6 интранет-функций для успешного общения сотрудников - eduCBA

• Интранет-функции для общения сотрудников

Интранет-функции для общения сотрудников

«Интранет компании должен строиться с помощью полных программ внутренней коммуникации. Достижение интрасети - около 60 процентов коммуникаций, 40 процентов технологий ». Боб Коэн,

Интранет - это как зонтик, под которым можно получить любую необходимую информацию, касающуюся компании и повседневной работы. Он известен как коммуникационная платформа, где мы получим информационную панель, показывающую 360-градусный обзор деятельности компании. Точнее, это частная безопасная онлайн-сеть, в которой сотрудники могут генерировать контент, участвовать в определенных коммуникационных процессах, действовать как команда, выполнять задачи и мероприятия, а также формировать культуру организации.

Она известна как домашняя платформа компании, где собираются команды, создают необходимый репертуар, многофункциональное коммуникационное устройство и многое другое. Как и внутренняя сеть связи, интрасеть - это больше, чем количество ее частей.

Интранет - это универсальный магазин для всего. Дизайн интранета должен соответствовать потребностям и участию сотрудников. Это общая платформа, которая помогает в общении (двустороннем), работе в команде, управлении знаниями, разработке и распространении контента, социальных сетях, вовлечении сотрудников и планировании.

Каждая развивающаяся компания может извлечь выгоду из интранета. Приведенные ниже десять вопросов фактически будут действовать как контрольные пункты, которые устраняют любые проблемы и помогают в правильном внедрении интрасети.

Рис. 1. Точки контрольного списка для разработки внутренней сети.

Мы должны копаться вглубь различных функций интранета.

1. Интранет находится в центре коммуникаций

Три способа это помогает организации -

1. Коммуникации сверху вниз, которые являются ничем иным, как общением между руководителями
2. Обратная связь сотрудников или связь между сотрудниками и руководством
3. Командное обсуждение в форме общения между сотрудниками

Теперь краткая информация об этом прояснит все.

• Интранет прекращает основные проблемы с электронной почтой

Все виды проблем с электронной почтой могут быть легко решены с помощью хорошо спроектированной интрасети, когда вы забудете держать кого-то в курсе важной почты, или когда вы пропустили важное обновление, поскольку электронная почта была потеряна в серии писем, или когда вы застряли в ответе - все списки. Интранет поддерживает связь с людьми по-разному и оптимизирует как мгновенное общение. На одном и том же постаменте можно легко сделать множество вещей: общаться с коллегами, создавать сообщества по различным темам, делать объявления по различным вопросам, связанным с компанией, писать блоги, загружать статьи и создавать информационную панель, связанную с работой компании.

Некоторые внутренние статистические данные приведены ниже:

1. Открыто только 48% писем в связи с отправленным внутренним сообщением
2. И только 23% из этих сообщений фактически открыты

Таким образом, ясно, что основная часть коммуникаций компании фактически не открыта. Для всех адресатов, желающих открыть сообщения, очевидно, что отправка только электронной почты не очень хорошая идея.

• Интранет помогает собирать отзывы сотрудников

Вовлеченность сотрудников оценивается соответствующей обратной связью сотрудников. Вы можете легко определить количество удовлетворенности сотрудников, отследить пробелы в улучшении сотрудников и некоторые проблемы, которые могут оказать непосредственное влияние на текучесть кадров.

Обзоры обратной связи по вовлечению сотрудников прекрасно проводить, если они не разрабатываются в разных отделах; в большинстве случаев опросы проводятся сторонним инструментом. Напротив, если эти опросы проводятся с помощью встроенного инструмента, размещенного в интрасети, можно легко получить правильные данные, хранящиеся на сервере компании, и обмениваться ими между различными отделами и группами для повышения производительности. Кроме того, сотрудники по всему миру будут знать об этом инструменте, поскольку они взаимодействуют с ним на ежедневной основе. Это в конечном итоге увеличит коммуникацию на рабочем месте, а значит и удовлетворенность сотрудников.

Рис: 2. Процент сотрудников, принимающих процесс общения

Пессимизм на рабочем месте повышается из-за ниже трех причин, ориентированных на общение:

1. Менеджмент не направляет сотрудников на достижение общей цели на 38%
2. В целом плохое общение на 14%
3. Регулярные изменения, которые не очень хорошо информированы на 12%

2. Интранет Сотрудничает

Для правильного общения и вывода информации о сотрудниках очень необходимо иметь общую платформу, где все сотрудники могут объединиться в общее дело. Чаще всего одно и то же сообщение становится другим, если не все синхронизированы должным образом. Это было бы опасно, так как должно быть централизованное местоположение, из которого люди должны собирать контент и связываться с другим.

• Интранет создает платформу, где каждый может общаться вместе и делать вещи

В большинстве случаев вы можете обнаружить, что интрасеть оборудована, чтобы позволить вам общаться с коллегами через какую-либо страницу команды или страницу проекта. Сотрудники могут сотрудничать и делиться контентом, представляющим взаимный интерес. Вы можете создавать страницы для множества предметов:

• проектов
• Команды
• Внешние порталы по клиентам
• Банки знаний
• Для введения сотрудника
• Маркетинговые кампании
• Представление услуги или продукта

Таким образом, ваша интрасеть будет фактически формировать ваши коммуникации, работу и контент любым способом в соответствии с тем, что вы стремитесь улучшить коммуникацию компании.

• Управление проектами и задачами упрощены интранетом

Интранет помогает устанавливать и управлять проектами и задачами на одном постаменте. Это платформа, чтобы заботиться о других аналогичных бизнес-деятельности. Интранет помогает команде проекта завершить проект. В режиме реального времени можно легко следить за ходом работы, устранять любые проблемы без переполнения электронной почты и следить за связанными обсуждениями, чтобы глубже понять встречи и материалы.

А управление задачами следит за ходом вашей работы, помогает распределять задачи среди других и обеспечивает идеальное выполнение задач, связанных с проектом. Можно быстро обмениваться файлами и данными в одной комнате, даже не помещая их в Dropbox или в другие общие резервы.

• Интранет обслуживает внутренние заинтересованные стороны

Через интранет можно объединить обычный процесс и соединить решения между различными отделами, включая отдел кадров, маркетинг, ИТ и т. Д. Чат, форумы, открытые дискуссии и изолированные сообщения - вот некоторые из способов, которыми пионеры помогают другим решить любую проблему. Ниже приведены некоторые службы для начала:

• Предоставить различные программные документы организаций
• Создайте банк знаний или внутреннюю вики
• Объявите о различных коммуникациях, ориентированных на компанию или отдел
• Дайте возможность мгновенного чата для быстрого решения проблем
• Трансляция пошагового видео

3. Интранет выступает в качестве инструмента управления знаниями

Просто подумайте о ситуации, когда вы ищете важный файл в нескольких местах, которые, по вашему мнению, вы сохранили: Dropbox, Google Drive, One Drive, веб-сайт компании или ваш внутренний сервер. И поиск в разных местах просто заставляет вашу голову кружиться, и вы, наконец, не нашли файл. Таким образом, в такой ситуации интранет может помочь вам упорядоченно хранить ваши важные документы.

• Интранет всегда дает возможность интегрировать ваши документы

Управление файлами как часть услуг по управлению знаниями - это способ загрузки вашего файла в интрасеть для вашего же преимущества. В обоих случаях, когда мы напрямую загружаем файл или помещаем ссылку, которая содержит фактический документ, загруженный в безопасное место, мы помогаем себе и другим найти файл в будущем, не тратя на это время. Вы можете объединить документы так, как вы хотите. Когда вы не уверены, где храните документы, просто выполните яркий поиск, чтобы получить нужный файл. Множество документов сохраняется во внутренней сети:

1. Можно создать хранилище знаний, в которое можно помещать разные документы, например, документы по подбору персонала, файл, связанный с проектом, и т. Д.
2. Вы можете легко отправлять файлы через интранет и через чат; Кроме того, разговор в чате автоматически архивируется, чтобы помочь нам получить историю с датой

• Интранет повышает производительность

Успех и провал любого проекта больше зависит от правильного хранения данных и файлов. Это не только экономит время и, следовательно, будет иметь прямое влияние на рентабельность инвестиций, но также снижает напряженность и разочарование. Например, когда вы даете последний штрих к завершению проекта, вы уверены, что выберете правильный документ для вашего клиента. Если вы даете входящие файлы новым столярам, ​​вы можете легко отправить ссылку на страницу HR, на которой размещены соответствующие документы, предназначенные для них. Согласно исследованию, проведенному McKinsey Global Institute, вы можете сократить время, затрачиваемое на поиск любого документа, примерно на 35%, что позволяет сэкономить 6% времени, затрачиваемого на другие важные задачи.

• Интранет всегда создает базу знаний в режиме реального времени

Правильный дизайн внутренней сети помогает создать базу знаний для документирования периодически размещаемых файлов и документов, например:

1. Политика и практика
2. Ценные материалы
3. Новости и истории успеха
4. Важные часто задаваемые вопросы
5. Альбомы сотрудников
6. Учебные материалы
7. Справочник по персоналу
8. Новостная рассылка
9. Важные ссылки, содержащие полезные инструменты и файлы

И это еще не все. В системы загружено еще несколько элементов - вопросы, задаваемые на форумах, в групповых обсуждениях и тикеты, поднятые в службе поддержки. Все они могут быть загружены в интрасеть и добавлены в базу знаний, которую вы можете использовать раз за разом для различных нужд. Кроме того, там может быть вкладка с названием идей, которые приглашают общественные идеи. Этот инструмент на самом деле будет стимулировать идеи на разных уровнях.

4. Интранет дает возможность социальных сетей

Интранет всегда дает возможность практически поддерживать связь с коллегами из разных отделов, тем самым уменьшая барьеры и бункеры; сотрудники могут легко общаться друг с другом, делиться отзывами на темы, представляющие взаимный интерес, и учиться. И это улучшает коммуникацию и обмен знаниями на уровне компаний, различных групп и отделов. Сотрудники узнают людей внутри и за пределами своих команд. Менеджеры могут познакомиться с подчиненными, и это, в конечном итоге, нарушит соглашения, и вместе они могут расти, тем самым оказывая косвенное влияние на производительность.

• Интранет строит внутренние каналы связи

Даже не покидая рабочего стола, не делая звонки и не отправляя письма, сотрудники могут связываться друг с другом в форме обратной связи в журналах обсуждений по любой конкретной теме. Таким образом, связь с территориально распределенными командами могла бы вдохновить командную работу.

• Интранет помогает найти и узнать ваших сотрудников

Просто потому, что команда географически распределена или кто-то работает из дома, невозможно найти и узнать ваших сотрудников все время, даже если мы работаем с ними физически или виртуально. В таких случаях каталог сотрудников в интрасети фактически помогает нам связаться с нашими предполагаемыми коллегами, и сообщество может быть построено. Мы можем узнать навыки членов нашей команды, историю работы и успехи. Поэтому мы можем воспользоваться их помощью в решении любой проблемы или посоветовать другим следовать за ними в таких конкретных ситуациях. Вы можете мотивировать своих коллег, отправив значок Поздравление в случае успеха проекта или отправить значок Спасибо за любую хорошо выполненную работу.

• Через Интранет вы можете создавать, обмениваться и публиковать любой хороший контент через границы и отделы

Через интранет люди создают контент, делятся общедоступными постами, которыми пользуются другие, и комментируют. Пользователи используют разные места, где любой новый контент загружен, автоматическое обновление будет идти всем в этих конкретных сообщениях. Затем они начинают использовать этот контент. Таким образом, интрасеть дает возможность пользователям создавать контент, который может быть использован другими. В интранете обычно загружается следующее содержимое:

1. Блоги и новые тенденции в отрасли
2. Новые навыки для других, чтобы следовать
3. Победа большой команды
4. Новый запуск
5. Новая стратегия или процесс
6. Прикольные фото и видео

5. Центр вовлеченности и роста сотрудников: отменить разочарование сотрудников

На каждом организационном этапе вовлеченность сотрудников рассматривается как практический результат. Благодаря вовлеченности сотрудников производительность повышается, а сотрудники мотивируются. Наконец, это положительно влияет на удовлетворенность клиентов и моральный дух сотрудников.

Статистика вовлеченности сотрудников

• Исследование Del Carnegie Training показывает, что почти 71% сотрудников крупных компаний не заняты
• В другом исследовании, проведенном Gallup Research, отстраненность сотрудников составляет около 18%, что снижает общую производительность труда.

Привлеченные сотрудники лояльно защищают компании, в которых они работают. Они с гордостью упоминают о продукте или услуге компании для клиентов. Они совместно создают знания на благо других и помогают другим в достижении их целей. В то время как отстраненные сотрудники - это бремя. Они наносят ущерб репутации компании и вызывают недовольство среди других и вирусным образом влияют на производительность. На данном этапе интранет фактически поможет разработать планы по привлечению сотрудников, позволяя им использовать ресурсы и инструменты и обучая их в их желаемых областях для построения своей карьеры. Они будут иметь больше возможностей для решения своей карьеры.

• Интранет связывает сотрудников с миссией, видением и ценностями компании

Мы часто думаем, соответствует ли каждый сотрудник миссии, видению и ценности компании! И правильно ли они связаны и эмоционально связаны с этим? Исследование, проведенное на 40000 сотрудников с помощью опроса TINYpulse, показывает, что только 40% знают об этом. Процесс вовлечения сотрудников дает всем сотрудникам доступ к эмоциональной привязанности к миссии, видению и ценностям компании. Интранет предоставляет всем этот доступ в центральном месте. В разных форматах и ​​сегментах вы можете обращаться к своим сотрудникам и укреплять их многогранными способами: через блоги, обсуждения, статьи, видео и персонализированные страницы для продвижения бренда.

• Интранет создает возможности для развития сотрудников

Сотрудники будут более удовлетворены, если у них будет достаточно возможностей для развития. Компания может создавать различные планы карьерного роста для сотрудников, тем самым сокращая потери. И просто уменьшив разрыв между ресурсами, которые им необходимы для роста, и результатами, компания может упростить несоответствие. Интранет выполняет эту прекрасную работу по поддержке и отслеживанию программ роста сотрудников следующим образом:

1. Консолидация учебных материалов и лучших практик
2. Сбор отзывов сотрудников для улучшения программ
3. Передача корпоративной культуры каждому
4. Отслеживание прогресса каждого сотрудника
5. Предоставление одному из них возможности отслеживать свои разработки

• Интранет имеет шанс на вирусную связь со всеми в планах развития и уникальных идеях

Когда речь идет об общении, которое рассылается сотрудникам по электронной почте, существует вероятность того, что эти сообщения электронной почты могут быть потеряны в почтовых ящиках или люди могут не предпринимать инициатив для открытия этих писем. Это очень распространено везде. Сотрудник может пропустить важное сообщение, которое ему присылают о его личном развитии. И иногда это может заставить их чувствовать себя обделенными или незначительными.

Интрасеть всегда дает сотрудникам доступ к тому, что им требуется, - к наиболее важным обновлениям, каждой перспективе и каждому планируемому изменению. Информация может быть общедоступной или специально предназначенной для нужных людей; как часть двойного общения, им может быть отправлено электронное письмо. В то же время они могут делиться своими уникальными идеями в вирусном пространстве, а другие в этом пространстве могут получить доступ к этой информации и оставлять комментарии. Следовательно, развивается хорошая коммуникационная нить, ведущая к успешным разработкам для всех. Люди, которые могут не участвовать в публичном обсуждении, также могут участвовать в таких онлайн-дискуссиях.

Интранет также дает сотрудникам возможность использовать свои роли и карьеру:

1. Собственные проекты и аналогичные важные задачи
2. Поделитесь креативными идеями
3. Доступные возможности
4. Следите за своей целью развития
5. Посоветуйте процесс прогрессирует
6. Не упустите дополнительную тренировку и образование
7. Следите за тем, что делают другие внутри и вне команд

Стив Рёслер, известный коммуникационный стратег, записал десять важных вопросов, которые помогут привлечь сотрудников на работу. Эти контрольные списки эффективны при формулировании простых решений проблем интрасети:

6. Интранет выступает в качестве инструмента планирования

Интранет позволяет легко планировать и отслеживать встречи, события и встречи. Все сотрудники получат выгоду от этого необычного объекта.

• Простое планирование встречи, вдохновляющее участие сотрудников

Люди могут иметь более одного инструмента для планирования своих обязательств, но они неэффективны, так как это займет много времени. Эта возможность обеспечивает хорошее участие сотрудников. Вы можете отправлять сотрудникам электронные письма о встречах или мероприятиях, но этот процесс громоздок. Электронные письма могут быть потеряны во входящей почте, или важные люди могут быть пропущены. Самый простой и разумный способ - составить общий календарь в интрасети вашей компании и быстро взглянуть на удобство каждого. Таким образом, можно запланировать время встречи.

• Создание привлекательных событий

Помимо установки времени и календарей, есть еще некоторая информация, касающаяся событий, которые делают события интересными и популярными.

1. Полная информация о событии
2. Фото и видео, относящиеся к событию, делают его более заманчивым. Вскоре после окончания мероприятия может появиться ровное обновление вместе с фотографиями и видео
3. Подробная дорожная карта к событиям
4. Информация о закусочных, магазинах и любых других интересных местах

Вывод

Правильный дизайн внутренней сети - это всегда ступенька для эффективной внутренней коммуникации. Это всегда дает людям возможность общаться с коллегами по любой общей теме и дает бесконечные утилиты. Мы видели людей, широко использующих правильное использование интранета для повышения массовой эффективности платформы. Это платформа, где они находят и ищут что-либо, создают, делятся, учатся и мотивируют других, что, в свою очередь, повышает эффективность работы, непосредственно влияя на рентабельность инвестиций. Это не правильно, если говорить о каких-либо негативных вещах, но всегда можно сказать, что правильный дизайн интрасети - это всегда половина работы, проделанной с тех пор, как речь идет о правильных двусторонних каналах связи.