Мы собираемся начать это с фантазии …

Большой босс вызвал вас после обеденного перерыва, и вы ждете, чтобы атаковать следующий вызов, который он вам бросит. Готовьтесь там, нетерпеливый бобер, потому что ваш босс направлен на вас и говорит: «Привет, ABC, ты преуспел на собрании команды сегодня. Я хочу, чтобы вы провели презентацию команды на следующем ежеквартальном собрании. И не стесняйтесь использовать PowerPoint, пока вы на нем. Я хочу увидеть первый проект на следующей неделе. Я знаю, что ты готов к этому. Удачи!"

Вы похлопываете себя и молча кричите: «YESSSS!». Это ваш большой шанс быть замеченным начальством за пределами вашей команды. Вы собираетесь качать это!

Э-э, давай вернемся к реальности!

Знаете ли вы, что поразительно большое количество людей ошибаются в своей презентации, особенно когда они используют PowerPoint? Это почти как если бы они стали ленивыми или самодовольными и ожидали, что инструмент выполнит всю их работу. Хах!

Не ошибись; Microsoft PowerPoint - чрезвычайно универсальный инструмент. Но, возможно, его величайшая сила - делать то, что вы позволяете, и пропускать то, что вы не делаете. Это зависит от вас, чтобы использовать власть в своих руках, чтобы сделать ваши презентации четкими и эффективными. Но не волнуйтесь. С помощью простых советов, изложенных здесь, вы будете знать, что нужно изменить в своей презентации и с помощью PowerPoint, так что вы полностью выиграете!

4 совета по созданию эффективных презентаций Microsoft PowerPoint:

  1. Сосредоточьтесь на своем сообщении

Удивительно, как много людей начинают готовить свою презентацию с безумной схватки в PowerPoint. Не надо! Всегда помните, что вы и сообщение, которое вы хотите передать, имеют первостепенное значение, а не ваш опыт работы с инструментом. Поэтому сначала на бумаге создайте четкую схему вашей прекрасной презентации Powerpoint, вложив в нее все свои творческие, аналитические и маркетинговые навыки. После того, как вы достаточно ясно сформулировали сообщение, которое хотите донести до своей аудитории, PowerPoint может помочь вам настроить остальное.

Как PowerPoint может помочь вам:

Создайте свой первый черновик на бумаге. Сколько слайдов вы примерно видите? По крайней мере, вы должны иметь:

  • Вступление (для себя и темы).
  • Слайды, которые передают основное сообщение.
  • Заголовки / разрывы разделов, вводимые не позднее, чем через каждые 6-7 слайдов сообщений, чтобы удержать внимание аудитории.
  • Пара слайдов с медиа-элементами, такими как картинки, графики или аудио / видео, чтобы разрушить монотонность.
  • Слайд для вопросов (необязательно).
  • Закрытие слайда, повторение последнего призыва к действию.

Как только у вас будет большая картинка, выложите второй набросок в PowerPoint, создав пустую презентацию (Файл-> Новая-> Пустая презентация + кнопка Создать), и погрузитесь прямо в представление Слайдер-сортировщик (Вид-> Сортировщик слайдов). ). Это довольно простой вид со списком миниатюр всех слайдов. Используйте это, чтобы создать желаемое количество слайдов следующим образом.

  • Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте этого представления и выберите «Новый слайд». Это создаст новый слайд с макетом по умолчанию. ИЛИ,
  • Скопируйте и вставьте (предварительно разработанный) слайд несколько раз, чтобы повторить его макет.

Для каждого слайда установите его «макет» (Home-> Layout) в соответствии с вашим дизайном бумаги. Это решает общую композицию слайда - количество элементов / разделов на слайде, размещение каждого элемента, заголовок, если требуется, и т. Д. PowerPoint поставляется как минимум с 9 встроенными макетами, чтобы удовлетворить большинство потребностей. К популярным макетам относятся Заголовок (для драматического вступительного слайда), Заголовок и содержимое (для последующих слайдов) и Заголовок раздела (для разрывов разделов в презентации PowerPoint).

Ваша презентация готова к реальному содержанию. Вы можете расслабиться, зная, что вы можете легко изменить любой из вышеперечисленных атрибутов в любое время. Но, быстро обрисовав этот черновик (вышеприведенные шаги должны занять менее 5 минут), вы потратите минимум времени, чтобы максимально эффективно использовать инструмент PowerPoint!

  1. Держите это визуально чистым

Это означает, что ваша презентация PowerPoint проста для глаз, поэтому у вашей аудитории не появятся воспаленные глаза и вы не почувствуете необходимость отвернуться в середине вашей замечательной презентации. Обратите внимание на следующее при заполнении слайдов содержанием.

Как PowerPoint может помочь вам:

  • Используйте согласованный фоновый дизайн на всех ваших слайдах для плавного визуального потока. PowerPoint облегчает это через Дизайн-> Темы . Без темы вам бы пришлось вручную редактировать элементы дизайна каждого слайда. Но тема представляет собой «шаблон дизайна» с предопределенными настройками цвета фона / форм / графики, макета, набора шрифтов (для заголовка, основного текста, заголовка и т. Д.), Эффектов и стилей фона. После выбора темы на любом слайде она влияет на все слайды. Это включает в себя любые настройки, которые вы делаете для оригинальной темы.
  • Выберите хороший размер шрифта для всего вашего текста. Когда вы стоите впереди на подиуме, слайд может выглядеть хорошо и ясно для вас. Но когда ты сидишь сзади, не так много. Поэтому проверьте размер шрифта на расстоянии (например, используйте размер шрифта 2 см на расстоянии 10 футов, размер шрифта 4 см на расстоянии 20 футов и т. Д.). Другая рекомендация - использовать шрифты без засечек (например, Arial, Geneva или Helvetica), а не шрифты с засечками, такие как Times New Roman или Courier. Это уменьшает размытие, поэтому ваш текст остается разборчивым даже на расстоянии.
  • Используйте Bullet Points с умом. Некоторые клянутся ими, а некоторые предпочитают их бросать. Если вы решите использовать их, старательно избегайте переноса текста с предложениями, порождающими несколько строк. Это менее привлекательно и более запутанно. Вместо этого, делайте ваши предложения короткими и простыми, чтобы сообщение получалось без лишних наворотов.

Например,

  • «Создайте презентацию PowerPoint, которая будет визуально привлекательной для аудитории с использованием сбалансированного сочетания элементов дизайна и медиа».

Это может быть сокращено до -

  • «Создайте PPT с визуальной привлекательностью».

Примечание. Если вы намеренно сделаете содержание слайдов намеренно коротким, вы не сможете самодовольно полагаться на свои маркированные слайды. Но это хорошие новости. Презентация в PowerPoint, которая может проводиться сама по себе без вашего участия, требует самоубийства для презентации! Вместо этого сознательно подготовьте свой слайд-контент, чтобы вам было необходимо активно участвовать во время презентации и прояснить более мелкие детали для вашей аудитории. ВЫ ведете шоу, а не PowerPoint.

Пусть ваша графика скажет более тысячи слов - а это значит, что они очень эффективны в упаковке удара! Правда в графике заключается в том, что мы все любим их: картинки, картинки, графики, диаграммы и многое другое. Они мгновенно делают вашу презентацию PowerPoint более привлекательной и менее скучной. Но если вы добавите их в избытке, вы рискуете либо перегружать свою аудиторию, либо недооценивать свой контент (сообщения). Так что выбирайте правильный баланс, используя меньше, но более значимой графики.

Держите ваши графики и диаграммы в чистоте. Да, опять эта работа, чистая. Вы можете практиковать это следующим образом:

  • Используйте удобные для лейблов ярлыки, чтобы объяснить элементы вашего графика / диаграммы. Избегайте использования чисел, специальных символов и технического жаргона; для понимания графика или диаграммы уже требуется больше умственных способностей, чем для изображения.
  • Добавьте дополнительный текст, чтобы явно захватить основные моменты графика / диаграммы, чтобы это было очевидно для аудитории. Например, если вы представляете график продаж по регионам, вы можете добавить текст, чтобы выделить верхний / нижний регион и сравнить с прошлым годом. Эти цифры могут быть неявно отражены в графике; но добавляя текстовые метки, которые явно выделяют эту информацию, вы гарантируете, что аудитория замечает и запоминает эту важную информацию.

Примечание. Сложно-аналитические диаграммы могут заставить вас выглядеть более умно, но это оставляет вашу аудиторию глупой и снижает эффективность вашей презентации PowerPoint. Вместо этого сохраняйте свои графики и диаграммы довольно простыми, чтобы им не требовалась статистика PhD для их декодирования. В последних версиях PowerPoint предустановлены как минимум одиннадцать типов диаграмм (например, гистограмма, столбчатая диаграмма, круговая диаграмма и т. Д.), Которые можно легко включить в презентацию всего несколькими щелчками мыши и вставками данных. Если вы используете более 5 минут, вставляя диаграмму в презентацию PowerPoint, считайте, что это сложно и не стоит внимания вашей аудитории.

Используйте контрастные цвета, чтобы привлечь дополнительное внимание. С Темами PowerPoint уже гарантирует, что цвета фона слайда адекватно контрастируют с цветами текста / линий для максимальной наглядности (например, использование темного текста на светлых фонах или наоборот). Но в вашей презентации PowerPoint у вас может быть 1-2 слайда, которые заслуживают дополнительного внимания, поэтому вы хотите выделить их по-другому. Высококонтрастные цвета позволяют легко это сделать (например, зеленый / желтый, синий / красный, черный / белый и т. Д.). Но используйте это разумно, поскольку слишком много цветовых контрастов может вызвать у вашей аудитории головную боль!

Рекомендуемые курсы

  • Сертификационное онлайн-обучение в Mac Excel 2011
  • Обучение Outlook 2010
  • Полный курс Mac Outlook 2011

  1. Затяните свою презентацию PowerPoint

Итак, вы выложили свои слайды и наполнили их соответствующим содержанием. Вы также гарантировали, что внимание аудитории приковано к вашим значимым слайдам, повышая их визуальную привлекательность. Вы все готовы представить свою невероятную презентацию PowerPoint. Или, может быть, еще нет.

Одним из надежных советов, который гарантирует лучшее качество презентаций PowerPoint каждый раз, является «затягивание» вашей презентации PowerPoint, где каждый отдельный слайд обеспечивает колоссальный эффект.

  • Можете ли вы уменьшить содержание в ваших слайдах? Сделать маркеры короче, а текст умнее?
  • Можете ли вы уменьшить общее количество слайдов? Или заменить слайд или два с убедительной графикой?
  • Можете ли вы упростить анимацию или переходы (доступные на вкладках «Анимация и переходы»), используемые после каждого слайда, чтобы презентация проходила без слишком большого количества отвлекающих факторов? (Иногда внимание аудитории отвлекается на эти переходы, а не на содержание самого слайда!)
  • Если вы используете внешние (онлайн-реквизиты), такие как видео с других сайтов, для воспроизведения во время презентации, можете ли вы включить их в свою презентацию для более плавного потока? Здесь вы можете изучить LiveWeb, инструмент интеграции, который вставляет внешние веб-видео в презентацию на вашем жестком диске.
  • Наконец, благословите вашу презентацию уникальным брендом - ВЫ. Какой товарный знак классифицирует эту презентацию как вашу? Яркие цвета? Простое, но острое содержание? Элегантные аудиовизуальные материалы? Отметьте вашу презентацию присутствием вашего бренда!

  1. Затяните доставку

Это большой день, и с помощью приведенных выше советов вы готовы удивить своей невероятной презентацией. Ну, почти. Есть несколько крошечных советов, которые вы должны применить на практике, в последнюю минуту. Вот они:

  • Уважай время. Независимо от того, насколько фантастична ваша подготовка к презентации, вы отключите свою аудиторию, если будете суетиться со временем. Управляйте своим временем с умом. Начало, разрыв и конец на точке часов.
  • Сделайте генеральную репетицию, прежде чем представить свою живую аудиторию. Это означает, что вы делаете фиктивный прогон своей презентации в той комнате, где вы ее доставите. Это позволяет вам рано обнаруживать возможные сбои (например, изменение разрешения проектора, несоответствие цветов, сбои дисков и т. Д.) И устранять их до окончательной доставки.
  • Если вы проводите презентацию на своем ноутбуке, отключите заставку. Последнее, что вам нужно, - это заставка пылающего огня сжечь вашу презентацию на полпути!

Как PowerPoint может помочь вам:

Если вы подключаетесь к проектору,

  • Вооружи себя указателем. Это более модно, чем подняться на экран, чтобы указывать свой текст пальцем. И меньше отвлекает!
  • Используйте PowerPoint «Presenter View». Это позволяет вам создавать презентацию в двух видах:
  • Просмотр аудитории, который играет на экране проектора. Это покажет только основные слайды презентации.
  • Ваше мнение, которое играет на экране вашего ноутбука / компьютера. Это покажет детали, в том числе ваши заметки, список сортировщика слайдов (для быстрого перехода через несколько слайдов) и основной слайд.
  • Вы можете включить режим просмотра докладчика, нажав кнопку «SlideShow-> Use Presenter View» (доступно в версиях 2010 и выше).

И, наконец, знаете ли вы, какие самые большие глупые любители делают? Они представляют на стену, или экран проектора, или стол на подиуме, или их туфли … вы получаете смещение! Смело смотрите своей аудитории в глаза и с уверенностью представляйте им свой контент. Привлекайте их на протяжении всей презентации вопросами, шутками, историями, личными анекдотами и т. Д. Они могут быть не частью вашей колоды, но они побудят аудиторию реагировать на вашу харизму и больше участвовать в презентации. Только в этом случае вы успешно представите чрезвычайно эффективную презентацию с PowerPoint или без него. Теперь вы действительно собираетесь это сделать!

Категория:

Советы по Excel