Лучшие 5 типов инструментов управления отчетами проекта

Отчетность по управлению проектами

Коммуникация играет жизненно важную роль в эволюции всего, что мы, люди, делаем своими руками. Будь то мир бизнеса через определенную среду, мы всегда стараемся передать наше послание или взгляды, чтобы другие были восприимчивы и поглощали мысли в нашем разуме. При настройке отчетности по управлению проектами мы получаем эту эффективную информацию в форме отчетов. В рамках отчетности по управлению проектом существует множество различных отчетов, которые тщательно составляются и направляются для выбора отдельных лиц или групп людей, чтобы наше сообщение о ходе работы над проектом было четким, точным и эффективным.

В этой статье мы рассмотрим мир отчетности по управлению проектами и все, что в него входит.

Зачем нам нужен отчет по управлению проектами?

Во введении четко указана необходимость эффективной коммуникации внутри организации и вне ее, и для этой цели у нас есть отчетность по управлению проектами. Несмотря на то, что в большинстве случаев у нас часто бывают разные средства коммуникации, предназначенные для большой целевой аудитории, и предоставленное общение может быть совершенно бесполезным для некоторых его получателей, именно здесь мы должны обратить внимание на эффективное общение, при котором общение является четким и точным и только о том, что нужно. Нам бы никогда не пришлось беспокоиться об обновлении различных заинтересованных сторон в списке проектов, если бы у нас была для этого эффективная система отчетности по управлению проектами.

При наличии системы отчетности по управлению проектами у вас есть регулярный и формальный процесс распространения отчетов, который будет информировать ключевые заинтересованные стороны об аспектах проекта, которые они должны знать. Таким образом, вы можете оградить членов вашей проектной команды и заинтересованных лиц от любых неожиданных неожиданностей и вещей, которые крайне важно знать. Именно через отчеты мы понимаем ход реализации проекта и темпы его реализации в плане проекта. Мы даже поймем, что мешает проекту двигаться быстрее, и у нас будет возможность проанализировать различные аспекты проекта по сравнению с планом управления проектом, который был эффективно разработан ранее.

Помимо того, что один из центральных аспектов коммуникации, управленческая отчетность проекта может эффективно использоваться руководством для ведения документированной истории проекта и его работы. Имея эту историю, можно провести анализ, чтобы извлечь уроки, оценить процессы и узнать о сильных и слабых сторонах развития проекта. Эти уроки могут быть включены в основное обучение в офисе управления проектами в организации и распространяться на все различные проекты в организации.

Подводя итог, можно сказать, что отчетность по управлению проектами будет:

• Эффективная коммуникационная связь между всеми заинтересованными сторонами проекта и организацией
• Рука помощи в сборе важных данных и информации с целью отслеживания и записи процесса проекта
• Система, обеспечивающая получение информации нужному персоналу при необходимости
• Точка объявления, когда проект достигает вехи
• Основа понимания организацией проекта, управления, плана и цели

Лучшие 5 типов инструментов управления отчетами проекта

В этом разделе мы рассмотрим 5 различных типов инструментов отчетности по управлению проектами, которые существуют, когда речь идет о отчетности по проектам в управлении проектами и его системе. Каждый из этих типов играет ключевую роль в разработке проекта и плавном переходе проекта от его начальных стадий к успешной стадии.

№ 1 Отчет по расписанию

Наряду со всеми аспектами проекта, находящегося под вашей командой, в качестве менеджера проекта одним из наиболее важных отчетов по управлению проектами, который может быть включен в ваш список отчетов, должен быть Отчет о расписании. В этом отчете вы найдете все детали, относящиеся ко времени, которое ваши ресурсы вкладывают в работу над проектом.

Отчет по расписанию может быть очень интересным и полезным для инструмента отчетности по управлению проектами, так как он может проверить следующие детали для вас:

• Время, которое вложил каждый сотрудник
• Работа выполнена в определенный день, неделю или месяц
• Подотчетность каждого члена команды в соответствии с возложенной на него задачей
• Перегрузка или недостаточное использование ресурсов на проектах
• Управление людьми должно быть передано конкретному ресурсу

Этот отчет должен быть распространен менеджерами проекта среди членов их команды. Менеджер проекта может прибегнуть к использованию инструмента отчетности управления проектами для отслеживания времени. Эти инструменты отчетности по управлению проектами могут использоваться членами их команды, чтобы они могли точно отслеживать свое время. Таким образом, менеджер проекта имеет полное представление о времени и усилиях, затраченных на выполнение конкретной задачи или всего проекта.

№ 2 Отчет о расходах

Представьте себе ситуацию, когда вы идете вместе с проектом, и, по вашему мнению, он идет гладко, как и предполагалось. Члены вашей команды выглядят великолепно, и все задачи выполняются, как запланировано, в установленные сроки. В конце выполнения проекта вы и члены вашей команды складываете общие расходы по проекту, и вы рассчитываете бюджет, потребляемый ресурсами и каждым используемым материалом. К вашему удивлению, ваши расчеты поразят вас, поскольку понесенные затраты намного превышают бюджет, выделенный для проекта, и то, что вы считаете успешным проектом, фактически является проектом, утопленным в потерях. Возможно, не так, как планировалось, если бы у вас был отчет о расходах, выполняемый еженедельно, вы могли бы предвидеть это и предпринять корректирующие шаги, чтобы остановить выход проекта за пределы его бюджета.

В отчете о расходах будут подробно описаны все понесенные расходы, и вы сможете также держать эти таблицы перед запланированным бюджетом. Этот отчет может просматривать руководитель проекта и заинтересованные стороны, которые утверждают бюджеты на еженедельной основе, но учет расходов, больших или малых, следует проводить в режиме реального времени.

№ 3 Отчет о состоянии проекта

Одним из наиболее важных отчетов по управлению проектом является Отчет о состоянии проекта. Тот факт, что это делает его всеобъемлющим докладом, делает его важным. Весь статус проекта должен отражаться в этом единственном отчете. Вы можете иметь его либо в виде диаграммы и графического формата, либо вы можете поместить данные и информацию перед собой в виде электронных таблиц.

Отчет о состоянии основного проекта будет указывать на следующие статусы, относящиеся к проекту:

• Работы завершены
• Отсроченный срок
• Отклонения в графике (плановые и фактические)
• Разница в стоимости (плановые и фактические)
• Отслеживание проблем
• Отслеживание рисков
• Незавершенные задачи

Помимо этого, вы можете добавить или вычесть то, что вам нужно знать об этом проекте и его статусе. Для получения дополнительной информации об отчетах о состоянии проекта вы можете посетить блог, который я недавно прочитал, прямо здесь. Счастливое управление проектами!

№ 4 Отчет о рабочей нагрузке на ресурсы

Как и в отчете расписания, в отчете о рабочей нагрузке будет отслеживаться объем работы, назначенной каждому члену команды проекта. Этот отчет по управлению проектом очень полезен руководителю проекта при выполнении заданий или распределении работы. Каждый член команды также обновляется этим отчетом, чтобы он мог проверить свои задания на неделю, а в случае нехватки работы он может обратиться к своему руководителю проекта и начать работу, которую он может выполнить.

Отчет о рабочей нагрузке ресурса также можно использовать для прогнозирования рабочей нагрузки проекта в конкретный день, поэтому руководитель проекта может опередить свою игру и, соответственно, переместить план проекта по мере продолжения рабочей нагрузки. Они могут даже составить правильный план и манипулировать работой, ожидающей или находящейся в процессе.

# 5 Портфельный отчет

Это отчет по управлению проектами, особенно для руководителей проектов, которые занимаются более чем одним проектом в любой момент времени. Этот отчет демонстрирует их портфолио на работе для многих проектов, которые они имеют под ними. Как видно, этот портфельный отчет покажет количество проектов, которыми руководит менеджер проектов, и обеспечит соответствие важных дат с упоминаниями проекта. Эти даты будут включать все основные этапы, дату завершения проекта, а также будут указывать текущее состояние проекта по мере его перехода от одной стадии проекта к другой.

Это довольно небольшой отчет и может быть необязательным для многих. Я обнаружил, что это очень важно для меня, и это помогло мне отслеживать все мои проекты и то, что требовало моего внимания больше, чем другие в то время.

Лучшая проектная отчетность в практиках управления проектами

Составление отчета о проекте в отчете по управлению проектом поможет вам в течение бессонных ночей и ранних утренних размышлений о том, что будет дальше, что я на самом деле создаю в качестве своего проекта и как должны выглядеть мои отчеты. В этом разделе мы рассмотрим следующее:

1) Досье создания простой проектной отчетности в Project Managemen

2) Способы придания значимости проектной отчетности в управлении проектами

# 1 Dos Создание простой отчетности проекта в управлении проектами

Теперь мы рассмотрим различные способы и средства отчетности по проектам в управлении проектами, которые вы можете внедрить в свой отчет по управлению проектами для достижения требуемой эффективности.

• Повторное использование существующих отчетов - использование шаблонов проектов может помочь вам вообще ничего не упустить и может направить вас именно к тому, что вам нужно во время сбора требований проекта и сбора данных и информации.

• Используйте данные «Точка к точке» - не бегайте по кругу и приходите к точке с правильными данными и, что более важно, точными данными для ваших отчетов.

• Сохраняйте ярлыки простыми - при маркировке графиков и диаграмм или строк и столбцов данных убедитесь, что они короткие и точные.

• Данные должны быть применимыми - независимо от того, что вы представляете в своем отчете, они должны быть не статическими данными, а информацией, на которую можно воздействовать или которая демонстрирует некоторое движение в проекте.

• Предоставьте людям место для ответа на отчет - выделите несколько дней после публикации вашего отчета, чтобы узнать мнение людей о том, что представлено в отчете.

• Узнайте у людей об их понимании отчета - посидите с людьми из вашей команды, других команд, старших должностных лиц и высшего руководства и спросите их о том, какое впечатление производит ваш отчет, когда вы их публикуете.

• Делегируйте отчетность по управлению проектами - пригласите отдельного сотрудника, который подготовит для вас отчеты, и не делайте этого самостоятельно; ты будешь терять время.

• Графика лучше работает - всегда прибегайте к диаграммам и графическим представлениям, а не к электронным таблицам данных, поскольку они лучше расскажут вам историю проекта.

# 2 Как сделать отчетность по проекту в управлении проектами значимой

Чтобы сделать ваш отчет по управлению проектом более значимым, важно, чтобы вы передавали только ту информацию, которая необходима. Передавая эту намеченную и скрытую информацию, очень важно, чтобы вы все еще придерживались определенного руководства; в противном случае есть большая вероятность, что вы играете с данными и информацией повсюду. Чтобы вы меньше времени уделяли составлению отчета и делали его привлекательным для читателя, вам нужно придерживаться линий, которые вы рисуете, и давать ответы на следующие замечания:

• Работы завершены

Укажите в своем отчете, что произошло за неделю, или установите интервал времени, который требуется для вашего отчета, скажем, две недели или месяц. Сделайте краткий обзор всего, что было сказано и сделано в мире вашего проекта, в вашем отчете. После этого вы сможете масштабировать свой прогресс и, соответственно, иметь представление о том, что будет дальше.

• Что дальше

Сконцентрируйтесь на следующем этапе вашего проекта и убедитесь, что у вас есть отчет по управлению проектом, в котором указан план действий, который происходит после того, как вы подробно остановитесь на выигрышах и потерях за прошедший отчетный период времени. Сохраняйте освещенный отчет и не фокусируйте и не увеличивайте определенную область отчета. Хотя вам, как руководителю проекта, необходимо углубиться в детали, в отчетах, которые направляются другим лицам в проекте, может не потребоваться этот уровень подробной информации. Знайте свою аудиторию и составляйте отчеты соответственно.

• Препятствия

Предвидеть проблемы, которые вы предвидите, и перечислить их в своих отчетах. В некоторых отчетах может отсутствовать концепция перечисленных проблем, но, по возможности, убедитесь, что ваши заинтересованные стороны знают, что вы приняли во внимание проблемы или препятствия, с которыми вы можете столкнуться при выполнении определенного этапа вашего проекта. Сообщите об этом с помощью планов действий, которые могут быть развернуты после того, как возникнут эти препятствия.

• Вытянуть тренд

Всегда держите диаграмму прогресса и убедитесь, что у вас есть линия тренда для каждого предпринятого вами начинания. Продолжайте в том же духе, и у вас будет импульс для ухода. Имейте ключевые показатели эффективности, чтобы показать вам, как ваш проект обрабатывается, и это поможет вам в значительной степени с отчетами управления проектом.

Рекомендации Статьи

Это руководство к отчету по управлению проектом. Здесь мы также обсудили 5 основных типов инструментов отчетности по управлению проектами. Вы также можете посмотреть на следующие статьи.

1. 6 лучших офисов управления проектами (PMO)
2. 7 эффективных полезных шагов, чтобы выбрать правильный набор членов команды проекта
3. Топ 7 важных инструментов управления проектами с открытым исходным кодом
4. Лучшие 10 шагов управления проектами как путь карьеры
5. 4 Эффективный и полезный способ справиться с трудными членами команды
6. Удивительные вопросы интервью управления проектами