PMO - порядок или хаос? Большинство из нас предпочли бы и то и другое, но порядок в большинстве случаев может быть благом для любого проекта. В связи с объединением многих организаций также существует вероятность схватки, которая может оказаться не лучшим способом для вас вести свой бизнес или управлять своими проектами.

В организации есть много проектов в работе, которые приносят пользу образу жизни. Эти проекты рождаются из возникающей потребности, и ответственность за организацию рассматриваемых проблем лежит на менеджерах программ и менеджерах проектов таким образом, чтобы легко и просто решать поставленные задачи, чтобы каждый мог извлечь выгоду.

Проекты являются подмножеством программы, и с несколькими проектами, выполняемыми в разное время подряд, все с целью сближения программы с целями компании и целями прогресса. Чтобы справиться со всеми этими событиями, происходящими одновременно или в разное время, руководители проектов и руководители программ должны проявлять осторожность и организовывать офис управления проектами. Этот PMO будет организационным органом, который помогает в каждом предпринятом проекте и в каждой рассматриваемой программе. В этой статье мы узнаем все, что вам нужно знать о PMO.

Что такое PMO?

ОУП ( Офис управления проектами ) может быть прекрасно описан как централизованный объект в рамках конкретной организации, который отвечает за установление стандартов, поддержание дисциплины, обеспечение органа управления и обеспечение правильного набора ответственности за управление и руководство проектами в ясной, кратким и последовательным образом.

Стандартизация и дисциплина являются важными ключевыми характеристиками, которые необходимы в организации, которая нацелена на выполнение нескольких проектов. Эти проекты осуществляются организацией с целью изменения или улучшения систем или процессов. С PMO, вы можете нажать на организующий орган, который поможет вам получить преимущество от Providin

g организационные стандарты для всех проектов и программ. Это будет включать в себя последовательное обучение, предоставляемое проектным командам и многим менеджерам проектов, которые занимаются проектом в соответствии с предлагаемыми вами стандартами управления проектом.

С ростом числа проектов, PMO оказывается полезным, поскольку он реализует последовательный подход к управлению проектами. Этот централизованный свод стандартов и процедур отвечает за различные аспекты управления проектами и используемые методологии. Они несут ответственность за каждый проект, поддерживая определенный уровень приверженности, когда речь идет о качестве, обслуживании клиентов и количестве.

PMO может состоять из группы отдельных лиц, которые будут руководить и устанавливать стандарты, или даже одного человека, в зависимости от программы и масштаба проектов. Со временем, по мере роста размера и возможностей предприятий, организации начинают осознавать необходимость таких целенаправленных и концентрированных усилий для обеспечения того, чтобы их системы и процессы могли противостоять и сдерживать растущие потребности и расширение.

Офис управления проектами может быть разных типов и должен соответствовать потребностям, указанным организацией, в ее стремлении привести проекты в соответствие со стандартами и нормами. Если PMO ставится с четкой целью, с прочной основой и поддержкой со стороны спонсоров, а также с идеальным подходом к бизнес-модели, это может стать источником создания стоимости и превосходства проекта для компании.

Вывести управление проектом на передний план - отличная идея. У вас может быть стандартизация, и вы можете даже контролировать набор норм для вашей проектной команды и других участников, связанных с проектом. Итак, почему PMO? Давайте пройдемся по ключевым преимуществам, намеченным при использовании PMO:

  • Доставка проекта никогда не может быть проще ; с предсказуемой последовательностью и эффективностью вы можете гарантировать успех
  • Создание основы для инициатив вашей компании и одновременное управление организационным портфелем
  • Поощрение прозрачности и эффективной финансовой отчетности с целью поощрения лидерства
  • Согласование бизнес-стратегии с инвестициями, чтобы оценить уровень успеха
  • Повышение удовлетворенности клиентов и производительности труда сотрудников для повышения эффективности бизнеса
  • Внедрение стандартных практик в соответствии с лучшими практиками во всем мире
  • Обеспечение долгосрочной экономии и возврата инвестиций ( ROI ) для всего обучения и наставничества

Что делает PMO?

PMO в основном состоит из 3 различных и различных компонентов или аспектов, которые способствуют эффективности PMO в стенах организаций. Эти аспекты тесно взаимосвязаны друг с другом, и успех PMO действительно опирается на эти 3 столпа силы. Эти аспекты следующие:

  • функциональная
  • структурная
  • дисциплинарный

Каждый компонент сильно отличается друг от друга и дополняет друг друга таким образом, чтобы выявлять цель ОУП прямо перед бизнесом и руководством. В этом разделе мы рассмотрим каждый из компонентов и поймем их. Как только мы это сделаем, мы готовы и готовы приступить к работе с нашим собственным PMO.

  1. функциональная

Установление функционального аспекта PMO является важной инициативой, которая может повысить качество вашей PMO. Роль или область действия PMO должны быть измерены и определены внутри организации, чтобы начать процесс. Порядок поддерживается для всего функционального набора PMO, и он должен придерживаться поддерживаемых функциональных уровней. Следующее изображение даст вам представление о том, каковы именно функциональные уровни PMO и как порядок поддерживается и необходим для функционального аспекта.

По определению, PMO - это организация, устанавливающая стандарты, которая является органом управления для поддержки подразделения управления доставкой, а также системой стратегической поддержки для руководства и членов проектной команды в организации.

Существует прогрессивный порядок, который поддерживается ОУП. Каждый уровень зависит от уровня вне его. Все это под микроскопом стратегии, развернутой организацией.

  1. структурная

Это формирует качественную основу PMO и то, как она влияет на элементы проекта или организации - людей, процессов и систем / инструментов.

  • Люди . Люди в системе PMO - это ее руководство и персонал, работающий над созданием прекрасного проекта для достижения бизнес-цели компании.
  • Процесс - Процесс - это СОП, основанный на дисциплинах, которыми управляет ОУП. Процессы должны быть практичными и связаны с рабочим процессом всей организации. Адаптируемость и масштабируемость, а также заинтересованность людей в организации также являются аспектами, которым необходимо соответствовать при настройке этого аспекта офиса.
  • Система / Инструменты - Инструменты должны быть сделаны с учетом доступности ресурсов и знаний их пользователей. Системы должны быть спроектированы таким образом, чтобы охватывать следующие элементы:
  • Вся необходимая информация в точном и в реальном времени форматах
  • Будут созданы дисциплины ОУП
  • Должен иметь механизмы отчетности для обеспечения эффективного принятия решений в любое время

  1. дисциплинарный

Офис управления проектами должен быть создан для работы со следующими квадрантами управления бизнесом, когда речь идет о выполнении проектов или программ в организации:

  • Управление коммуникациями - общение на 360 ° для всех партнеров
    • Управление заинтересованными сторонами
    • Отчетность и метрики
  • Управление ресурсами - важно для выполнения проекта
    • Управление персоналом
    • Управление Поставщиком
    • Закупка и управление активами
  • Управление изменениями - решение проблем и решение сценариев рисков с изменениями
    • Управление областью
    • Управление рисками и проблемами
    • Управление обучением и развитием
  • Управление исполнением - время и стоимость являются критическими аспектами для любого бизнеса
    • Управление критическим путем
    • Финансовый менеджмент

Настройка и запуск PMO

Настройка PMO - это не только завершение набора критериев и начало работы по внедрению. Точно так же, как реализация проекта, PMO требует того же уровня оценки, анализа, документации и планирования, чтобы начать работу. Я записал 6 лучших шагов, которые вам понадобятся для настройки и запуска PMO, который будет отвечать всем вашим потребностям на сцене управления проектами, с вашей организацией и вашими проектами. Давайте прыгнем прямо в!

  • Шаг 1 - Записать оценку

Понимание внутренних и внешних требований и вашей цели по настройке PMO является ключом к настройке и, в конечном итоге, запуску PMO. Оценка является необходимостью, когда речь идет о создании PMO. Вам нужно будет пройти и измерить текущий статус офисной организации управления проектами и проверить желаемый целевой сценарий, в котором компания хотела бы участвовать.

Для выполнения этой оценки я предлагаю вам использовать оценку OPM3 (Модель зрелости управления организационными проектами) офисного управления проектами, которая поможет вам оценить уровень, в котором находится организация, относительно текущего состояния PMO, находящегося в ней.

На этом этапе будут рассмотрены функциональные области, которые будут регулироваться и регулироваться PMO, а также разрывы между вашим бизнесом и требованиями PMO. Проверьте Дисциплинарный раздел этой статьи, чтобы узнать различные квадранты парадигмы управления бизнесом. Путем тщательного изучения этих областей, PMO может быть помещен в соответствующий уровень зрелости.

  • Шаг 2 - Перечень рекомендаций

Теперь вы оценили, где находится ваша офисная организация по управлению проектами и где должен вмешиваться PMO, ваш следующий шаг - тщательно перечислить рекомендации о том, как заполнить пробелы с помощью процесса, людей или систем, а также комбинаций и перестановок этих, Эти рекомендации могут включать:

  • Есть отзывы ворот для лучшего принятия решений
  • Отслеживайте ход ваших проектов и, соответственно, сообщайте о рисках руководителям проектов.
  • Получать гарантии качества для проектов для проверки соблюдения методологий управления проектами, которые были созданы
  • Обучать, наставлять и обучать новых руководителей проектов различным процессам и системам управления проектами, созданным для стандартизации
  • Сотрудничайте и убедитесь, что все необходимые шаги и методы хорошо документированы для повторного использования

Поддерживайте постоянную связь с сотрудниками, работающими в организации, и обращайтесь к ним за частыми отзывами, и вы сможете узнать как слабые стороны, так и сильные стороны процессов и систем, создаваемых при выполнении каждого проекта.

  • Шаг 3 - Построение плана выполнения

У вас есть области, которые требуют постоянных заполнителей, у вас есть рекомендации и уровень, на котором они находятся. Теперь наступает момент, когда вы вступаете и разрабатываете план реализации, чтобы все началось. У вас есть рекомендации, которые носят тактический характер, а некоторые нуждаются в более глубокой организации; их называют стратегическими рекомендациями. Начните с тактических и подобных проектов, поддерживайте требования времени, затрат и ресурсов для разработки плана реализации.

Получите бай-ин от своей управленческой команды, когда вы предлагаете план выполнения, который вы намеревались выполнить, принимая во внимание все, что требует приоритизации. Имейте в виду также стратегический взгляд на компанию и ее расположение. Топ-менеджмент любит видеть преданного и влиятельного менеджера, готового пройти милю.

  • Шаг 4 - Реализация плана выполнения

Двигатели на … ноге на ускорение … карта в руке … все, что осталось сделать, это отпустить сцепление! Увеличьте масштаб изображения перед большим PMO перед вами! Хотя это звучит как прогулка по пирогу, когда вы упоминаете о гоночных автомобилях, но выполнение PMO требует усердия и чрезвычайной усердной работы с оттенком уникальной перспективы. Отправляйся к тактическим планам и собери эти «победы» под своими крыльями. С этим повышением вы готовы преодолеть следующую милю.

Покажите значение, которое PMO держал для вас с каждой победой, и всегда помните о поставленной цели, строго следя за тем, чтобы вообще не отклоняться от плана. ОУП должен помогать людям с их проектами таким образом, чтобы соответствовать стандартам компании. Этими короткими победами вы можете обрести уверенность во многих вещах, в которые может превратиться PMO.

  • Шаг 5 - Сообщение об обновлении в частых интервалах

Коммуникация является исключительным фактором в нашей жизни, который делает передачу знаний и информации очень удобной, если она используется эффективно. В случае настройки и проверки действий PMO, коммуникация является решающим компонентом его успеха и его значимой реализации. Чтобы ЦУП продолжался, коммуникационная структура должна быть прочной и должна охватывать все заинтересованные стороны.

Поскольку мы ориентируемся на тактические планы и их завершение вплоть до стратегических изменений, мы должны быть в состоянии полностью и систематически сообщать о каждом обновлении. Это обеспечит и усилит коммуникацию во всем и обновит необходимые заинтересованные стороны о прогрессе, достигнутом PMO, и о том, насколько подходящим является внедрение PMO для организации.

  • Шаг 6 - Стоп. Часы. Фикс. Повторение

Непрерывное улучшение - это лучший способ для проекта или любого предприятия развиваться и совершенствоваться в тех системах и процессах, какими мы хотели бы их видеть. Ваш PMO будет иметь как краткосрочные, так и долгосрочные рекомендации. Они должны часто пересматриваться, в основном на ежегодной основе, чтобы составлять планы и использовать их возможности. С каждым обзором, планированием и внедрением ваш PMO растет, как и организация управления проектами в реализации проектов и программ.

Ваш PMO не является застойным субъектом. Он развивается, и то, как он развивается, является итеративным процессом. Проанализируйте каждую возможность или риск, с которыми вы столкнулись, и проанализируйте, как процесс приносит ценность. Как только вы это сделаете, вы сможете найти пробелы, которые необходимо заполнить, пока не достигнете совершенства.

Категория:

Развитие предпринимательства