Управление заинтересованными сторонами проекта -
Часть определения себя как социальных животных проистекает из того факта, что прогресс нашей цивилизации и общества зависит от нашего взаимодействия друг с другом. Мы общаемся друг с другом через языковую среду, называемую языком, и это формирует мост между пониманием и реагированием на различные ситуации и сценарии.
Даже когда дело доходит до нашего рабочего места, от нас ожидают, и наша рабочая этика диктует, что мы сохраняем теплые и позитивные отношения с людьми, с которыми общаемся, чтобы получить преимущество в достижении общей цели и задачи компании.
В мире управления проектами менеджер проекта оказывается единственным человеком, который управляет проектом и управляет им, а также людьми, вовлеченными в этот проект. Таким образом, это становится важным фактором для этого человека, чтобы иметь возможность установить прочную связь с каждым заинтересованным лицом через общение. В этой статье будет рассмотрен вопрос, который только что всплыл в вашей голове, как именно построить позитивные отношения со всеми основными заинтересованными сторонами проекта.
Что такое управление заинтересованными сторонами проекта?
Заинтересованные стороны - это те лица, которые участвуют в проекте и прямо или косвенно участвуют в работе по проекту. Управление заинтересованными сторонами проекта можно разделить на две основные категории:
- Управление внешними заинтересованными сторонами проекта: Эти внешние заинтересованные стороны могут влиять или зависеть от того, как продвигается проект, но они напрямую не вовлечены в бизнес в организации. К ним относятся сообщества, средства массовой информации, широкая публика, другие публичные группы и многое другое.
- Внутреннее управление заинтересованными сторонами проекта : эти заинтересованные стороны непосредственно участвуют в сделках, предпринимаемых бизнесом, и в тот или иной момент во владении или в связи с продуктом или услугой (или частью продукта или услуги), оказываемой организацией. Управление заинтересованными сторонами проекта включает сотрудников, клиентов, поставщиков, поставщиков, акционеров и многое другое.
Управление заинтересованными сторонами проекта, которым вы окружены, можно описать как две группы: одна, непосредственно вовлеченная в проект и присутствующая в руководящем комитете проекта, и другая, которые не являются ключевыми лицами, принимающими решения, но должны быть предупреждены о ходе работы. проект и как он продвигается согласно первоначальному плану бизнес-проекта, изложенному. Давайте подробнее рассмотрим управление этими заинтересованными сторонами проекта и то, как их участие формирует поток проекта.
Для бесперебойного функционирования проекта на протяжении многих лет стало важным, чтобы руководитель проекта установил выделенную линию связи как с внутренними, так и с внешними заинтересованными сторонами. Эта линия связи привела к многим успехам, а неспособность своевременно и точно донести информацию до ключевых заинтересованных сторон проекта привела к провалу самого проекта.
Все заинтересованные стороны являются ключевыми игроками в этой игре и должны иметь одинаковый уровень приоритета.
Типы управления заинтересованными сторонами проекта
Поскольку теперь мы классифицировали управление заинтересованными сторонами проекта как внутренние и внешние заинтересованные стороны организации, мы можем дополнительно изучить типы управления заинтересованными сторонами проекта, основанные на их уровне участия, прямо или косвенно в проекте.
- Люди, которые положительно влияют на весь проект, но которые непосредственно не вовлечены в работу проекта и плана проекта. К этим типам управления заинтересованными сторонами проекта относятся старшие и топ-менеджеры, поставщики и финансовый отдел организации.
- Люди, на которых влияет любое из действий, предпринятых в помещении организации. Они непосредственно затронуты и также способствуют выполнению изменений, которые предприняты. Они включают сотрудников и клиентов.
- Люди, которые заинтересованы в успехе организации, особенно с точки зрения доходов и доходов, полученных за счет прибыли. Эти ключевые заинтересованные стороны проекта влияют на эти программы изменений, а также на продукты и услуги организации в той степени, в которой они знают, к каким преимуществам приводит деятельность. К этим ключевым заинтересованным сторонам проекта относятся лица, владеющие акциями в бизнесе.
Как руководитель проекта, ваша обязанность будет состоять в том, чтобы соединить точки и эффективно общаться со всеми этими типами ключевых заинтересованных сторон проекта, чтобы обеспечить сплоченность в рамках проекта и успешно работать с ним. Эта эффективная коммуникация гарантирует, что ваш проект работает в правильном направлении на протяжении всего его жизненного цикла, и что все участники проекта постоянно информируются о его ходе.
Что хочет знать руководство заинтересованных сторон проекта?
Это один вопрос, который должны задать себе все руководители проектов и найти на него удовлетворительные ответы. Важно знать, что необходимо знать руководству заинтересованных сторон проекта. Независимо от того, работают ли они непосредственно над проектором, они хотят знать только состояние проекта и его продвижение. Как хороший менеджер проекта, важно, чтобы вы правильно поняли то, что они хотят знать, и соответствующим образом подготовили свой план коммуникации, соответствующий потребностям ключевых заинтересованных сторон проекта.
- Ключевые заинтересованные стороны проекта хотят знать, что для них важно - люди всегда с нетерпением ждут мотивации, когда узнают, что для них важно. Как только им стало известно о преимуществах их участия и проекта в целом, для них это стало дополнительным стимулом получить большее чувство ответственности по отношению к проекту и внести соответствующий вклад.
- Ключевые заинтересованные стороны проекта хотят знать, что в этом для организации - Люди хотели бы узнать больше об общей картине и с нетерпением ждут, какие преимущества получит организация. Ведь если компания прогрессирует, значит, раздувает свои возможности в большей доле.
- Ключевые заинтересованные стороны проекта хотят доверять вам - постоянная коммуникация между вами и руководством заинтересованных сторон проекта может быть важным фактором, способствующим доверию в отношениях. Заинтересованные стороны должны знать, что они могут положиться на вас в работе, которую они вам доверили. Комфорт очень важен.
- Ключевые заинтересованные стороны проекта хотят знать, что вы привержены делу - Коммуникация является отличным средством, чтобы показать вашу преданность и приверженность проекту, которым вы руководите. Как только руководство заинтересованных сторон вашего проекта узнает о вашей приверженности, они уже смогут рассматривать проект как большой успех и будут уверены, что ваши бдительные глаза будут направлять и последовательно продвигаться по жизненному циклу проекта.
- Ключевые заинтересованные стороны проекта хотят видеть, на что вы способны - когда вы эффективно информируете о ходе проекта или о задаче, которую необходимо выполнить; он показывает большую часть ваших возможностей и калибра для ключевых участников вашего проекта и членов команды. Тот факт, что вы способны руководить проектом, может оказать огромное и глубокое влияние на то, как руководство этих заинтересованных сторон сами вносит свой вклад в проект и оказывает свою приверженность.
Определение позитивных отношений
Если мы хотим поддерживать позитивные отношения с ключевыми заинтересованными сторонами проекта, которые являются очень важной и выдающейся частью наших проектов, нам лучше понять и четко определить, что означает позитивные отношения. И, нет, оставаться позитивным не входит в список управления заинтересованными сторонами проекта. Итак, давайте погрузимся в первую очередь и выясним, что для нас значат позитивные отношения. Следующие характеристики, на мой взгляд, прекрасно описывают и определяют позитивные отношения, необходимые при работе над проектом:
- Доверие - будь то ваши личные или профессиональные отношения, доверие - это один из ключевых факторов, который может стать поворотным моментом для ваших успешных и уважаемых отношений с заинтересованными сторонами. Доверие может стать мощным связующим звеном, объединяющим проектную команду и ключевые заинтересованные стороны проекта для более эффективной и действенной рабочей и коммуникационной среды. С доверием приходит тот факт, что вы можете донести свои идеи до стола, не беспокоясь ни о чем.
- Открытое и эффективное общение - в офисном сценарии вы постоянно находитесь в режиме общения, либо посредством электронной почты или мгновенных сообщений, либо простого личного общения. Чем больше общения вы приобретете, тем больше будет отношений, но чем лучше и эффективнее будет общение, тем более позитивными будут отношения.
- Принимая во внимание разнообразие - Позитивность в отношениях может заставить людей принять разнообразие и разнообразие, вызванные другими людьми. Они могут придумать разные мнения, мысли и идеи. С их различными точками зрения ваш проект может принести большую пользу, и вы получите позитивные отношения.
- Взаимная забота и уважение - Работа в команде и группе может быть очень сложной. Вы можете встретить людей, с которыми трудно общаться, но имея общую картину организации и основываясь на этом, создавая взаимную заботу и уважение друг к другу, и в рамках проекта заинтересованные стороны могут обеспечить инновации и бесперебойное функционирование проекта в рамках команда.
- Внимательность. Помня о ваших действиях и словах, вы можете определить ключевых заинтересованных лиц вашего проекта как ответственного и ответственного человека, с которым можно общаться. Это может повысить вашу позицию менеджера проекта и помочь вам добиться цели. Самосознание может избавить вас от негативных вибраций вокруг вас на рабочем месте.
Советы по позитивному взаимодействию с заинтересованными сторонами вашего проекта
- Обратите внимание не только на построение позитивных отношений с руководством заинтересованных сторон вашего проекта, но и на надежные отношения, которые продлятся через ключевые моменты принятия решений. Постарайтесь постоянно вовлекать их в стратегию и выбранный подход.
- Поделитесь своим видением, и вы берете на себя проект и цель, которую он намерен достичь.
- Принимайте постоянные советы и помощь от людей, которые уже находятся на светлой стороне, когда дело доходит до проекта и всех его задач.
- Зафиксируйте график регулярных собраний, чтобы напрямую встретиться с вашими разными участниками управления проектами и инвестировать время в консалтинг и высказать свою точку зрения перед устойчивыми ключевыми заинтересованными сторонами проекта, с тем чтобы они могли увидеть общую картину и понять все, что Проект выступает за.
- Подготовьте план коммуникации и получите соглашение со всеми основными заинтересованными сторонами проекта.
- Общение должно быть простым, но эффективным.
- Чтобы укрепить их доверие к вам, покажите им структурированный подход к плану проекта с самого начала проекта.
- Сообщите о рисках и проблемах и не создавайте неожиданную или напряженную ситуацию внезапно. Это поставит под угрозу их долю в проекте и помешает вам взять на себя инициативу с доверием.
Использование плана общения
Вы уже слышали о плане общения пару раз в этой статье. Хотя некоторые могут знать все об этом, а некоторые, возможно, слышали это в первый раз. Предоставляя преимущество молодым и подающим надежды менеджерам проектов, вы получите краткий урок о том, что такое коммуникационный план и как с ним работать.
Что такое коммуникационный план?
Проще говоря, коммуникационный план способствует эффективному и действенному общению между вами, как руководителем проекта, и различными заинтересованными сторонами, с которыми вы будете иметь дело во время работы над проектом. Этот план будет полным руководством, направляющим вас через все общение, которое будет происходить и с какой периодичностью.
При составлении плана связи вам необходимо будет принять участие в:
- Спонсор проекта
- Управление заинтересованными сторонами проекта
Элементы коммуникационного плана
Чтобы укоренился хороший и успешный план общения, вам необходимо принять следующие 4 элемента плана:
- Цели общения
- Способ и частота общения
- Тип заинтересованных сторон (целевая аудитория)
- Ключевые элементы, используемые в общении
Разработка плана общения
Эта задача может быть легко выполнена, если у вас есть все коммуникационные стратегии и ясность в уме. Как только вы узнаете и поймете, что нужно сделать, сказать и принять меры, вы можете быть уверены, что разработаете план коммуникации, который не подведет. В следующей таблице приведены идеальные и рекомендуемые стратегии, которые необходимо предпринять для тщательного составления и составления хорошего коммуникационного плана, чтобы построить позитивные отношения с заинтересованными сторонами вашего проекта.
| Фокусные точки | Вопросов |
| Цели общения | Чего вы хотите достичь с вашим планом связи для вашего проекта?
Соответствуют ли эти цели целям вашего проекта? |
| Целевая аудитория | Кому нужны эти виды общения?
Что в этом для них? |
| Способ общения | Насколько удобна ваша целевая аудитория в качестве способа общения? |
| Частота общения | Как часто вы хотите, чтобы ваши заинтересованные стороны обновлялись? |
| Цель общения с различными типами заинтересованных сторон | Почему вы хотите донести эту информацию до заинтересованных сторон? |
| Ключевые элементы в общении | Что вам именно нужно, чтобы они знали?
Что вы, как руководитель проекта, хотите передать им? |
| Мастер связи | Кто должен доставить сообщение, которое вы запланировали?
Какой член команды достаточно ответственен, чтобы сделать такое сообщение? Разные заинтересованные стороны нуждаются в разных коммуникаторах? |
| Источники информации | Каков ваш источник информации, чтобы иметь возможность общаться?
Какие данные и информацию вы будете использовать? Зачем нужна конкретная информация для данного заинтересованного лица? |
| Метрики успеха | Как я узнаю, что мой план общения работает?
Что считается успешным планом общения? Нужно ли проводить собрание по оценке плана коммуникации? |
Рекомендуемые статьи
Это было руководством к установлению постоянной линии связи между вами и заинтересованными сторонами проекта, и это может быть хорошим фактором, чтобы вселить доверие в отношения. Это следующие внешние ссылки, связанные с заинтересованными сторонами проекта.
- Удивительное руководство по методам управления проектами
- Эффективная отчетность по управлению проектами
- Топ 7 важных инструментов управления проектами с открытым исходным кодом