Создание базы данных с помощью Microsoft Access - Microsoft Access - это отличное программное приложение, которое входит в комплект Microsoft Office Professional Suite. С помощью этого простого инструмента базы данных, мы можем научиться лучше организовывать нашу работу и нашу жизнь!

Зачем использовать Microsoft Access?

Большинство людей спрашивают нас: «Зачем мне нужно какое-то модное программное обеспечение для баз данных? Excel работает достаточно хорошо для моих разнообразных потребностей ».

Здесь мы с радостью сообщаем вам, что Access не является «модной» базой данных. Это просто, очень эффективно и может сэкономить вам много времени и усилий, даже когда вы получите максимум от своих данных. На самом деле, вы обнаружите, что вы можете получить гораздо больше от ваших данных, если вы объедините листы Excel с хорошо организованной базой данных Access.

Microsoft Access

  • Является инструментом реляционной базы данных . Это означает, что все данные организованы в (связанные) таблицы. Вы можете использовать этот инструмент для составления бюджета ваших ежемесячных расходов, организации своего библиотечного каталога или ведения сложной адресной книги; ключ заключается в структурировании ваших данных в простые, не избыточные таблицы, которые можно связать вместе.
  • «Запоминает» ваши данные. В отличие от Excel, он также работает как цельный банк памяти, в котором хранятся и запоминаются ваши данные, поэтому вы можете легко извлечь их для дальнейшего использования. Например, вы можете хранить несколько листов Excel для ежемесячных расходов. Но если вы теперь хотите объединить эти листы и изучить их вместе, вам придется использовать специальные (а иногда и громоздкие) функции Excel, такие как диаграммы, информационные панели и т. Д. В Access это без проблем.
  • Делает сложные операции с данными без усилий. Access предлагает все основные операции, которые выполняет Excel, такие как сортировка, вычисления, фильтры и т. Д. Кроме того, он также позволяет объединять или исключать данные из таблиц (например, присоединение к таблицам Excel) на основе специальных критериев. И хорошая новость в том, что все это легко в Access!

В этой статье мы поможем вам создать свою первую рабочую базу данных за 6 простых шагов.

  1. Организуйте свои данные в структурированные таблицы.

Если вы намереваетесь использовать базу данных Access, скорее всего, у вас уже есть четкое представление о структурах таблиц, которые вы хотите создать. Думайте об этом как о важном подготовительном шаге, поскольку именно структура ваших таблиц определяет успех вашего приложения Access.

Вот некоторые вопросы, которые помогут вам сделать это правильно:

  • Какие у вас есть данные? Деловые записи, личные файлы, данные, которые поддерживают ваше культурное общество? В идеале каждый тип будет содержать свою собственную базу данных.
  • Что общего у ваших данных? Можете ли вы сгруппировать их в отдельные таблицы на основе этого общего фактора? Например: доход, расходы, список адресов и т. Д.
  • Что уникально в каждой таблице? Что вы можете использовать для идентификации одной строки данных из каждой таблицы? Например: Имя, Идентификатор и т. Д. Это будет первичный ключ и может содержать один или несколько столбцов . (Не беспокойтесь, если вы не найдете что-то уникальное, поскольку Access может автоматически генерировать первичный ключ.)
  • Каковы связующие ссылки между таблицами? Это потенциальные внешние ключи (об этом вы узнаете ниже).

Мы предлагаем вам набросать черновик структуры вашей таблицы на бумаге. Не беспокойся о совершенстве; Ваши таблицы будут развиваться, когда вы работаете с Access и овладеете им. Когда вы будете готовы, запустите Microsoft Access, выберите «Файл» -> «Создать» -> «Пустая база данных» и нажмите кнопку «Создать», чтобы запустить первую базу данных Microsoft Access!

Подсказка: выберите подходящее имя, которое отражает тип вашей базы данных; это звучит намного лучше, чем просто называть это «Моя первая база данных»!

  1. Создать таблицы

После успешного запуска и создания первой базы данных Access открывает представление «Инструменты таблиц» для создания таблиц, потому что на самом деле Access - это все о таблицах!

Здесь мы создадим простое бюджетное приложение с 3 таблицами: регулярные расходы, ежемесячный доход и ежемесячные расходы. Столбцы, выделенные синим цветом, являются уникальными и, следовательно, могут использоваться в качестве первичного ключа. (Обратите внимание, что если несколько столбцов выделены синим цветом, комбинация вместе является уникальной.)

Чтобы добавить таблицу регулярных расходов, используйте правую вкладку.

  • Первый столбец (ID) автоматически генерируется Access и служит первичным ключом по умолчанию. (Мы можем изменить это позже.)
  • Нажмите «Нажмите, чтобы добавить», чтобы ввести имя следующего столбца. Вам будет предоставлен (раскрывающийся) выбор типа столбца. Выберите «Текст» и введите «Название расходов».
  • Снова нажмите «Добавить следующий столбец», выберите «Текст» и введите «Тип».
  • Снова нажмите «Добавить следующий столбец», выберите «Число» и введите «Сумма».
  • Наконец, сохраните вновь созданную таблицу (используя клавиши управления + «S»). При запросе имени введите «Обычные расходы».

И вот, только что созданная ваша первая собственная таблица Microsoft Access. Ура!

На вкладке CREATE выберите «Создать» -> «Таблица» и выполните описанные выше шаги, чтобы аналогичным образом создать таблицы «Ежемесячный доход» и «Ежемесячные расходы».

Рекомендуемые курсы

  • Профессиональный Макро Курс VBA
  • VBA и Макрос Учебный Курс
  • Обучение основам Excel 2007

  1. Введите данные в таблицы

На этом этапе мы вручную введем данные в таблицы. Но обратите внимание, что Access предлагает несколько других простых способов импорта данных в таблицы (из листа Excel, из текстового файла и т. Д.).

Здесь мы должны упомянуть, что Access выигрывает у Excel при проверке данных, если таблицы спроектированы правильно. Чтобы понять актуальность дизайна таблицы, мы просто добавим данные в таблицу «Обычные расходы» и изучим проблемы.

Вот данные, которые мы намереваемся добавить в наши таблицы:

«Представление таблицы данных» лучше всего использовать для добавления / удаления / изменения данных таблицы и открывается каждый раз, когда вы дважды щелкаете по имени таблицы на левой боковой вкладке. Вы также можете получить к нему доступ, используя вкладку ДИЗАЙН -> Вид -> Вид дизайна. Когда вы окажетесь в этом представлении, выберите таблицу, с которой вы будете работать («Регулярные расходы») на вкладке слева. На вкладке справа

  • Нажмите на второй столбец (Название расходов) и введите «Аренда».
  • Нажмите на третий столбец (Тип) и введите «Исправлено».
  • Нажмите на четвертый столбец (Количество) и введите «2000».
  • Вы завершили первый ряд. Повторите для оставшихся строк.
  • Повторите то же самое для таблицы «Доходы» и «Ежемесячные расходы».

Вы заметили, как Access автоматически сортирует данные по возрастанию? Если вы хотите изменить это, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши поле Amount и изменить порядок сортировки.

Как вы наверняка заметили, Access автоматически генерирует уникальный номер для первого столбца (ID), поскольку это обрабатывает его как первичный ключ по умолчанию. Это столбец, который обычно используется для извлечения уникальных строк данных из таблицы.

Но нам может быть сложно запомнить это значение, поскольку оно не имеет отношения к нашим данным . Кроме того, мы уже определили наши уникальные первичные ключи и должны учесть это в дизайне таблицы. Следующий шаг покажет вам, как изменить дизайн таблицы, чтобы позаботиться об этом.

  1. (Re) Дизайн ваших таблиц

После того, как вы создали свои столы, держим пари, вам любопытно посмотреть, хорошо ли они сложились. На самом деле, важно сделать это, чтобы вы могли включить любые дополнительные правила для проверки и точности данных. Вы можете проверить это в «представлении дизайна».

Доступ к более гибкому представлению «Дизайн» в Access легко получить с помощью вкладки «ДИЗАЙН» -> «Вид» -> «Дизайн». (В качестве альтернативы вы можете щелкнуть имя таблицы на левой вкладке и выбрать «Представление дизайна».)

Если вы изучите таблицу «Обычные расходы» (скриншот выше), вы наверняка обнаружите некоторые несоответствия. Давайте исправим это следующим образом:

  • По умолчанию автоматически генерируемый столбец идентификаторов устанавливается в качестве первичного ключа, и, следовательно, слева от него отображается значок небольшого ключа. Мы изменим это, выделив (в один клик) столбец «Название расхода» и выбрав значок «Основной» ключ на верхней вкладке. (Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши на имени столбца и выбрать «Первичный ключ»). Значок ключа изменится соответственно.
  • Нам больше не нужен столбец ID. Поэтому щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Удалить строки». Это автоматически удалит этот столбец (и все ранее вставленные значения для него) из этой таблицы.
  • В столбце Сумма указан тип данных Номер. Измените это на Валюта.

Теперь наш стол выглядит хорошо. Вы можете аналогичным образом отредактировать две другие таблицы в представлении «Дизайн», чтобы изменить их первичный ключ, задать тип данных валюты и добавить дополнительные данные во все таблицы, чтобы мы могли последовательно использовать их.

  1. Определите Табличные Отношения

В любое время, когда вы хотите просто «просмотреть» данные таблицы, можно использовать представление таблицы. Но мы считаем, что вы хотели бы просмотреть объединенные результаты всех ваших таблиц. Это может быть затруднительно в Excel, но в Access это не сложно. Ключ в определении табличных отношений .

Отношения определяют, как наши таблицы «связаны» друг с другом. Эти связующие ссылки называются «внешними ключами» в жаргоне базы данных.

Чтобы определить табличные отношения в Access, перейдите на вкладку «Базы данных» и нажмите «Отношения». Вы увидите диалоговое окно со списком всех таблиц. Дважды щелкните по каждой таблице, пока они не будут видны в фоновом режиме отношений. Если таблица появляется более одного раза, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши на дополнительной таблице и выбрать «Скрыть таблицу».

Как только все 3 таблицы будут видны, вы можете перемещать их по экрану, как вам угодно.

Но сейчас в этом нет ничего особенного. Наши таблицы просто перечислены, отключены . Чтобы изменить это, нажмите на поле REGULAR EXPENSES.Expense Name и перетащите его в поле MONTHLY EXPENSES.Expense Name. Диалоговое окно должно открыться следующим образом:

Здесь мы создаем отношение «один ко многим» между таблицей «Наименование расходов в регулярных расходах» и таблицей «Наименование расходов в ежемесячных расходах».

Регулярные расходы. Название расходов -> Ежемесячные расходы. Название расходов

Первичный ключ -> Внешний ключ

Один -> много

За это,

  • «Обеспечить ссылочную целостность» следует проверить. Это обеспечит проверку всех добавленных значений в месячных расходах по сравнению со значениями в таблице регулярных расходов перед добавлением.
  • Снимите флажки с «Каскадное обновление / удаление связанных полей» . Это будет каскадировать все обновления / удаления в таблице первичного ключа (в нашем случае, регулярные расходы). Таким образом, если сумма обновляется для определенного расхода, она будет каскадироваться во всех связанных таблицах. Аналогично с удалением. Мы сознательно снимаем галочку с этого, чтобы потом обнаружить любое несоответствие. Наконец, нажмите «Создать».
  • Аналогичным образом создайте связь между названием месяца месячных расходов и названием месяца месячного дохода. Снимите флажок «Использовать ссылочную целостность» здесь.

Представление отношений должно автоматически отражать это следующим образом:

Вы определили свои первые отношения с таблицами и готовы получить больше от ваших данных!

  1. Запрос и просмотр данных из ваших таблиц

Это, пожалуй, самая значительная и полезная часть использования Access через Excel. Видите ли, мы создали наши таблицы с правильным дизайном, добавленными данными и определенными отношениями. Следующий важный шаг - собрать все вместе и посмотреть, как выглядят наши объединенные данные. И это делается через QUERY.

Здесь мы создадим простой запрос, чтобы зафиксировать любые несоответствия в «фиксированных» расходах.

Вы можете создать запрос, используя вкладку CREATE -> Query Wizard, самый простой способ создать базовый запрос. Вам будет предложено:

  • Тип (Мастер простых запросов).
  • Имена таблиц и полей. Выберите «Название расходов», «Тип и сумма» из «Обычных расходов» и «Месяц и сумма» из «Ежемесячных расходов».
  • Деталь или Резюме. Выберите Подробно.
  • Введите «Отчет о несоответствии фиксированных расходов», когда мастер запросит у вас имя, и нажмите «Готово», чтобы сгенерировать запрос отчета.

Сгенерированный запрос должен выглядеть следующим образом (без красных выделений):

Но, как вы можете видеть, этот запрос показывает все записи о расходах, а не только несоответствующие (как выделено красным). Мы можем исправить это с помощью Query Design (щелкните правой кнопкой мыши на имени запроса на левой вкладке и выберите «Design View»).

Мы будем использовать эту точку зрения, чтобы добавить 2 критерия

  1. Под Regular Expenses.Type добавьте значение 'Fixed' в Criteria (включая одинарные кавычки). Это ограничивает получаемые записи данных типом = Fixed.
  2. В любой из сумм добавьте специальные критерии для проверки на несоответствие: «(регулярные расходы). Количество (ежемесячные расходы). Количество» (без кавычек). Знак означает «не равно»). Это подберет только несоответствующие записи.

Вместе эти критерии будут определять несоответствующие записи по фиксированным расходам.

Конечный результат должен выглядеть так:

И это действительно тот конечный результат, которого мы желаем. Поздравляю !!

Заключительная нота

В этом базовом руководстве вы познакомились с широким спектром функций Microsoft Access, от таблиц до взаимосвязей и запросов. Мы рекомендуем вам использовать таблицы и запросы, перечисленные здесь, пытаясь выполнить более сложные операции.

Предложения для дальнейшей практики включают в себя:

  • Импорт даты в таблицы из листа Excel или текстовые файлы, разделенные запятыми (также называемые CSV-файлами).
  • Добавление критериев проверки для таблиц с использованием представления «Дизайн». Например, попытайтесь ограничить значения Regular Expenses.Type только значениями «Fixed» или «Variable».
  • Узнайте о «нормализованных» таблицах и о том, как они влияют на ваши данные. Перепроектируйте и создайте примеры, представленные здесь как нормализованные таблицы.
  • Используйте Query Designer с нуля, чтобы создавать сводный отчет, содержащий информацию о совокупных доходах, расходах и балансе каждого месяца за год.

Хотя ваши первые несколько попыток с Microsoft Access могут включать в себя крутой курс обучения, мы можем гарантировать вознаграждение, которое принесут ваши усилия. Microsoft Access - это легкий инструмент для работы с базами данных, который позволяет вам использовать ваши данные с минимальными усилиями. Так что продолжайте и счастливого доступа!

Рекомендуемая статья

Вот несколько статей, которые помогут вам получить более подробную информацию о создании базы данных с использованием доступа Microsoft, поэтому просто перейдите по ссылке.

  1. 10 мощных функций Microsoft Access
  2. 9 удивительных шагов о том, как использовать навыки Microsoft Excel
  3. Как улучшить свои навыки Microsoft Excel?
  4. 10 простых шагов для создания сводной диаграммы в Excel 2016
  5. Удивительный шаг Excel Функции - диаграммы и графики

Категория:

Советы по Excel