Управляйте временем - мы все хотим, чтобы у нас было больше времени за день. Когда все кончено и мы оглядываемся назад на то, чего достигли, мы часто задаемся вопросом, как прошли все эти 24 часа. И нехватка времени - главная проблема, с которой сталкивается большинство из нас. Если вы один из них, то управление временем может стать проблемой. Большинство из нас сталкиваются с временными проблемами в нашей жизни. Мы часто говорим такие вещи, как «я не знаю, где найти время» или «не хватает времени в день» или «у меня нет времени на себя».

Тайм-менеджмент - это навык

Мы часто склонны полагать, что у нас никогда нет времени, чтобы закончить нашу работу, потому что мы открыто заняты реагированием на кривые жизни. Когда мы, наконец, управляем временем, чтобы выделить время для себя, мы сталкиваемся с внезапным развитием, которое требует немедленного внимания. На самом деле, даже когда мы не сталкиваемся с какими-либо проблемами, мы, похоже, не находим время для решения наших повседневных задач.

Итак, как нам найти время для всего, что мы делаем?

Все начинается с организации

Тайм-менеджмент не является неуловимой черной магией, которую понимают лишь немногие. Фактически, все вы можете эффективно распоряжаться своим временем, пока мы сами себя организовываем. Без организации, будет трудно представить, что мы должны сделать в течение дня и насколько важно все это для достижения наших долгосрочных целей.

Как только вы организуете свое время, вы не только приобретаете способность более эффективно управлять своими ежедневными задачами, но и увеличиваете возможность выделять время там, где это действительно необходимо, т.е. для достижения долгосрочных целей, которые вы наметили. Если вы никогда не ставили таких целей в прошлом, сейчас самое время начать. Это очень важная предпосылка для эффективного управления временем.

Почему постановка целей важна для управления временем?

Постановка целей занимает первое место в таблице среди всех стратегий управления временем. Это помогает в настройке игровых полей. Если вы не знаете, к чему стремитесь, вы можете в конечном итоге крутить колеса целый день и быть несколько раз разочарованными. Если вы хотите эффективно управлять временем и в то же время реализовать все свои мечты и надежды, вы должны обеспечить ясность в отношении того, чего вы хотите от своей жизни.

  1. Управляйте временем - ставьте четкие цели

У немногих из нас есть время, чтобы выполнить все. Следовательно, важно ориентироваться на наши приоритеты. Установите свои цели и тратите большую часть своего времени на действия, которые помогут вам достичь этих целей.

Придайте первостепенное значение действиям, которые являются неотложными и важными. Подумайте, нужно ли вам тратить время на вещи, которые могут быть не важными, но срочными. Могут ли эти вещи быть переданы другому человеку? Стоит ли вообще тратить время на вещи, которые не являются ни срочными, ни важными?

Разработка планов:

Отметьте свои планы по приоритетам. Фактор в том, как вы работаете. Это может оказаться полезным при планировании вашей первой недели. Затем сделайте следующее в течение дня.

  • Определите задачи, которые помогут вам в достижении ваших целей. Отведите время соответственно.
  • Закончите небольшие и срочные задачи в первую очередь.
  • Распределите работу, если есть другие люди, которые могут сделать это, возможно, дешевле, эффективнее и быстрее.
  • Убедитесь, что другие знают, чего они должны достичь каждый день.
  • Разделите все основные задачи дня на блоки достижимой работы.
  • Займитесь ими один за другим.

Установление сроков:

Установите достижимые сроки для всех видов деятельности. Установите окончательный срок, включающий промежуточные сроки для долгосрочных проектов. Включите время для непредвиденных обстоятельств. Более длинные проекты требуют больше времени на непредвиденные расходы.

Определите, являются ли сроки гибкими или фиксированными. Никогда не позволяйте менее важной работе занимать больше времени, чем нужно. Если это стоит всего 10 минут, убедитесь, что это сделано за это время.

Запланируйте свою работу так, чтобы она соответствовала вашему темпераменту в разное время недели или дня. Например, если вы живы и общительны поздно утром, запланируйте звонки клиентов на это время.

  1. Управляй временем - организуйся

Организованность - это второй шаг к эффективному управлению временем. Вы должны быть организованы, если хотите правильно управлять временем.

Но как ты можешь это сделать?

Перво-наперво, вы должны установить свои цели. Если вы этого не сделали, то перестаньте читать дальше и вернитесь, чтобы исправить свои цели.

Как только цели установлены, вы должны их организовать. Каковы ваши краткосрочные и долгосрочные цели? Разбейте долгосрочные цели на вехи. Таким образом, у вас будет цель на каждый день, неделю и месяц. Если вы знаете, что должны сделать через год, вы можете легко разбить цели.

Вы знаете свои цели, когда у вас есть список целей, разбитый на вехи. Когда вы проснетесь утром, вы почувствуете себя лучше. Это поможет вам немного потрудиться каждый день для достижения этих целей, независимо от того, насколько мала сумма.

Когда цели организованы в вехи, и перед вами стоит список, вы не можете упустить из виду то, что необходимо сделать. Если вы не хотите организовываться, у вашего ума есть более простой способ избежать ежедневных важных дел.

  1. Управление временем - приоритезация времени

В 1994 году ветеран научной фантастики Стивен Д. Кови выпустил книгу под названием «7 навыков высокоэффективных людей». В книге он рассказал о системе управления временем, которая впервые была представлена ​​бывшим президентом США Дуайтом Д. Эйзенхауэром. Система разделяет действия на четыре сектора, основанные на нескольких факторах: важности и срочности.

Через день задачу можно разделить на эти четыре сектора следующим образом.

  • Квадрант 1: Кризисы и чрезвычайные ситуации, важные и срочные
  • Квадрант 2: долгосрочные цели, важные, но не срочные
  • Квадрант 3: перерывы, не важные, но срочные
  • Квадрант 4: отвлечение внимания, ни важно, ни срочно

При сканировании списка ваших ежедневных задач и этапов вы можете классифицировать области, в которые попадает каждый из них. Потратьте неделю, чтобы сначала отследить все, что вы хотите сделать. Это лучший способ установить этот метод. Определите области, где вы проводите время. Запишите их. Если вы потратите 20 минут, чтобы позвонить сборщикам счетов, запишите это. Если вы проведете час в продуктовых магазинах, запишите это.

В конце каждого дня в течение первой недели запишите квадрант, рядом с которым выпало каждое из заданий. Сколько времени вы потратили на просмотр ТВ (квадрант 4), или на преодоление кризисов и чрезвычайных ситуаций (квадрант1), или на работу над долгосрочными целями (квадрант 2)? Убедитесь, что вы отметили все свои задачи.

В конце первой недели посмотрите, сколько времени вы провели в каждом квадранте. Ваша жизненная цель должна состоять в том, чтобы проводить большую часть времени во втором квадранте и наименьшее время в четвертом. Итак, сколько времени вы фактически провели во втором квадранте? После того, как вы закончили упражнение, возьмите свой ежедневный список задач и запишите квадрант, каждая из ваших задач подпадает под.

Теперь, если вы смотрели телевизор в течение трех часов, значит, вы были в мрачном четвертом секторе этого дня. Вы должны проводить как можно меньше времени в этом квадранте, если хотите эффективно управлять своим временем. Иногда мы не понимаем, сколько времени мы тратим впустую, если мы не будем тщательно изучать этот вопрос.

Рекомендуемые курсы

  • Курс по оффлайн маркетингу
  • Сертификационный тренинг по массовым коммуникациям
  • Обучение массовым коммуникациям для бизнеса

  1. Manage Time - уничтожить прокрастинацию

Это одна из самых сложных частей управления временем. Промедление часто поднимает свою уродливую голову. Но как мы можем избежать этого? Мы можем очень хорошо ставить свои цели, организовываться и делить время в соответствии с нашими приоритетами. Но если мы не в состоянии следовать списку вещей, которые мы должны делать каждый день, то мы тратим все свое время.

Как этого избежать?

Промедление, которое было помечено как тихий убийца, возможно, является самым большим сдерживающим фактором для наших целей. Все мы говорим, что хотим чего-то достичь. Но когда речь идет об управлении нашим собственным временем с определенной эффективностью, мы, похоже, терпим неудачу в этом отношении. Промедление возникает из каждого угла.

Но единственный способ избежать проволочек - это знать, что именно нужно сделать. После того, как вы поставили четкие цели, организовали себя и расставили приоритеты во времени, вы будете на пути к тому, чтобы избежать всех возможностей проволочек. Если ни одна из ваших стратегий не работает, попробуйте правило 15 минут.

Установите таймер на свой смартфон или часы. Теперь начните делать то, что вы откладывали всего на 15 минут. Ну, это как раз то время, которое вам нужно. Вы скоро поймете второй закон движения Ньютона: движущийся объект остается в движении. Вы, вероятно, продолжите идти, как только начнете, если что-то или кто-то не заставит вас остановиться. Самое сложное - это начать что-то в первую очередь.

  1. Управление временем - многозадачность

Все мы обладаем навыками многозадачности. Способны ли вы сделать это или нет, не важно. Если вы можете многозадачность, это здорово. Но если нет, не теряй сон из-за этого. Многие люди становятся менее эффективными при попытке многозадачности. В результате запускается несколько проектов одновременно, ни один из которых не заканчивается из-за небрежной работы. Это вызывает большое разочарование у людей.

Знать, когда многозадачность:

Это также не означает, что любой, кто может работать в многозадачном режиме, должен делать все это в течение дня. Постоянное участие в нескольких проектах одновременно - не всегда хорошая вещь. Вы должны знать, когда не в многозадачном режиме. Например, каждый день на работе может быть несколько типичных действий типа контрольного списка, которые должны быть выполнены. В большинстве случаев они обыденные и скучные? Так что ты можешь сделать? Постарайтесь закончить как можно больше из них в кратчайшие сроки. Но когда вам выделен специальный проект, который должен быть завершен в течение определенного времени и с наивысшим качеством, тогда посвятите ему максимальное время и сконцентрируйтесь на других проектах. Таким образом, вы можете полностью сосредоточиться на работе под рукой. Важно знать, когда многозадачность.

  1. Управляйте временем - уменьшайте перерывы

Уменьшите количество перерывов в вашей жизни. Честно говоря, вы не можете уменьшить количество вещей, которые могут помешать вашей работе. Но вы можете изменить способ, которым вы обычно имеете дело с ними. Что вы делаете, когда работаете над чем-то важным, и кто-то приходит к вам с работой, которую можно сделать позже? Скажите что-то вроде: «Конечно, мы можем это сделать. Но позвольте мне закончить то, что я делаю прямо сейчас, и тогда мы позаботимся об этом ». Важно с уважением откладывать менее важную работу ради работы, которая требует вашего немедленного внимания.

В то же время, если ваш начальник звонит вам, когда вы находитесь в середине чего-то, это прерывание, которое стоит приоритета.

Как справиться с типичными подводными камнями?

Самая распространенная ошибка в управлении временем - попытаться сделать все самостоятельно. Делегируйте рутинные задания своим подчиненным. Если кто-то хочет выполнить одно из ваших менее важных заданий, делегируйте это тоже. Для них это может быть хорошей возможностью для тренинга по управлению временем.

Вот некоторые другие моменты, которые следует иметь в виду для решения типичных ошибок.

  • Регулярно сортируйте все свои проекты, чтобы убедиться, что все они в порядке.
  • Решать все крупные проекты по разделам. Вам не нужно делать все сразу. Это большая ошибка, которую совершают большинство людей. Делегируйте некоторые разделы, если это возможно.
  • Сконцентрируйтесь, чтобы оставаться сосредоточенным. Вы можете сохранить это сообщение на доске: «Как лучше всего использовать мое время сейчас?»

Заключительные слова

Независимо от того, являетесь ли вы топ-менеджером, менеджером или младшим сотрудником, у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на более важных задачах. Быть организованным, подготовленным и дисциплинированным даст вам больше продуктивного времени, чтобы заняться большим количеством проектов.

Рекомендуемые статьи

Вот несколько статей, которые помогут вам получить более подробную информацию о способах управления временем, поэтому просто перейдите по ссылке.

  1. Топ 16 лучших и полезных, которые вы можете продвинуть в прошлом Промедление
  2. Топ 10 полезных мероприятий по управлению временем для повышения вашей продуктивности
  3. Топ-7 лучших приложений для отслеживания времени для повышения производительности
  4. 4 способа использовать возможности аналитики в реальном времени

Категория:

Развитие предпринимательства