✅ 10 лучших шагов для построения сводной диаграммы в Excel 2016

Шаг 1: Подготовьте ваши данные в табличном формате

В новом выпуске 2016 года Microsoft Excel предоставляет своим увлеченным пользователям более 15 вариантов диаграмм. Но сводная диаграмма в Excel остается неизменным фаворитом среди студентов, домашних пользователей и профессионалов бизнеса. Это та единственная диаграмма, которая может вместить достаточно информации, не перегружая читателя. Кроме того, он может быть построен на сводной таблице и совмещен практически со всеми типами диаграмм, что делает его чрезвычайно гибким инструментом для анализа данных!

В этом посте мы покажем, как вы можете построить свою первую сводную диаграмму за 10 простых шагов.

Шаг 1: Подготовьте ваши данные в табличном формате

Первым шагом является табулирование ваших необработанных данных в четные строки и столбцы. Лучше всего работать с этой диаграммой в таблице, по крайней мере, с 2-3 столбцами, поэтому в сводной диаграмме достаточно полей для столбцов, чтобы отобразить значимую статистику. Сводная диаграмма в Excel также работает с нулевыми числами; но для сбалансированной диаграммы убедитесь, что в ключевых столбцах нет нулевых значений. Также убедитесь, что ваши данные чистые, без повторяющихся значений.

В нашем примере мы создадим сводную диаграмму с данными издателя среднего масштаба, чтобы собрать статистические данные о продажах в популярных периодических изданиях.

Таблица будет содержать 3 столбца поля: название журнала, месяц публикации и общее количество продаж (в сотнях). Комбинация (Журнал + Месяц) однозначно идентифицирует строку в таблице. Кроме того, были приняты меры, чтобы гарантировать отсутствие нулевых значений для какой-либо строки. Табличные данные также отсортированы по месяцам, но это не обязательно.

Подготовьте аналогичные данные на свежем листе в Excel и назовите содержащий лист как «Необработанные данные».

Рекомендуемые курсы

Онлайн обучение по VBA Macro
Онлайн обучение по VBA и макросам
Основной учебный курс Excel 2007

Шаг 2. Создание сводной таблицы для данных

Сводная таблица в идеале содержит данные, которые передаются в сводную диаграмму в Excel. Обратите внимание - на этом этапе вы можете напрямую создать сводную диаграмму, ссылающуюся на подготовленные необработанные данные. Excel неявно создаст сводную таблицу и сводную диаграмму. Но это может ошеломить новых пользователей, так как итоговая диаграмма будет иметь слишком много параметров для управления.

Для облегчения понимания мы явно создадим сводную таблицу, а затем используем ее для подачи сводной диаграммы в Excel. Благодаря этому вы сможете легко понять промежуточные этапы и лучше управлять параметрами данных, которые вводятся в диаграмму. Став экспертом, вы можете создать сводную диаграмму непосредственно из необработанных данных.

Чтобы создать сводную таблицу,

Нажмите на вкладку Вставить на главной ленте
Нажмите на раскрывающуюся кнопку сводной таблицы и выберите сводную таблицу.
Здесь вы можете вводить данные с помощью любой из следующих опций:
- Вручную выберите диапазон ячеек, которые составляют необработанные данные. Ячейки будут выделены, а их позиции в таблице будут зафиксированы (как показано на рисунке выше). ИЛИ,
- Используйте внешний источник данных (например, соединение с базой данных Microsoft Access или любое другое соединение с источником данных).

Мы выберем первый вариант, вручную выбрав ячейки в таблице, созданной в шаге 1. Обязательно включите все строки и столбцы данных созданной таблицы.

Установите флажок «Новый рабочий лист», чтобы требуемая сводная таблица была создана в новом листе Excel для большей наглядности. Excel создаст сводную таблицу на новом рабочем листе. Назовите это «Сводная таблица».

Шаг 3: ознакомьтесь с параметрами сводной таблицы

На этом этапе нет явных действий. Но это маркер, который поможет вам понять различные параметры сводной таблицы.

Как только будет создана сводная таблица, щелкните в любом месте таблицы, чтобы открыть 2 вкладки:

Фактическая сводная таблица отображается в левой части листа. При первом создании таблицы отображается только пустой шаблон. Как только параметры таблицы определены и настроены, таблица заполняется значениями из предоставленных необработанных данных.
Список полей, содержащий столбцы, которые вы хотите заполнить в таблице. Это далее делится на:
1. Поля сводной таблицы: по умолчанию она будет содержать все поля столбцов, доступные в выбранных необработанных данных.
2. Метки строк и столбцов. Это определяет поля необработанных данных (строки и столбцы), которые отображаются в сводной таблице. (Таким образом, поле столбца можно ввести в статистику таблицы, выбрав в пункте (а) выше, но оно будет скрыто от просмотра, пока оно не будет явно выбрано в метке столбца.)
3. Фильтр отчета . Это позволяет установить любые ограничения для фильтрации строк из необработанных данных.
4. Значения: это будет определять статистические данные, рассчитанные по сводной таблице.

Вместе этот экран отмечает представление «Инструменты сводной таблицы». В любое время, когда вы захотите изменить или обновить сводную таблицу, вернитесь к этому представлению. В дальнейших шагах мы научимся настраивать сводную таблицу, созданную таким образом, чтобы она отображала цифры, относящиеся к нашим необработанным данным.

Шаг 4: Выберите поля столбца, применимые к сводной таблице

По умолчанию все поля столбцов, выбранные в необработанных данных, доступны для использования в сводной таблице. Однако они должны быть явно выбраны для применения к вновь созданной сводной таблице. Мы сделаем это просто, проверив все столбцы наших необработанных данных на вкладке «Список полей сводной таблицы».

Шаг 5: Настройка полей сводной таблицы

Порядок, в котором вы выбираете поля столбцов для сводной таблицы, определяет порядок их добавления в таблицу. Это, в свою очередь, управляет метками строк и меток столбцов и влияет на конечные значения, вычисленные в сводной таблице. Таким образом, согласно порядку, выбранному на шаге 4 (1) журнал 2) месяц и 3) продажи), в таблице будут отображаться общие продажи для каждого журнала, сгруппированные по месяцам.

Теперь давайте снимем все флажки и попробуем этот пересмотренный порядок: 1) Месяц 2) Журнал 3) Продажи. Будет отображаться общий объем продаж за каждый месяц, сгруппированный по журналу.

Как видите, порядок выбора оказывает значительное влияние на способ отображения сводной таблицы. В нашем примере мы сохраним порядок, зафиксированный на шаге 4.

Шаг 6: Настройка значений сводной таблицы

По умолчанию MS Excel использует функцию SUM для вычисления значений, представленных в таблице.

Например, давайте предположим, что вы добавляете только 2 поля столбца в следующем порядке: 1) Месяц 2) Продажи. Это автоматически отобразит общую сумму продаж за каждый месяц.

Теперь учтите, что вы хотите отобразить общее количество публикаций, которые продавались каждый месяц, во всех журналах. Вы можете сделать это с помощью функции COUNT следующим образом:

Нажмите на вкладку «Значения» в представлении таблицы сводной таблицы. По умолчанию это установлено на функцию SUM.
Щелкните раскрывающийся список, выберите «Настройки поля значения…» и выберите функцию «СЧЕТ» в появившемся списке.
Таблица будет рассчитывать общее количество продаж каждого месяца (с указанием количества проданных публикаций), как указано ниже.

Шаг 7. Создание диаграммы для проекции сводной таблицы

Теперь, когда у нас есть полностью функциональная сводная таблица, любой тип диаграммы, который проецирует эту таблицу, служит в качестве прерывистой сводной диаграммы в Excel. В нашем примере мы создадим базовую трехмерную диаграмму для проекции нашей сводной таблицы.

За это,

Нажмите на сводную таблицу, созданную на шаге 5, а затем перейдите на вкладку Вставка.
Щелкните раскрывающееся меню «Столбец» и выберите «3D-столбец».

Это автоматически спроецирует вашу диаграмму в граф столбцов.

Несколько вещей, чтобы отметить здесь:

Имя диаграммы основано на столбце поля Значение. Так вот, это сумма продаж.
Диаграмма принимает столбцы поля сводной таблицы. Здесь для создания отображаемого графика были выбраны столбцы 1) Журнал 2) Месяц и 3) Продажи. В совокупности эти параметры отражают прогнозирование данных по продажам по журналам с разбивкой по месяцам.

И вуаля, вы создали свой первый (прерывистый) график на основе сводной таблицы! Отлично сработано! J

Обратите внимание, что вы можете изменять диаграммы, которые вы создаете в сводной таблице, экспериментируя с различными типами диаграмм, предоставляемыми Excel в разделе «Вставка» - «Диаграммы». В каждом случае диаграмма является проекцией данных сводной таблицы и, следовательно, служит сводной диаграммой в Excel. Далее вы узнаете, как создавать и настраивать сводную диаграмму непосредственно из исходных необработанных данных.

Шаг 8: Создайте сводную диаграмму

Теперь, когда вы знакомы с сводной таблицей и диаграммами, спроецированными на ее данные, мы пропустим шаги 2-7 и посмотрим, как мы можем напрямую спроецировать наши необработанные данные в сводную диаграмму. Да, нет таблицы, нет прерывистой диаграммы, мы создаем сводную диаграмму из необработанных данных, начиная с шага 1! Теперь у вас есть знания, чтобы правильно понимать и настраивать его параметры, поэтому сводная диаграмма является чистой и актуальной.

Чтобы создать сводную диаграмму,

Выберите ячейки, которые содержат ваши необработанные данные, как создано в шаге 1.
Перейдите на вкладку «Вставка» и в раскрывающемся меню «Сводная таблица». Выберите «Сводная диаграмма».
Создайте сводную диаграмму так же, как вы создали сводную таблицу на шаге 2, перейдя к настройкам по умолчанию и нажав кнопку «ОК».
Сводная диаграмма создается, как показано ниже. Назовите этот рабочий лист как «Сводная диаграмма».

Несколько вещей, на которые стоит обратить внимание:

Представление, которое открывается при щелчке в области сводной диаграммы, представляет собой представление «Инструменты сводной диаграммы». Теперь это очень знакомое представление, так как оно объединяет сумму шагов 2-7. При нажатии на ячейки, содержащие сводную таблицу, это представление становится доступным. (Примечание. Это представление также позволяет настраивать параметры сводной таблицы, но мы перейдем к настройкам по умолчанию для нашего примера.)
По умолчанию Excel отображает столбчатую диаграмму, очень похожую на то, что мы явно создали на шаге 7. Вы можете легко изменить ее, используя кнопку «Изменить тип диаграммы» на вкладке «Дизайн» (как показано на рисунке выше).

В дальнейших шагах мы настроим эту сводную диаграмму в Excel, чтобы отобразить окончательную диаграмму данных, которую мы желаем. J

Шаг 9: Параметризация сводной диаграммы

Хорошо, тогда мы быстро суммируем шаги, примененные в предыдущем графике, к нашей вновь созданной сводной диаграмме.

Нажмите на ячейки, содержащие сводную таблицу, чтобы получить доступ к представлению «Список полей сводной таблицы» с правой стороны.
Проверьте журнал, месяц и продажи, в порядке. Это позволит прогнозировать данные о продажах по журналам с разбивкой по месяцам
Оставьте в поле значения значение по умолчанию: Сумма ПРОДАЖ.

И сводная диаграмма теперь завершена!

Шаг 10: Настройте сводную диаграмму в Excel

На этом последнем шаге мы применим 3 настройки к нашей созданной сводной диаграмме в Excel, чтобы вы понимали диапазон изменений, которые можно внести в нее одним щелчком мыши.

Настройте область диаграммы:

Сводная диаграмма по умолчанию отображается с голубыми линиями столбцов. Но что, если вы хотите более драматический показ? Это возможно с помощью различных «стилей диаграммы», доступных на ленте «Инструменты сводной диаграммы».
Изучите стили графиков, доступные в вашей системе, и выберите вариант с цветовой схемой и отображением, которые соответствуют вашим предпочтениям.
И…. дисплей сводной диаграммы мгновенно меняется в соответствии с новым набором, красочным и гламурным! J

Настройте тип диаграммы - 1:

График столбца по умолчанию удовлетворяет большинству потребностей диаграммы. Но что, если ваши данные не лучше всего подходят для этого типа диаграммы? Например, наши данные проектируют продажи за 8 журналов за 3 месяца, всего 24 столбца. Возможно, это более разборчиво, когда проецируется как горизонтальные линии, а не столбцы? Вы можете проверить это одним щелчком мыши, как показано ниже.

Нажмите «Изменить тип диаграммы», крайнюю левую кнопку, доступную в представлении «Инструменты сводной диаграммы».
Отображаемый список показывает типы диаграмм, поддерживаемые в вашей версии Microsoft Excel. Независимо от выбранного вами типа диаграммы текущие настройки будут продолжаться (например, поля входных данных, поле значений и т. Д.)
Выберите тип диаграммы «Гистограмма» и нажмите «ОК». Измененный график отображается ниже.

Как видите, это немного более читабельно. J

Настройте тип диаграммы - 2:

В нашем последнем примере давайте рассмотрим, как вы хотите изучить общую долю рынка, которую имеет каждая публикация. Вы больше не заботитесь о разбивке по месяцам, а только об общих показателях продаж.

Первым шагом является снятие отметки со всех полей столбцов диаграммы и повторный выбор только 2 столбцов по порядку: 1) журнал и 2) продажи. Полученная таблица выглядит следующим образом.

Кроме того, гистограммы или столбчатые диаграммы не лучше всего подходят для этих данных. Поэтому нажмите кнопку «Изменить тип диаграммы», прокрутите вниз отображаемый список и выберите Круговую диаграмму. Результирующая сводная диаграмма в Excel выглядит так, как показано ниже:

Как видите, это более точное представление ваших данных, чем гистограммы и линейные графики. Вы также можете изучить команды «Макеты диаграмм» и «Стили диаграмм», чтобы изменить визуальное отображение в соответствии с вашими требованиями.

Заключительная записка …

Сводная диаграмма в Excel - это, по сути, любая диаграмма, отображаемая из сводной таблицы с определенными столбцами полей и значениями. В этом посте вы узнали более тонкие нюансы этой диаграммы, поэтому независимо от того, какой тип диаграммы вы выбрали, вы сможете эффективно визуализировать диаграмму в соответствии с вашими данными.

Ищите дальнейшие сообщения на различных типах диаграмм, доступных в Excel для продвинутых знаний.

10 лучших шагов для построения сводной диаграммы в Excel 2016 - eduCBA

Шаг 1: Подготовьте ваши данные в табличном формате

Шаг 2. Создание сводной таблицы для данных

Шаг 3: ознакомьтесь с параметрами сводной таблицы