойкости. Это то, с чем я имел дело, и я говорю из личного опыта.
Я осознал важность эффективного плана развития навыков общения с самого начала и до конца проекта.
Преимущества эффективного общения
Эффективные навыки общения могут сэкономить вам и вашему бизнесу время, деньги и усилия, вложенные в проект, который вы предпринимаете.
Треугольник управления проектами
Эти три аспекта треугольника управления проектами являются ограничениями, определяющими успех проекта. Все это важно и должно быть правильно сбалансировано. Каждое ограничение при сдвиге должно влиять и влиять на два других фактора.
Источник изображения: pixabay.com
Когда масштаб увеличивается, увеличивается и время и стоимость, намеченные для проекта. Если время сжато и жестко, это ограничивает масштаб проекта, но увеличивает стоимость. И, наконец, если бюджет ограничен, стоимость снижается, а объем сокращается.
С этими изменениями, постоянно происходящими на каждой стадии проекта, эффективная коммуникация может быть точками, которые объединяют ограничения, чтобы получить желаемый баланс.
Отслеживание этапов
Вы являетесь руководителем проекта с самого начала, но вы не можете получить полную картину того, что происходит с вашим проектом, поскольку описания, упомянутые в системе отслеживания проблем, просто вводят в заблуждение и не позволяют вам принимать решения. Звучит знакомо?
Вот где эффективное деловое общение помогает спасти рабочий день и помогает вам следить за тем, что необходимо сделать.
Предполагается, что ваша электронная почта должна поздравить вашу команду с достижением важной вехи, но похоже, что ваша почта не важна в строке темы, которая появляется в папке «Входящие» каждого. Вам некуда идти, кроме как обратиться к эффективному общению.
Режимы, способствующие эффективному общению
- Эл. почта
- Инструменты и системы
- Встречи
Этот список не сложен, но они составляют суть эффективных советов по коммуникации - простота.
Электронная почта - это основное средство как внутренней, так и внешней коммуникации. С самого появления Интернета электронные письма постоянно расширялись и развивались, чтобы оставаться верными эффективному информационному элементу любой транзакции.
Источник изображения: pixabay.com
Но, несмотря на всю пышность и парад, многие до сих пор не знают, как базовое использование электронной почты может привести к прогрессу ваших ИТ-проектов. Тема, являющаяся первым пунктом для обсуждения; при работе с ИТ-проектами ваша тема должна быть:
- Краткий и ясный
- краткое
- Способный передать цель почты
- Способен идентифицировать проект
Строка темы похожа на вашу ключевую фразу и может определить, собирается ли ваша команда сэкономить эти минуты на чтении содержимого письма или нет.
Далее в очереди идут получатели. Поле To, Cc, Bcc должно содержать идентификаторы, принадлежащие нужным людям, и не должно попадать в список рассылки, если оно не относится ко всем в этом списке.
Источник изображения: pixabay.com
Наконец, убедитесь, что вы получаете все на почту: транзакции и обсуждения встреч и протоколы. Он должен быть официальным, а форма почты - официальной формой общения.
Инструменты и системы - мы использовали их для отслеживания задач современного проекта, напоминаний, совместной работы, обмена и всех форм коммуникации. В настоящее время бизнес-приложения набирают обороты, а их интеграция с почтовыми клиентами значительно упростила работу всех руководителей проектов и членов проектных групп. Но, как руководители проектов, вам необходимо использовать эти устройства эффективных средств связи, чтобы вы могли более эффективно маневрировать в своем проекте.
Руководители проектов, занимающиеся ИТ-проектами, тонут в проблемах, возникающих нереально, что приводит к задержке или отсутствию сообщения об ожиданиях вообще. В то время как у вас есть хорошая электронная почта, чтобы держать вас в курсе или помогать отслеживать текущую деятельность вашего проекта, в случае более крупных проектов это просто не представляется возможным. В такие моменты для менеджера проекта важно инвестировать в более совершенные инструменты управления проектами, которые связывают и обеспечивают связь между различными внешними и внутренними заинтересованными сторонами, вовлеченными в ваш проект.
Источник изображения: pixabay.com
При использовании таких систем вам необходимо учитывать следующие аспекты:
- Заголовок - убедитесь, что в заголовке есть все. Заголовок должен быть максимально описательным для всех, кто находится в рамках проекта.
- Категория - Отметьте и укажите категории для ваших задач, которые необходимо выполнить. Устанавливайте приоритеты и сообщайте, на какие задачи нужно смотреть более четко, чем на другие.
- Проблемы - Убедитесь, что вы отслеживаете их эффективно, чтобы ваш проект не блокировал следующую задачу в очереди, и убедитесь, что вы достаточно общаетесь через систему, чтобы конкретная задача была заблокирована, чтобы уступить место другой более неотложной задаче.
- Описание. Будьте максимально описательными в своей категории описания. Используйте ссылки, изображения и диаграммы, чтобы быстро передать идею или сообщение.
- Комментарии - Обязательно прокомментируйте все события, чтобы все в этой категории знали о них. Комментарии должны даже детализировать словесное общение или телефонный разговор «как мы обсуждали…».
Встречи - эти собрания интеллектуалов, чтобы «обсудить» и «разобраться» в проблемах, имеют некоторый дурной вкус, поскольку это потребовало бы долгих часов заключения в зале заседаний и, чего некоторые совершенно боятся, в конечном итоге не принесло результатов. Такие встречи встречаются и были распространены из-за того, что эффективное общение на рабочем месте не было оказано.
Взять, к примеру, встречи по обновлению статуса. На этих собраниях толпа людей обсуждает и делится своими битами выполненных и ожидающих выполнения задач, по очереди, в то время как остальные обычно либо просто ждут своей очереди, либо им совершенно скучно. Это означало бы, что люди на самом деле тратят много времени на ненужные встречи и не полностью используют предоставленное им время, что приводит к потере ресурсов.
Чтобы противостоять этому, гуру управления проектами разработали ряд различных собраний, которые, в некотором смысле, приводят в действие одну и ту же цель собрания, не приводя к потере чего-либо (времени, денег или усилий). Давайте посмотрим на это:
SCRUM - В Agile Framework проекты разбиваются на части, и каждая часть получает спринт для выполнения, который обычно длится неделю или две. В течение этого времени недостаточно эффективно проводить длительные встречи, чтобы получать обновления. Таким образом, SCRUM, 10-минутная встреча с участием ScrumMaster, заставляет каждого члена команды прояснить:
- Какие задачи были выполнены вчера?
- Что намечено на сегодня?
- Возникшие проблемы
Источник изображения: pixabay.com
Затем ScrumMaster сообщит руководителю проекта об общих обновлениях и состоянии проекта. Это эффективный и бережный подход ко всем используемым процессам.
Встречи один на один - эта форма встречи будет использовать время лидера команды, но, тем не менее, будет эффективной. Один на один эффективны по следующим причинам:
- Регулярно намечено в определенное время
- Стандартная 30-минутная продолжительность
- 10 минут для них, чтобы сообщить вам о своих взглядах на ход проекта
- 10 минут для ваших обновлений о них и их работе
- 10 минут для плана развития и вещей, которые будут обсуждаться на следующей встрече
Источник изображения: pixabay.com
- Сосредоточиться на работе и производительности члена команды
- Избавьтесь от поведенческих промахов
- Регулярное отслеживание планов развития
- Проводится в частном порядке
Связь 101
Вот несколько моментов, чтобы помнить то, что мы передали:
- Сделайте ваше общение кратким и лаконичным, поскольку в ИТ-проектах мы имеем дело с людьми, занимающимися творческой работой, которые требуют много времени. Например, кодирование и проектирование.
- Ясность в цели и предметных линиях необходима.
- Каждая минута важна, и время должно быть эффективно использовано.
- ПОЦЕЛУЙ - Сохраняй это простым, глупым.
- Придерживайтесь общего словарного запаса и избегайте использования длинных и утомительных слов.
- Держите все это на электронной почте. Устные или обсуждаемые темы.
- Использование диаграмм и изображений выдают за хорошие визуальные коммуникаторы.
- Организуйте точные встречи. Имеют фиксированную повестку дня и протоколы собрания должны быть отправлены после заседаний.
- Используйте доску, чтобы записать объявления и задачи, так как электронная почта может остаться незамеченной.
- Вовлекайте только тех людей, которые нужны в ваших письмах и встречах. Вы не хотите тратить время других.
- Четко читайте уведомления или письма, приходящие к вам, чтобы понять их.
- Используйте системы управления проектами, которые ориентированы на команду и способствуют сотрудничеству.
- Держите под контролем свой проект и убедитесь, что вы знаете все, что происходит.
- Решения должны быть изложены четко и с правильными и точными данными.
- Слушайте членов вашей команды.
Распространяя слово
Коммуникация является тем ключевым элементом, который должен лежать в основе всего жизненного цикла проекта. С каждым происходящим изменением четкий и тщательный коммуникационный план в начале проекта может помочь ИТ-менеджерам выявлять лучших в своей команде, устранять недостатки и растраты и беспрепятственно продвигаться до конца.
Члены вашей команды должны знать, что вы вкладываете много времени и усилий в то, чтобы координация была блестящей, и они никогда не потеряются в море слов. Менеджеры проектов, примите этот вызов как возможность, и вы увидите, как простое исправление коммуникации может иметь огромное значение для проекта и его работы.
Нравится? Ненавидеть это? Дайте нам знать, что вы узнали из этого поста в блоге, и что вы думаете о том, что мы пропустили. Распространите обучение!
Рекомендуемые статьи
План проекта или План управления проектом