«Коммуникация - это ключ к прочным отношениям, основанным на взаимопонимании и взаимопонимании, а план коммуникации - инструмент для этого».
разработать эффективный план коммуникации - мы, как люди, движимы общением, которое является источником нашей жизни и деятельности, а также предприятиями и их плодотворными творениями, стратегиями или идеологиями, которые они хотят представить своей аудитории или внутри свои корпоративные или не корпоративные круги.
Эта интенсивность проекта побуждает эти организации к принятию коммуникационных планов, в которых будет подробно рассказываться о них, их тематических предложениях и схемах.
Что такое коммуникационный план и почему он так необходим?
План коммуникации - это стратегически ориентированный письменный документ, в котором представлены цели и задачи компании, а также осуществляемая ими деятельность или проекты.
Можно также сказать, что это информативная статья, которая объясняет заинтересованным сторонам и заинтересованной команде, на что нацелена компания и ее планы на будущее.
Следующие компоненты составляют коммуникационный план:
- Цели и задачи
- Процесс и план действий
- Список заинтересованных сторон или команды, вовлеченной в проекты
- Выяснение людей, которым должен быть адресован план общения?
- Как вы собираетесь оценивать прогнозируемую прибыль?
Сообщение может быть в любой форме: электронное сообщение, печатные публикации, материалы для конференций, опросы, инструменты маркетинга или продаж, выступления и т. Д., Чтобы позволить руководителям проектов или руководящей группе планировать свой проект в соответствии с ожиданиями компании и реализовывать их целевые цели.
Они могут установить желаемый стандарт и тон общения, чтобы задать определенный темп проекта и согласованный рабочий процесс. Это также помогает планировщикам проектов устанавливать свои приоритеты и оптимально использовать ресурсы.
Поскольку уместным является коммуникационный план, не менее важным является способ его разработки, вдохновленный потребностями юридических лиц.
Советы по разработке эффективного плана общения!
Изучите тенденции коммуникации и проведите аудит ваших исследований:
Узнайте о тенденциях коммуникации в вашей организации. Некоторые организации нанимают фирмы, чтобы разобраться, что происходит, но эти расходы могут быть бременем для бюджета вашей компании.
Таким образом, вы можете немного сэкономить, изучая себя, как общаются другие в организации, как они взаимодействуют и выполняют свои повседневные действия и получают ли они конкретные результаты?
Чтобы получить ответы, вам нужно назначить встречу и провести мозговой штурм с вашими сотрудниками и менеджером, чтобы найти результаты или любые недостатки или проблемы, которые могут помешать их процессу общения.
Выберите человека, который будет руководить
Перед началом фактического процесса очень важно найти представителя, который будет инициировать процесс коммуникации и сформулировать план коммуникации. Он должен соответствовать следующим критериям:
- Он должен быть всегда готов к сотрудничеству, координировать действия с другими членами команды и сотрудниками и устанавливать планы и цели общения.
- Он должен уметь распределять время и персонал для удовлетворения потребностей в коммуникации.
- Иметь возможность определить необходимую систему связи, ее эффективность и влияние, которое она может оказать.
- Он должен привлекать оценщика, а также других к разработке и пересмотру различных коммуникативных стратегий и коммуникационных планов.
- Иметь возможность генерировать много креативных идей для успешной реализации коммуникационного плана,
Развивайте общение и доверие среди своих сверстников и сообщества
Вы должны поддерживать тесную связь и доверие и управлять ожиданиями заинтересованных лиц, особенно тех, кто является партнерами в ваших усилиях. Это создает безопасную среду и снижает все шансы любого риска или слухов.
Правильная и своевременная информация может помочь сообществам принять активное участие в программах, получить обратную связь и может иметь значимое участие и понять преимущества, которые они могут получить от программы.
Определите цели и задачи
После всей информации от компании, установите цели и задачи плана коммуникации и что вы хотите достичь. Ваши цели ассоциируются с целями компании, которая включает
- Ваши услуги по отношению к компании,
- Насколько хорошо вы можете создать влияние
- Как вы можете централизовать свою коммуникационную сеть?
- Построить командную работу
- Улучшить доставку товара
- На каком уровне ваш коммуникационный план оказывает влияние на заинтересованные стороны, средства массовой информации и правительство.
Цели - это ресурсы, требуемые как человеческие, так и механические, процесс, который принимается для проекта, тип продуктов или услуг, которые компания намеревается производить или продвигать, и виды улучшений, необходимых в текущих процессах или функционировании.
Узнайте потенциальную аудиторию / читателей вашего плана общения
Вам необходимо выяснить потенциальную аудиторию, с которой ваши ассоциации могут связываться или пытаться повлиять на вас. Этими аудиториями являются ваши потребители, члены, заинтересованные ассоциации, преподаватели, промышленники, СМИ и т. Д.
Это будет включать в себя ваше исследование и исследование людей, которые могут непосредственно повлиять на текущие проекты или мероприятия, а также выяснить группы, которые являются частью организации или посторонними, но связаны с проектом.
Это позволит вам расставить приоритеты для вашей целевой аудитории и принять лучшее решение.
Действия, которые необходимо выполнить до или после реализации плана коммуникации
Вам необходимо принять решение о том, какая информация и какие действия вам необходимы для обмена вашей информацией. Сформируйте разные группы или сообщества, проведите разные обзоры и оцените процессы.
Участвуйте в собрании сообщества каждый месяц и создайте форум, где заинтересованные люди могут общаться или делиться своими проблемами. Также очень важно поделиться своими исследованиями или результатами с оценщиками и провести опросы.
Создайте свои ключевые моменты
Найдите и спроектируйте важные пункты или сообщения, которые вы хотите донести. Это поможет вам отфильтровать ненужные факты или информацию и предоставить то, что лучше, точнее и эффективнее.
Это также поможет вам понять потребности и ожидания людей, а также вопросы, которые они могут задать. И помочь вам понять, как программа и проект могут повлиять на сообщество или штат.
При принятии решения о сообщении следует понимать и оценивать ситуацию, в которой подразумевается процесс общения, а также настроение аудитории, язык, на котором должно передаваться сообщение, тип сообщения для передачи и общий дизайн.
Сообщение должно быть составлено с учетом типа аудитории. Также важно, если аудитория - молодые, старые или дети, а затем соответственно оформить сообщение.
Как сказал Джеймс Турбе: «Точность общения важна, более важна, чем когда-либо, в нашу эпоху равновесия волос, когда ложное или неправильно понятое слово может привести к таким же бедствиям, как внезапное бездумное действие.
Оцените Чувствительность аудитории
Узнайте настроение людей и определите, как люди должны реагировать на настроение и чувствительность ситуации. Ни в одном сообщении не должно быть никаких слов или утверждений, которые свидетельствуют о неуважении к какому-либо языку, культуре, религии или вере людей.
Узнайте, каково общее настроение аудитории, и чтобы сохранить правильный баланс для общения, сохранение позитивного тона поможет охватить больше людей, а не распространять негатив, который может разжечь страх или гнев.
язык
Знайте, на каком языке говорит ваша аудитория, и является ли язык, который вы используете, формальным или неформальным, простым или сложным. Просто, если вы обращаетесь к людям, вы должны писать и использовать язык людей, иначе для высокопоставленных лиц или корпоративного мира, требуется сложный язык.
Ситуация может прийти при принятии решения, выбрать ли неформальный язык или формальный язык. Иногда слишком формальный язык может заставить слушателей чувствовать, что вы не разговариваете с ними.
Используемый язык должен быть планом общения и простым, который показывает то, что вы хотели сказать и почувствовать.
Найди способ общения
Подумайте о лучшем способе общения для общения, который может быть либо электронным, либо печатным, либо устным. Эти средства могут варьироваться от брошюры, листовки, обложки, веб-сайты, открытки, телевидение и т. Д.
Обсудите идеи с командой менеджеров и другим персоналом и выдвиньте идею, которая действительно принесет вам успех. Среда, которая необходима для общения, также зависит от целевой аудитории в процессе общения.
Вы должны убедиться, что выбранный вами способ общения вовремя передает ваше сообщение в соответствующие отделы или сотрудников, например, некоторым может потребоваться презентация в PowerPoint, а прессе - интервью с руководителем проектной команды.
Правильное решение о выборе средств массовой информации влечет за собой ваш успех в коммуникации и структуре, которую вы выбираете. Вы должны убедиться, что члены оценочной команды знакомы с различными типами общения.
Учитывая различные типы, очень важно, чтобы члены вашей оценочной команды были довольны типом общения, которое вы используете или подразумеваете.
Тип инструментов или средств в плане связи включает в себя:
- Итоги встречи
- Отчеты о состоянии
- Новости Письма
- Обзоры
- Интернет / Интранет Веб-страница
- Встречи в малых группах и т. Д.
Найдите факторы, которые могут повлиять на метод коммуникации
Поработайте о различных факторах или причинах, которые могут повлиять на выбранные вами методы коммуникации, посмотрите на местную ситуацию и ситуацию, а также выясните, какие каналы коммуникации доступны в сообществе и какие виды деятельности могут быть включены.
Вам также необходимо выяснить тип аудитории - ее религию, культуру, возрастную группу, соотношение полов, являются ли они грамотными или неграмотными, а также молодые или замужние люди. Самое главное, как можно достичь этих людей.
Очень важным фактором, который обычно игнорируют люди, является степень риска, связанного с распространением коммуникационного сообщения людям. Другой аспект, может ли процесс коммуникации быть двухсторонним или односторонним, например, требует ли программа обратной связи или нет?
Настройте Матрицу
Лучше всего иметь матрицу с планом связи, связанным с конкретным проектом, таким как просмотр собраний, настройка сообщения о состоянии.
Объясните тему проекта, какие ключевые моменты обсуждения, как будет реализован проект, какова целевая аудитория и обязанности, которые они разделяют. Это может помочь в установлении ожидания и установить границы для плана коммуникации.
Этот процесс привел бы к преобразованию матрицы в информативную часть, графику, которой мог бы поделиться и использовать любой, кто бы ни работал над проектом.
Установите расписание
После того, как вы определили свои цели и задачи, организуйте все данные в формате календаря и упомяните краткие сведения о проектах, которые будут охвачены, или о задачах, которые необходимо выполнить в соответствии с приоритетом, и логически разделите каждую задачу согласно неделя, месяц.
Проанализируйте результат
Создайте метод для получения результата, процесс оценки должен быть вашим ежемесячным отчетом, презентацией или совещанием персонала, отчетом отдела, брифингами руководителя персонала.
Ваш анализ или оценка зависит от того, сколько раз вам нужно представить результаты. Ситуация может возникнуть, когда вам необходимо представить результаты перед заинтересованной командой даже до того, как процесс оценки закончится.
Вам также следует выяснить, когда разные участники могут захотеть проверить ваш процесс результатов.
Необходимые ресурсы
Крайне важно выяснить примерный бюджет и ожидаемые результаты от расходов. Рассчитайте стоимость и то, как вы собираетесь получить от инвестиций.
Узнайте о предполагаемых препятствиях или чрезвычайных ситуациях
Как указано выше, коммуникационный процесс включает в себя множество парадигм и множество маршрутов, где препятствия или чрезвычайные ситуации могут нарушить функциональные возможности.
Наихудший случай может случиться, когда печатается пресс-релиз или рекламный листок, а адрес электронной почты и адрес электронной почты опечатывается или стирается, или если слово критического и важного слова написано с ошибкой, репортер может получить неверную информацию.
Катастрофа может произойти, если организация, которой вы посвящаете свои навыки, откажется отдать вам должное. Эти типы проблем необходимо было предвидеть до того, как коммуникационный план и альтернативные решения будут найдены для преодоления и исправления этих проблем.
Вывод
План коммуникации - это рупор мечты организации, который должен быть стратегически прорисован с учетом мельчайших деталей. Лучше всего подготовить план общения за три или четыре дня до графика и тщательно его оценить.
Хорошо документированный план коммуникации сгладит весь процесс и наведет порядок в разнообразных действиях, которые вы можете выполнять.
Первый источник изображения: pixabay.com
Связанный курс: -
как разработать план общения