5 самых популярных и простых шагов для решения проблем с электронной почтой

Согласны вы или нет, если вы один из тех, кого легко отвлечь, электронная почта является одной из основных причин. Вы сделали твики и использовали много трюков, но ваш почтовый ящик не работает так, как вы этого хотите. В этой статье вы научитесь быть ниндзя электронной почты, который мастерски справится со всеми проблемами электронной почты. Все, что вам нужно сделать, это выбрать любой из следующих методов, и все будет готово.

Но артикуляция методов не поможет вам справиться с таким подавляющим отвлечением. Сначала тебе нужно здравомыслие. Итак, давайте рассмотрим некоторые проблемы с электронной почтой, а затем поговорим о 5 простых вещах, которые можно использовать, чтобы решить все проблемы с учетной записью электронной почты.

Приносить здравомыслие

Сколько раз вы проверяли свою электронную почту в день? Если вы работающий профессионал или кто-то, кому нужно читать много писем, цифры будут 100, 200, даже 500. Но сколько вы знаете людей, которые проверяют свои почтовые ящики (несколько раз) 500 раз в день и чувствуют себя в здравом уме? ? Вы правы. Не может быть никого на свете, кто хотел бы проверять электронную почту 500 раз в день. Но они, кажется, не прекращают свою зависимость.

Но среди этой зависимости, видите ли вы, что из-за этой зависимости от входящих сообщений вы пропускаете свои драгоценные часы регулярно, изо дня в день? И ваша лучшая работа еще не завершена, ваш проект мечты еще не завершен, а ваша жизнь все еще в ожидании.

Итак, вот что вы должны сделать, если вы хотите внести ясность и здравомыслие в ваши дни.

• Отключите интернет-соединение

Интернет - это благо, с которым мы все согласны. Но слишком много всего действует против преимуществ. Чрезмерное использование электронной почты является одной из таких вещей. Люди не осознают этого, пока не привыкнут к своим почтовым ящикам. Так, что может быть возможной мерой, чтобы вылечить склонность? Решение настолько фундаментально, насколько это возможно. Просто отпустите источник. Если вы зависимы от электронной почты, отключите интернет-соединение в определенные моменты, когда вы хотите выполнять свою работу. Не говори, что это невозможно сделать. Все, что вам нужно сделать, это иметь некоторую ясность в свой день. Планируйте свой день наперед и сознательно откладывайте Интернет всякий раз, когда хотите заняться работой (проверка электронной почты - это не то, что мы можем назвать «работой»; для некоторых это возможно, но тогда вы не будете жаловаться на чрезмерное использование электронной почты).

• Установите время, когда вы используете электронную почту

Если вы очень сильно зависимы от своей входящей почты, было бы трудно избавиться от этой зависимости. Лучший способ уменьшить вашу зависимость - установить правильное время, когда вы будете проверять проблемы с учетной записью электронной почты. Может быть, два раза в день. Для некоторых недостаточно проверять электронную почту два раза в день. В этом случае установите свое время, а затем проверьте в течение этих блоков времени. Но не ходи больше пяти раз в день.

• Избавиться от устройства

В наш век современных технологий у каждого есть смартфон, и поэтому проверка и ответ на электронные письма стали значительно проще, и в то же время мы постоянно получаем уведомление о том, сколько писем мы получаем. Но нас пугает идея избавиться от смартфона. Но если мы сможем это сделать, мы сможем привнести в нашу жизнь столько здравомыслия, что мы не можем сейчас понять. Вы можете сказать, что это против реальности. Да, может быть. Правда, вам не платят за проверку электронной почты. Скорее вам платят за выполнение значимой работы и содействие вашему клиенту таким образом, чтобы сделать клиента счастливым. Так что даже если вы не можете избавиться от телефона; переведите его в режим полета или выключите интернет, когда вы работаете. Это сэкономит вам много времени и, кроме того, поможет вам стать более разумным.

• В поисках спокойной жизни

Каждое уведомление по электронной почте, которое мы получаем, заставляет нас чувствовать себя важными. Это заставляет нас чувствовать подсознание, что мы делаем важную работу, и люди узнают ее по электронной почте. Но что, если этот постоянный поток электронной почты становится ненужным. Что делать, если вы хотите жизнь, которая не нуждается в признании извне! Что делать, если вы можете чувствовать себя хорошо, просто выполняя отличную работу, не беспокоясь по электронной почте и постоянному уведомлению в своем почтовом ящике! Разве это не принесет больше тишины и здравомыслия в вашу жизнь (профессиональную и личную)?

5 простых трюков, чтобы навсегда решить ваши проблемы с электронной почтой

Это 5 вещей, которые вы можете сделать, чтобы навсегда решить все ваши проблемы с электронной почтой. Нет, они не технические. Да, они могут быть выполнены кем угодно, независимо от того, какая у них карьера или профессиональная жизнь.

1. Используйте принцип 80-20 для своей электронной почты и входящих сообщений

Вы согласитесь с тем, что большинство ваших писем не добавляют ценности вашей жизни. Они просто нет. Конечно, немногие делают, и давайте иметь дело только с теми, которые повышают ценность вашей жизни. То, что мы предлагаем вам, это -

• Определите, от каких отправителей электронной почты вы получаете максимальное значение. Добавьте в свою адресную книгу, чтобы не пропустить ни одного письма от них.

• Отписаться от всех остальных отправителей электронной почты.

• Как бы вы это сделали? Вы должны использовать меру, чтобы ограничить вашу электронную подписку. Отслеживайте, сколько писем вы получаете в день. Допустим, вы получаете 100 писем в день. Теперь отслеживать 100 писем сложно. Но вам не нужно иметь дело с 100. Просто посмотрите, сколько вы хотите в свой почтовый ящик (предположим, 18-20) и отпустите все остальное. Просто подпишитесь и сообщите о спаме, если они загружают ваш почтовый ящик даже после отмены подписки (многие из них делают).

• Согласно принципу Парето, мы знаем, что только 20% вещей составляют 80% разницы. Это означает, что вы можете использовать тот же принцип, чтобы отфильтровать те, которые оказывают максимальное влияние, и вы можете отпустить все остальное.

2. Слышали ли вы слово «удалить»

Да, это один из самых простых способов справиться с проблемами электронной почты. Мы видели много почтовых ящиков, полных электронных писем, 100, 500 и даже 1000, которые не были прочитаны или им вообще не придали значения, но тем не менее они лежат в почтовом ящике, поднимая головы за внимание. Но нужно ли это? Если вы когда-либо сталкивались с такой проблемой, единственное решение - выбрать все и нажать «удалить». Если вы не можете сделать это, есть определенные вещи, которые помогут вам создать пустой почтовый ящик -

• Входящие, полные электронных писем, создают визуальную и постепенно психическую неоднозначность. Это напоминает вам каждый день, сколько вам не нужно, но вы не можете набраться смелости, чтобы удалить их сразу.

• Причина, по которой вы не можете удалить их сразу, заключается в том, что вы, как и любой из нас, страдаете от синдрома «в случае». Мы храним вещи, электронные письма или сообщения, на случай, если в будущем они нам понадобятся. Но если вы не открывали их в течение последних 3-6 месяцев, поверьте, что они вам больше не понадобятся, да, даже в ближайшем будущем. Вы по-прежнему можете проверять и удалять письма, которые хотите удалить, но это длительный процесс.

• Вы также можете использовать пошаговый метод удаления. Просто решите удалять 10 писем каждый день после проверки. И не позволяйте никаким новым электронным письмам сидеть в вашем почтовом ящике. Если они не нужны, чтобы удалить их. Для старых писем, прочитайте их и удаляйте 10 писем в день. Это облегчит вам жизнь.

3. Написание и реагирование на проблемы с электронной почтой

В предыдущих разделах мы упоминали, как вы сможете устранить проблемы с учетной записью электронной почты и сделать свой почтовый ящик пустым. В этом разделе давайте поговорим о том, как писать или отвечать на электронные письма. Если вы профессионал и вам нужно иметь дело с большим количеством клиентов, используйте следующий метод, чтобы освоить написание электронных писем -

• Это можно назвать минималистской пропагандой, но этот метод имеет много преимуществ. Если вы используете его, это сэкономит ваше время, усилия и поможет вам сократить время электронной почты.

• Всякий раз, когда вы пишете или отвечаете на какие-либо проблемы с электронной почтой, убедитесь, что ваша электронная почта не должна содержать более 5 предложений. Да, могут быть электронные письма, в которых вам нужно написать всю повестку дня собрания или стенограмму целого отчета. Но в этом случае убедитесь, что вы используете вложение (.doc или .pdf или .xls). Не используйте свою электронную почту для написания всего этого. Потому что отчет или повестка дня могут быть сделаны в разное время с или без необходимости обрабатывать электронные письма.

• Преимущество написания всего 5 предложений в электронном письме состоит в том, чтобы сэкономить время с вашей стороны, и в то же время, это сэкономит время людей, которые читают ваши электронные письма. Итак, пишите только 5 предложений по электронной почте и не более.

4. Создать ярлыки

Если вы используете Gmail, вы можете перейти к настройкам и создавать ярлыки. Создание ярлыков решит большинство ваших проблем с работой с почтовым ящиком. Используйте следующие шаги для эффективной обработки вашего почтового ящика -

• Прежде всего, создайте три метки для обработки. Первый ярлык будет «немедленным», второй - «важным», а третий - «исключить».

• По мере того, как вы будете следить за расписанием ваших писем, поместите их в созданные вами ярлыки.

• Поскольку электронные письма хранятся в ярлыке «немедленные», немедленно отправляйте их. И если работа сделана, обработайте ее до третьей метки «исключить».

• Ярлык «важный» имеет большее значение, чем ярлыки в вашем почтовом ящике. Таким образом, уделять больше внимания этому. Под меткой «важно» у вас будут электронные письма, которые являются долгосрочными проектами или чем-то, что требует большего внимания, чем несколько секунд или минут. Как вы закончите с ними, обработайте их, чтобы «исключить» ярлык.

• Наконец, все, что вы найдете в ярлыке «устранить», просматривайте их один за другим и удаляйте из папки «Входящие».

• Вы не можете использовать этот метод. Структурируйте свой собственный метод. Самое главное, чтобы у вас был метод для входящих сообщений. Любой метод подойдет, если он поможет вам создать здравый смысл.

5. Будьте внимательны при обработке ваших писем

В этот век безумной продуктивности профессионалы забыли ценность внимательности. И мастерство в почтовом ящике не имеет значения. Даже если вы подумаете об электронной почте или почтовом ящике, все, что вы думаете об увеличении вашей производительности. Но правда в том, что присутствие важнее производительности. Если вы присутствуете, вам не нужно беспокоиться о поиске времени. У тебя есть время. И с присутствием, теперь у вас также есть здравомыслие. Используйте следующие шаги, чтобы быть внимательными при обработке вашего почтового ящика -

• Всякий раз, когда вы планируете обрабатывать входящие, замедлите. Не торопись. Просто сделайте это так, как будто вы находитесь в медитации 15-20 минут. Будьте внимательны к каждому вашему движению.

• Не переходите к каким-либо другим проблемам с учетной записью электронной почты до тех пор, пока с ними не покончите. Решайте проблемы с электронной почтой в своем почтовом ящике один день за раз, и вы увидите, что процесс станет более плавным и легким.

• Всякий раз, когда вы отвечаете или отвечаете кому-либо, набирайте предложения так, как будто вы полностью осведомлены о том, как вы печатаете, как вы обрабатываете информацию в уме и как вы обращаетесь.

• Дайте больше предпочтения присутствию по сравнению с производительностью, да, даже при обработке вашего почтового ящика.

Вышеперечисленные советы не могут быть найдены в книге самопомощи или статье, посвященной мастерству входящей почты. Владение почтовыми ящиками не о том, как вы можете классифицировать или обрабатывать ваши электронные письма (хотя мы уже упоминали об этом); это больше о том, как не потерять здравомыслие. Если вы будете следовать этим советам, вы увидите, что электронная почта и входящие сообщения не выглядят большими перед вами, и, таким образом, вы сможете выполнять свою самую большую работу.

Выберите любой из вышеперечисленных и попробуйте реализовать его. Убедитесь сами, как вы можете эффективно справиться с кучей проблем с электронной почтой в вашем почтовом ящике.

Рекомендуемые статьи

Это руководство для решения всех ваших проблем с электронной почтой навсегда. Нет, они не являются техническими, но могут быть реализованы кем угодно. Это следующая внешняя ссылка, связанная с проблемами электронной почты.

1. 5 грубых писем, которые вы отправляете каждый день
2. 22 удивительных способа решить проблемы с технологией (просто)
3. 12 эффективных способов получить максимум от автоматизированных электронных писем