Нетехнический клиент: я прочитал проектную документацию, но я не получил различные аспекты спецификаций программного обеспечения, которые будут использоваться. Я хотел бы получить дополнительное объяснение по ним.
Руководитель проекта: Конечно. Мы можем обсудить эти вопросы, а затем мы можем двигаться вперед.
Нетехнический клиент: здесь упоминается, что в одной из статей, которые я просматривал в Интернете, программный инструмент сможет взять на себя нагрузку для 10 участников проекта, но вы выделили только 5, и если бы у нас было 10 на борту, работа будет выполнена быстрее, я считаю.
Руководитель проекта: Да, все верно. 10 ГБ могут поддерживать 10 участников проекта, но мы вложили 5 ГБ памяти для 5 пользователей, и это сокращает точную стоимость; мы не скучаем в любое время. Мы будем требовать, чтобы проект продлился до этой временной шкалы, чтобы мы могли маршрутизировать систему с полной 360-градусной обратной связью в бэкэнде, чтобы бизнес мог работать самостоятельно. Кроме того, мы работаем над функциональностью поиска и сопоставления, которая в любом случае сохранит проект надолго. Мы удвоим инвестиции в этом случае и будем торопить проект. Нет качества
Нетехнический клиент: я не совсем понял этот последний момент, и в документации, которую вы мне прислали, об этом ничего не сказано. Вы можете уточнить?
Руководитель проекта: Сэр, это обязательно упоминается в приложении, которое было передано вам вместе с планом. Вам удалось пройти через это?
Нетехнический клиент: О! Нет, я не прошел через это. Сама первая страница заставила меня думать о языке как о греческом. В нем слишком много терминов, которые я не могу понять. Можем ли мы спланировать встречу, чтобы просмотреть всю документацию?
Руководитель проекта: Конечно! Дайте мне знать, когда вы сможете сделать это на нашем сайте.
Недостающий мост между техническими менеджерами проектов и нетехническими клиентами
Как ясно видно из разговора между нетехническим клиентом и руководителем проекта, всегда будет большой процент разобщенности между технически грамотными руководителями проектов, которые весь день работают над техническим диалектом, и их нетехническими клиентами, которые нуждаются в их услугах, но не так хорошо разбираются во всей схеме технического мира.
Поскольку клиенты активно участвуют в проектах, в которых они являются заинтересованными сторонами, для менеджера проекта может стать немного более утомительным поддерживать мост между людьми, которые много знают о проводимой работе, чтобы облегчить потребности человек, который мало знает о фоновой работе.
Менеджеры проектов и технические эксперты - это, как правило, люди, у которых есть подробности о продукте и процессе на жаргоне, которые могут быть непонятны человеку, который не пробовал эту область. Как руководители проектов, ответственность за поддержание эффективной связи между нами и нетехническими клиентами занимает очень важное место в общей схеме вещей. Мы будем требовать участия наших клиентов вплоть до закрытия проекта.
Но мы не можем держать все перед собой и просить их расшифровать технические термины, упомянутые в проектной документации, а также в руководящих принципах проекта или даже в представленных нами презентациях. Мы должны будем крутить и поворачивать их, чтобы представить им мировоззрение продукта или услуги, которые мы создаем или улучшаем в рамках проекта. Преодоление этого технического и нетехнического разрыва чрезвычайно важно, и мы рассмотрим 8 различных способов, с помощью которых вы можете представить свою работу, чтобы они создали мысленную картину продукта.
8 способов эффективного общения с нетехническими клиентами
Ниже перечислены надежные способы прохождения этой линии связи с вашими нетехническими клиентами. Эти советы и приемы дадут вам большую свободу в достижении того, что вы считаете самым трудным делом. Встаньте и поговорите со своими нетехническими клиентами и узнайте, как они смотрят на проект и как они вносят в него свой вклад.
-
Узнайте о мире вашего клиента и поставьте его на ноги
Изучите историю своего нетехнического клиента и отрасль, из которой он происходит. Убедитесь, что вы достаточно знакомы с их профессиональным статусом работы, чтобы понять уровень общения, который вы можете им оказать. Кроме того, понимайте уровень технической детализации, о которой они знают, и следуйте тем же принципам, когда общаетесь с ними.
Эти люди не всегда будут полностью потеряны, когда они являются частью проекта, но как инициатор проекта, вы должны учитывать все уровни комфорта каждого участника и члена команды, когда они управляют проектом и работают над ним.,
Подумайте с их точки зрения и пройдите милю на их месте, тогда вы поймете, как они видят технические термины, и вы можете соответственно изменить свои уровни презентации и свой технический язык на основе этого исследования и исследования. Посвятите себя тому, чтобы сделать хорошую работу, общаясь с этими людьми. И еще один важный аспект - оставайся скромным.
-
Помните, что речь идет о людях и их действиях, а не о кодах и технологиях.
Если вы разбираетесь в технологиях, это не значит, что все вас замечают, когда вы щеголяете этим техническим языком, который носите с собой. Как менеджер проекта, разговаривая с нетехническим клиентом, убедитесь, что вы сосредоточены на людях (вашей команде и клиентах) и задачах, которые они выполняют для проекта. Сообщите своим клиентам об их прогрессе и о том, как они внесли свой вклад в достижение этой вехи в проекте.
Разговоры о строках кода и возникших проблемах с циклом кода на самом деле не принесут вам пользы и приведут ваших нетехнических клиентов в безумное настроение.
Попробуйте использовать термины, к которым они могут относиться, такие как «пользователь затем должен будет нажать эту кнопку, чтобы перейти на эти страницы для завершения транзакции…» вместо «система инициирует действие отправки и отобразит уведомление о завершенной транзакции во время действия». завершается… »Таким образом, вы можете ударить прямо в сердце того, чего они хотят достичь с помощью этого проекта, и дать им понять, что вы и ваша команда поняли это правильно.
-
Сохраняй это простым, глупым
ПОЦЕЛУЙ и скажи, мол. Как руководитель проекта, работающий с внешними нетехническими клиентами, вы должны убедиться, что общение с вашими клиентами является полным, лаконичным и более чем когда-либо простым. Используйте простой английский, чтобы донести до них ваше сообщение. Вы изучили их прошлое и знаете, на что они горячо реагируют. Итак, ваш следующий шаг - сохранить общение с ними настолько простым, насколько это возможно, и выровнять его только на основе того, что вы приобрели благодаря профессиональной проверке биографических данных.
Не перегружайте их жаргоном, который вы могли бы использовать с членами вашей команды или внутренними заинтересованными сторонами, и будьте честны с ними в отношении каждого происходящего процесса.
Эффективное общение - это путь. Представьте себе ситуацию, когда вы посещаете врача, и он объясняет вам вашу болезнь таким образом, чтобы вы были смущены и неуместны. Беспомощность, которую вы чувствуете, - это то, через что проходит ваш клиент. Итак, эмпирическое правило, ПОЦЕЛУЙ (пусть будет просто, глупо).
-
Обсудите результаты, которые они получат
При общении с вашими нетехническими клиентами, убедитесь, что вы объясняете им «почему» и «что» вы делаете аспекты проекта, а не «как» вы делаете именно это. Когда нетехнические клиенты смотрят на преимущества и функциональные возможности, которые они собираются извлечь из проекта, они реагируют лучше, чем когда вы объясняете сложные детали того, как ваша команда собирает все это вместе.
Покажите им преимущества, которые получат результаты для них. Покажите им, что с каждым этапом, достигнутым проектом и командой проекта, они будут приближаться к достижению цели, которую они поставили. Убедитесь, что они понимают, что эти задачи приведут к поставленной цели, и эти задачи, когда они будут выполнены эффективно, окажутся более полезными, чем предполагалось.
Имея это в виду, я уверен, что даже вы, как руководитель проекта, позаботитесь о дополнительных преимуществах, которые можно извлечь из этого единственного проекта.
-
Используйте примеры
Аналогия и примеры использования могут быть вашими лучшими друзьями в такие времена. Эти упражнения даже помогут вам привлечь вашу творческую сторону к работе. Переверните и превратите свой путь в примеры из повседневной жизни, чтобы высказать свою точку зрения. Таким образом, вы сможете лучше связать информацию с их уровнем знаний. С большей связью и сознательными усилиями с вашей стороны, вы сможете завоевать их и своим товариществом. С технологичностью приходит надежность, а с ней - доверие к работе, которую вы делаете, и общение, которое вы оказываете своим нетехническим клиентам.
Использование примеров может даже помочь вам упростить проект для себя и членов вашей команды и позволит вам взглянуть на проект с точки зрения непрофессионала. Это увеличит ваши шансы на всесторонний проект, который действительно обслуживает клиентов и широкую публику.
-
Не стоит недооценивать или переоценивать их уровень знаний, когда дело доходит до проектов
Хотя эти нетехнические клиенты часто не очень хорошо разбираются в технической специфике предмета, особенно при создании программных инструментов и приложений, в большинстве случаев они имеют хорошую и всестороннюю базу знаний, когда речь идет о проектах и процессах. Они понимают процессы и то, как эти процессы могут в конечном итоге облегчить процесс разработки программного обеспечения.
Вы, безусловно, можете иметь их на борту, чтобы активно помогать команде, когда дело доходит до запуска проекта. Есть много разных типов клиентов, с которыми нам, менеджерам проектов, приходится иметь дело. Не думайте, что они все как один, а лучше понимайте каждого клиента, его сильные и слабые стороны, и как вы можете использовать их сильные стороны и минимизировать их слабые стороны. Проанализируйте все это и никогда не делайте ошибку, недооценивая или переоценивая этих людей.
-
Дайте им 101 класс
Примите к сведению все термины, которые вы будете использовать в своих презентациях и диалогах с нетехническими клиентами. Сделайте список форумом определений и запишите определения на простом английском языке, чтобы вы могли передать их своим нетехническим клиентам, и они смогут понять, что вы имеете в виду, когда вы их используете. Вы можете избежать пустых выражений, которые они будут иметь на своих лицах, когда вы поясните эти термины на своих собраниях, а также избежать потери времени из-за объяснений этих конкретных терминов.
В этом упражнении я уверен, что ваши нетехнические клиенты также получат возможность узнать что-то новое и будут в восторге от встречи и презентаций. Это упражнение может подготовить их к большему количеству встреч и обсуждений, которые вы планируете организовать, и позволит им также внести полезный вклад. Разве это не то, что вы хотите?
-
Всегда спрашивайте их, понимают ли они, что вы им говорите
Приостановите презентацию на некоторое время и задайте своим нетехническим клиентам несколько вопросов:
- Ты со мной?
- Вам что-то непонятно?
- Тебе нужно, чтобы я повторил что-нибудь?
- Есть ли у вас какие-либо опасения или сомнения относительно этого понятия?
- Вам нужна помощь с чем-нибудь?
- Вас устраивает скорость презентации?
Такие вопросы могут быть обнадеживающими, и это может показать им, что вам нужно их присутствие и активное участие, и вам нужно, чтобы они понимали все, что происходит. Это также дает им возможность задавать тривиальные вопросы, ответы на которые могут изменить их понимание.
Это также предполагает, что вы с удовольствием ответите практически на любой вопрос, который вам задают, и это поможет им укрепить уверенность в том, что они не поняли определенного термина или понятия. С этим повышением они встанут, чтобы прояснить свои сомнения. Ваш проект выигрывает, так как они могут думать об этом со своей точки зрения и предлагать вам совершенно новую перспективу.
Рекомендуемая статья
- Долг и капитал
- Руководство по обязанностям менеджера проекта