Введение в личные встречи с сотрудниками

Встречи с сотрудниками один на один могут действительно стать для вас важным временем, чтобы узнать больше о членах вашей команды и понять их стиль работы, а также то, как они решают свои повседневные рабочие задачи. Как руководители проектов, мы всегда стремимся к тому, чтобы эти встречи один на один с сотрудниками были эффективными, и чтобы они давали результаты, которые мы ожидаем для членов нашей команды и для наших команд, такие как развитие карьеры и планы действий в областях развития. Но где-то вниз по линии мы всегда оказываемся либо пропавшими без вести на этих встречах, либо еще хуже, мы не ведем их так, как они должны быть проведены.

Являетесь ли вы опытным руководителем проекта или недавно назначенным руководителем проекта, эти личные встречи с сотрудниками в настоящее время бесполезны, и вы чувствуете, что они являются пустой тратой времени для вас и членов вашей команды. Вы считаете, что этот час можно использовать лучше, чем тратить его на прослушивание или консультирование членов вашей команды.

Чтобы прояснить ситуацию вокруг этого эффективного инструмента - встреч один на один с сотрудниками, я придумала эту статью, которая объяснит вам важность этих встреч один на один и как вы можете это сделать. сделать их эффективными, чтобы приносить пользу в изобилии.

Важность личных встреч с сотрудниками

За время моей работы в качестве менеджера проекта я сталкивался со многими коллегами, которые резко расходились во мнениях относительно важности и практичности встреч один на один. Некоторым просто не нравилась концепция регулярных встреч с членами команды, чтобы обсудить результаты и их проблемы, если таковые имеются. Они полагали, что эти встречи на работе были совершенно бесполезными и чрезвычайно трудоемкими. В то время как другие хотели всегда больше узнавать о масштабах встреч один на один и были убеждены, что им нужно знать, как добиться эффективности такого рода организации встреч, поскольку это помогает им справляться с членами своей команды и знать об их исполнении на регулярной основе.

На мой взгляд, я считаю встречи один на один платформой для отличного обмена информацией и инновационными идеями. Это такая встреча, которая помогает двум отдельным людям понять и узнать больше друг о друге, о том, как они воспринимают организацию, и как они будут рассматривать серьезные проблемы, а иногда и свои собственные разочарования на рабочем месте. Я бы не назначал встречи один на один только с целью повышения эффективности работы членов команды, а также для роста и изучения бизнеса, членов группы и того, как они могут объединиться в большой вклад.

Встречи один на один предназначены исключительно для членов команды, чтобы высказывать свое мнение и душу, и это отличная возможность для руководителей проектов провести отличную беседу, чтобы помочь своим членам команды стать восходящими звездами в рамках проектов, которые они осуществляют.

Рекомендуемые курсы

  • Программа по анализу функциональных точек
  • Онлайн курс по утилизации отходов
  • Сертификационный онлайн-тренинг по управлению расписанием проектов

Преимущества личных встреч с сотрудниками

В этом разделе я собираюсь перечислить преимущества, которые лично я получаю от личных встреч с сотрудниками. У этих встреч может быть намного больше преимуществ и противоположных побочных эффектов. Эти побочные эффекты, в основном, связаны не с тем, как организованы встречи, а с тем, как вы их проводите. Прежде чем мы узнаем об этих 10 удивительных способах проведения встреч один на один, мы рассмотрим список преимуществ, которые я составил для вас.

  • Проверка работоспособности - это прекрасное время для вас, чтобы оценить и спросить членов вашей команды, что они думают о своей собственной работе и откуда она идет.
  • Самооценка сотрудниками. По мере расширения разговоров вы сможете помочь им разобраться в собственном стиле работы и помочь им в повседневной работе в соответствии с их удобством.
  • Выявление проблем и проблем. Вы сможете дать им возможность в пределах зала заседаний рассказать о проблемах и проблемах, с которыми они сталкиваются, и о тех, с которыми сталкивается команда. Будьте доверенным лицом к ним.
  • Мониторинг уровня мотивации - с сохраняющимся импульсом член вашей команды, безусловно, собирается выразить вам свои чувства по поводу этой должности. Затем вы можете проверить уровень их мотивации, когда они расскажут вам о своей работе.
  • Стремление к контролю за работой - Эти встречи с сотрудниками - отличный шанс спросить о своих будущих устремлениях, будь то остаться и расти в организации или перейти к следующей работе, которую они найдут. При этом вы можете измерить уровень их приверженности и составить прогноз численности персонала на основании этого.
  • Платформа для признательности - если они сделали что-то, о чем стоит упомянуть на прошлой неделе, или с тех пор, как вы в последний раз встречались с ними на встрече один на один, не забудьте поздравить их и призвать их продолжать поднимать планку выше.
  • Планирование областей своего развития - у каждого из нас есть области развития, над которыми нужно работать, чтобы приблизиться к оптимальному качеству работы. Составьте план SMART с вашим членом команды и договоритесь об этой работе.
  • План действий - Основываясь на своих планах развития, не забудьте попросить их записать протоколы собрания, все из которых должны быть проверены и оценены на следующем собрании.
  • Новые идеи и инновации. Эти встречи с сотрудниками могут стать лучшим местом для сбора новых идей и инновационных идей, которые приходят в голову членам вашей команды. В большинстве случаев именно через этих членов команды мы получаем ошеломляющие и креативные решения наших конечных проблем и проблем.
  • Связь с ними - этот час может быть лучшим временем для личной связи с членами вашей команды. Вы даже можете установить время, чтобы поговорить о случайных симпатиях и антипатиях, чтобы построить взаимопонимание и найти связь, когда дело доходит до совместной работы.
  • Обратная связь с вашим руководством. Эти встречи с сотрудниками дают прекрасную возможность попросить членов вашей команды предоставить вам обратную связь. Каждый должен улучшить многие аспекты своей работы, и знакомство с ними из ваших отчетов может быть отличной вещью. Попросите их быть настолько открытыми и прозрачными, насколько они хотели бы, чтобы вы были с ними.

Советы для отличной встречи один на один

Теперь, когда мы объединили многие преимущества, которые дает проведение личных встреч с сотрудниками, наш следующий шаг - понять, как мы можем эффективно проводить один, а затем два, а затем и многие другие. Ниже перечислены 10 великолепных советов по проведению отличной встречи один на один с членами вашей команды.

  1. График! График!

Самая распространенная ошибка, которую допускают менеджеры - это поддерживать график со своими членами команды и не придерживаться его. Планирование действительно является очень важным аспектом в мире встреч один на один с сотрудниками. Как менеджеры, так и члены их групп должны вместе сотрудничать и делать встречу успешной, вовремя и придерживаясь этих графиков.

Встречи один на один на работе можно планировать на разных частотах: еженедельно, ежемесячно или ежеквартально. В то время как ежеквартальный является наименее предпочтительным и может совпадать с планом организации ежеквартальных обзорных собраний на работе для общения, еженедельные выступления являются наиболее многообещающим и наиболее предпочтительным временем для этих встреч один на один на работе.

  1. Четкая и точная повестка дня

Составление плана повестки дня для встречи один на один в первые несколько минут встречи имеет важное значение. Важно, чтобы повестка дня была четкой, точной и, желательно, созданной самим сотрудником. Это позволит им контролировать то, что они говорят, что приводит к хорошему разговору и правильному использованию времени. После того, как сотрудник подготовит повестку дня, вам нужно будет ее изучить, и обе стороны должны тщательно согласовать ее, прежде чем продолжить. Это позволяет вам вести собрание еще эффективнее.

Часто менеджеры создают фиксированные шаблоны для своих членов команды, чтобы следовать при обсуждении повестки дня. Этот шаблон будет содержать широкую классификацию времени, и каждый раздел может иметь мысли и идеи члена команды.

  1. Выберите нейтральный параметр

В основном организации в настоящее время имеют очень открытую систему рассадки, где они избегают кабин и кабин среди своих сотрудников, чтобы продвигать ценности открытости и прозрачности. Это позволяет много обмениваться информацией между членами команды. Примените эту открытость и прозрачность даже при работе с личными встречами на работе и выберите либо офис вашего сотрудника для совещания, либо общую конференцию / конференц-зал для обсуждения.

Избегайте встреч в своей каюте, если у вас нет открытой системы в вашем офисе, хотя вы по-прежнему поддерживаете иерархию и приличия в организации.

  1. Применить правило 60-40

По моему мнению, я назвал это правило как правило 60-40, чтобы указать, кто должен говорить, сколько во время собрания. Здесь, в качестве ориентировочного, 60 процентов данного времени должно использоваться членом команды, когда он встречается один на один. Это даст им достаточный контроль над тем, что они должны сказать, и они могут делать это свободно, не спеша, что происходит за пределами зала заседаний.

Вы можете проконсультировать их в оставшиеся 40 процентов времени и помочь им руководствоваться, когда они излагают проблемы, с которыми они сталкиваются, или дают рекомендации относительно идей, которыми они делятся. С таким балансом, происходящим в рамках встреч один на один на работе, это может дать возможность сотрудникам в вашей команде, и вы, несомненно, будете признаны отличным менеджером.

  1. Держите цифры готовы

Рабочие листы и еженедельные или ежемесячные данные должны быть готовы и должны быть тщательно изучены, прежде чем приступить к личной встрече с членом вашей команды. Таким образом, у вас будет прочная основа для того, о чем вы говорите и за что отвечает ваш член команды. Не усложняйте ситуацию с графиками или диаграммами, но позвольте себе с базовыми числами по различным факторам, на которых основана производительность члена команды.

Убедитесь, что у вас есть шаблон или вы поделились отчетом с членами вашей команды перед их личными встречами на работе и попросите их также просмотреть их. Убедитесь, что они понимают свои собственные показатели производительности и позвольте спросить вас, если что-то неясно или ошибочно.

  1. Разделяй и властвуй

Разделите вашу встречу на разделы и держите время для каждого из этих разделов. Обязательно сообщите членам вашей команды об этих разделах и попросите их придерживаться своего расписания в рамках встречи один на один. Идеальные встречи один на один имеют следующие разделы:

  • 15 минут - вылет и согласование повестки дня
  • 15 минут - позвольте члену вашей команды рассказать о своей работе, проблемах и проблемах, а также о том, что касается их непосредственной работы
  • 15 минут - Позвольте себе проконсультировать и подробно рассказать о производительности и проблемах, возникающих вокруг члена команды, и помочь им с руководством и поддержкой, используя планы развития SMART и планы действий
  • 10 минут - Позвольте ваш член команды говорить об идеях и инновациях и любой обратной связи, что они будут иметь для вас

  1. Шаблон встречи

Сохраняйте фиксированный шаблон собрания и оставляйте в нем место для специальных вопросов и ответов или проблем помимо обычных задач, выполняемых участником группы. Позвольте вашему шаблону встречи один на один быть достаточно гибким, чтобы удовлетворить потребности многих членов вашей команды. Все они разные люди и не должны ограничиваться жестким шаблоном.

  1. Нажмите вниз Ответственность

В конце встречи один на один очень важно, чтобы вы указали ответственность на столе вместе с планом развития. С помощью подотчетности вам придется вынести что-то действенное из собрания. В соответствии с отзывами и лестницей успеха, которые обсуждались, или идеями и инновациями, которые были изложены, убедитесь, что члены вашей команды действуют на них и превращают эти разговоры и идеи в полезные действия.

Сделайте эту часть протокола собрания и позвольте члену вашей команды разослать официальное электронное письмо с указанием протокола собрания и согласованных обязательств.

  1. Что происходит в конференц-зале, остается в конференц-зале

Убедитесь, что вы не публикуете обсуждения, которые происходят между вами и членом вашей команды. Если они являются полезными идеями и идеями, позвольте члену вашей команды предпринять достаточные действия в их отношении и не полагайтесь на то, что распространяете слово самостоятельно, если это не уместно и не необходимо.

Все личные обсуждения, цели и области развития должны проводиться строго между вами и членом вашей команды и должны использоваться только по вашему усмотрению. Старайтесь не использовать информацию, которую вы получаете во время личных встреч, на работе на публичном форуме и в ваших собственных интересах. Ваш член команды доверился вам; уважать это.

  1. План действий для себя

Необходимо, чтобы член вашей команды не только разработал план действий, но и потому, что вы являетесь лидером между ними, есть несколько шагов, которые даже вам нужно будет предпринять, чтобы обеспечить преобладание развития в вашей команде.

Запишите план действий, по которому вы будете действовать в интересах члена вашей команды и бизнеса, который вернется в качестве выгоды для вас. Сосредоточьтесь на том, чтобы помочь членам вашей команды достичь успеха. Это будет и ваш успех.

Рекомендуемые статьи

Это было руководство к встречам с сотрудниками один на один, и это действительно может быть важным временем для того, чтобы вы могли больше узнать о членах вашей команды и понять их стиль работы. Это следующая внешняя ссылка, связанная с встречами с сотрудниками.

  1. 12 советов по языку тела для деловых встреч
  2. 3 выдающихся совета! Как проводить эффективные встречи?
  3. 6 интранет-функций для успешного общения сотрудников

Категория:

Развитие предпринимательства