Как проводить эффективные встречи? Совещания являются неотъемлемой частью повседневной жизни в компании, и количество часов, которые вы проводите на собраниях, растет с ростом вашей организации. За исключением нескольких ролей, которые имеют « индивидуального участника » по своей природе, где посещение собраний относительно меньше, во всех других ролях значительная часть рабочего дня человека будет проводиться на собраниях.
В то время как на начальном уровне процент времени, проводимого на собраниях, может составлять всего 5-10% от общего времени, на старших уровнях это время может составлять до 90-95% рабочего времени. Неудивительно, что старшие должностные лица должны быть трудоголиками, поскольку им нужно больше и больше времени уделять рабочим часам, проводимым на собраниях, чтобы выполнить свою работу.
Так как на собраниях тратится так много времени организации, важно понимать, почему у нас встречи? Поскольку в большой организации все задачи выполняются группами людей, работающих вместе, большинство собраний в организации являются внутренними собраниями для достижения какой-либо конкретной цели, например.
Вы узнаете, что встреча внутри конкретной эффективной рабочей
1. Почему у нас есть встречи?
2. Стоимость собраний (СОМ)
3. Советы о том, как проводить эффективные встречи
# 1: Советы перед началом работы
# 2: Советы во время встречи
№ 3: После работы (после встречи)
Я) Почему у нас есть встречи?
- Совещания по обмену информацией: - Эти собрания проводятся для обмена информацией и обновлениями, например, - эффективные тренинги, новые политики и т. Д.
- Совещания по обновлению статуса: - Эти собрания используются, когда группа людей или группы работают вместе над разными частями проекта и должны обмениваться обновлениями о состоянии работы, которую они выполняют. Эти встречи, как правило, повторяются по своей природе и повторяются через определенный промежуток времени, например, ежедневно, еженедельно, ежемесячно и т. Д.
- Совещания по принятию решений: - Эти собрания обычно проводятся, когда необходимо принять решение, и лицо, принимающее решение, хочет получить информацию от различных заинтересованных сторон, прежде чем принимать решение.
- Совещания по решению проблем: - Иногда группы людей собираются вместе, чтобы провести мозговой штурм, обсудить и принять решение о наилучшем способе решения проблемы организации.
- Разные Типы собраний: - Могут быть и другие встречи, такие как встречи по инновациям, эффективные встречи по построению команды, встречи по оценке эффективности, встречи по проверке аудита, эффективные встречи совета директоров и т. Д.
Помимо внутренних собраний могут быть встречи с внешними заинтересованными сторонами, которые могут понадобиться человеку. Для целей этой статьи мы ограничимся обсуждением внутренних заседаний, которые должны посещать сотрудники начального и среднего уровня.
II) Стоимость совещаний (СОМ):
Есть ли что-то вроде стоимости собраний (COM)? Ответ является окончательным да, и это сумма всех затрат людей, которые посещают собрания, плюс стоимость инфраструктуры для проведения этого собрания. Для нашего обсуждения мы можем предположить, что стоимость собрания - это стоимость, которую компания несет с точки зрения времени, потраченного участниками на это собрание.
Позвольте мне уточнить это далее, приведя вам пример. В большинстве компаний руководители различных эффективных совещаний департамента обычно собираются раз в неделю или две недели в течение одного или двух часов, чтобы обсудить рабочие вопросы.
Скажем, в организации XYZ Десять старших руководителей встречаются раз в неделю по два часа. Также предположим, что
- Средний CTC этих старших руководителей составляет 36 рупий.
- Поэтому средняя зарплата в месяц = 36, 00, 000 / 12 = 300, 000
- Поэтому средняя зарплата в день = 3 000 000/30 = 10 000
- Предполагая 10 часов работы в день - Av. Стоимость в час = 10000/10 = рупий. 1000 / -
- Время 10 встреч лидеров на 2 часа = 10 * 1000 * 2 = 20 000 / -
Следовательно, стоимость этой встречи составляет 20 000 / - рупий. Тем не менее, мы использовали очень упрощенную модель в приведенном выше, если мы добавим больше сложности, учитывая преимущества эффективных собраний, а также тот факт, что сотрудники работают только 22 дня в месяц и т. Д., Фактическая стоимость собраний легко удвоится. количество.
Теперь, когда вы поняли, что встречи имеют свою цену. Нетрудно понять, почему проведение эффективных собраний очень важно для любой организации, поскольку значительная часть времени ее сотрудников тратится на собрания.
Итак, давайте разберемся, как избежать скучных, непродуктивных, неорганизованных и слишком долгих встреч? Основываясь на моем более чем 20-летнем опыте работы в компании и посещая в среднем 3+ собрания каждый день, вот несколько советов, как сделать собрания более эффективными.
Прежде всего, при правильном планировании и подготовке любая встреча может быть эффективной и приятной. Если ведущий планирует правильно, выполняет безупречно и имеет последующие меры, встреча будет эффективной.
Рекомендуемые курсы
- Сертификационный онлайн-курс в CAPM
- Онлайн курс по управлению проектами
- Программа ISO 27001
III) Советы о том, как проводить эффективные встречи
Эффективные советы встреч можно разделить на три части
- Предварительная работа (до встречи)
- Во время встречи
- Почтовая работа (после встречи)
# 1: Советы перед началом работы
- Повестка дня :
- Человек, который собирается вести собрание, должен решить, какова цель встречи.
- Каковы ожидаемые результаты?
- На основании этого необходимо разработать повестку дня встречи.
Повестка дня встречи должна быть очень четкой в отношении ожидаемых результатов. Если повестка дня встречи не ясна, то желаемый результат не будет достигнут. Позвольте мне привести вам пример, чтобы прояснить это. Допустим, вас просят организовать встречу для проверки продаж. последнего квартала и принять решение о действиях на следующий квартал. В этом случае вы можете отправить повестку дня собрания любым из способов, например:
- Встреча для обзора продаж.
- Обзор продаж за второй квартал
- Обсуждение продаж.
В каждом из вышеупомянутых случаев повестка дня не очень ясна, и есть вероятность, что встреча будет проходить повсеместно, и участники не будут готовы к встрече, что резко снижает эффективность встречи
Итак, давайте посмотрим, как будет выглядеть хорошая повестка дня для этой встречи:
Название: Обзор продаж Продолжительность : 2 часа
| Старший нет | Предмет | Ведущий | продолжительность |
| 1 | Введение и история вопроса | Иаков | 10 минут |
| 2 | Презентация по северному и западному региону (итоги прошлого квартала, что пошло не так, что пошло не так) | Sheena | 30 минут |
| 3 | Презентация по южному и восточному регионам (итоги прошлого квартала, что пошло не так, что пошло не так) | Эди | 30 минут |
| 4 | Открытое обсуждение производительности, областей улучшения и определения стратегии на следующий квартал | Matt | 40 минут |
| 5 | Обзор действий со встречи | Рейчел | 10 минут |
Как видно из приведенной выше эффективной повестки дня собраний, становится очень ясно, что структура собрания четко определена. Участники, которые должны представить, знают, что им нужно представить, и продолжительность, в течение которой они должны завершить эффективную презентацию встреч.
Таким образом, такая подробная повестка дня поможет обеспечить повышение эффективности совещаний.
- Список участников : в большинстве случаев организаторы не продумывают, кто из участников должен быть приглашен. Очень важно, чтобы на основании результатов, требуемых от встречи, был приглашен правильный состав участников.
В случае, если некоторые из необходимых участников пропущены, решение не может быть принято. В качестве альтернативы, если мы в конечном итоге пригласим участников, которые не нужны на собрании, они будут тратить свое время, скучать во время собрания и могут создавать помехи, влияющие на дискуссии.
- Прочее вещи : некоторые другие вещи, которые организатор должен иметь в виду, это
- Правильный размер конференц-зала забронирован.
- Участники подтверждают свое участие во встрече заранее.
- Если предполагается, что участники пройдут через какие-либо данные / материалы для чтения / подготовительные материалы, их следует отправить заранее.
- Время от времени все участники должны представлять свои материалы стандартным способом, в таких случаях шаблоны должны быть распространены заранее.
# 2: Советы во время встречи:
- Начните собрание и завершите собрание вовремя. Если у собрания есть временные интервалы для разных частей повестки дня, следите за временем и старайтесь строго соблюдать эти временные рамки.
- Если возможно, подайте легкие закуски или чай / кофе, поскольку они являются хорошими ледоколами и держат членов бодрствующими и занятыми
- Приветствуйте участников в начале собрания, представьте справочную информацию и быстро просмотрите повестку дня собрания и ожидаемые результаты собрания в начале, чтобы убедиться, что все участники находятся на одной странице.
- Поощряйте дискуссии, чтобы получить все точки зрения и эффективные идеи встреч. В случае, если некоторые участники не разговаривают, задайте им конкретные вопросы, чтобы узнать их мнение.
- Всегда держите разговор сосредоточенным на теме. Убедитесь, что обсуждение носит конструктивный характер и избегайте повторных комментариев. Вы можете тактично прекратить дискуссии, когда они ни к чему не приводят, становятся разрушительными или непродуктивными.
- В конце встречи подведите итоги обсуждения, достигнутых договоренностей, действий, которые необходимо предпринять, и определите время следующей встречи (при необходимости).
№ 3: После работы (после встречи):
Итак, вы провели хорошую продуктивную дискуссию на собрании, где люди договорились о действиях, которые необходимо предпринять. Так можно ли тебе расслабиться?
Ответ - большое «НЕТ», и причина в том, что самая большая проблема в любой организации состоит в том, что люди после посещения собрания не выполняют последующие действия, которые им назначены, и в результате действия никогда не завершаются, и ожидаемые результаты не наступают.
Чтобы обеспечить достижение ожидаемых результатов, немедленно (в течение не более 2–3 рабочих дней) вам необходимо отправить всем участникам протокол «MOM» вместе с действиями, которые вышли из собрания.
Ваши элементы MOM и Action в целом должны содержать следующее
- Резюме обсуждения, которое состоялось
- Достигнутые договоренности
- Области, где были разногласия и где требуются последующие встречи / обсуждения.
- Пункты действий
Теперь, перейдя к пунктам MOM и Action, по своему опыту я увидел, что большинство участников не улавливают действия четко и в результате они не реализуются. Позвольте мне объяснить это на примере.
На совещании, которое мы обсуждали выше, большую часть времени элементы действий будут отправляться следующим образом.
Пункты действий
- Создать стратегию продаж для клиентов «С»
- Проверка возможности продажи продукта х
- Улучшение продаж в Канпуре на 10%
- Проведите последующую встречу, чтобы обсудить новое завершение на юге.
Вышеуказанные действия не очень эффективны, так как не имеют следующего
- Имя лица, ответственного за действие
- Время, в которое действие должно быть завершено.
Таким образом, лучший способ представления пунктов действий будет
| Старший нет | Пункт действия | Обязанность | Срок сдачи | Комментарии | |
| первичный | Служба поддержки | ||||
| 1 | Создайте эффективную стратегию продаж для клиентов «С», которые не покупают наши продукты и должны быть представлены для обсуждения на следующей обзорной встрече | Мартин | Jinal | 10 октября | |
| 2 | Создать тестовый маркетинговый план для «Продукта X» на Манхэттенском рынке, на основе которого можно планировать развертывание на уровне Индии. | стог | Джаред | 15 октября | Должен также включать подробную оценку запланированной рекламы. |
| 3 | Отдел продаж штата Огайо будет вынужден увеличить свои продажи на 10% в ноябре | Hobert | Petricia | 30 ноября | |
| 4 | Установите следующую встречу к середине ноября, чтобы обсудить действия сегодняшней встречи и рассмотреть маркетинговую стратегию наших конкурентов для южного региона. | Эрик | 10 ноября | ||
Как видно из приведенных выше пунктов действий, эти действия с большей вероятностью будут выполнены, поскольку нет никакой двусмысленности относительно того, кто собирается выполнить действие, и сроков, в течение которых собрание должно быть завершено.
Подводя итог, можно сказать, что на собраниях тратится много организационного времени, усилий и денег, поэтому крайне важно, чтобы все работники были эффективными.
Выполнив несколько простых шагов, упомянутых выше, вы сможете немного улучшить качество своих встреч. Кроме того, сделайте критический обзор всех собраний, которые вы посещаете, чтобы проверить, что прошло правильно, а что было не так на собрании, и это будет иметь большое значение для того, чтобы вы стали мастером эффективных встреч.
Надеюсь, что мы оправдали ответ на вопрос, как проводить эффективные встречи?
Рекомендуемые статьи
Вот несколько статей, которые помогут вам получить более подробную информацию об эффективных совещаниях, поэтому просто перейдите по ссылке
- Советы по групповому обсуждению
- Различные эффективные методы общения (полезно)
- 10 лучших и эффективных шагов для создания более творческих планов работы
- 10 эффективных шагов для процесса стратегического планирования